Sie haben einige Kandidaten interviewt und sich für einen von ihnen entschieden. Der nächste Schritt ist die Absage an diejenigen, die es nicht geworden sind. Diese Kandidaten werden wohl sehr enttäuscht sein, wo sie es doch schon so weit geschafft hatten. Um ihnen ein besseres Gefühl zu geben, sollten Sie bei Ihrer Absage einige Punkte beachten.
Eine Terminbestätigung ist sowohl im Privat- als auch im Berufsleben wichtig, um richtig planen zu können. Punkten Sie deshalb, indem Sie Ihre Terminbestätigungen zeitgemäß gestalten.
Checklisten sind ein beliebtes Instrument, um im täglichen Arbeiten den Überblick zu behalten. Besonders im Sekretariat, wo viele Fäden zusammenlaufen und viele Arbeitsabläufe überwacht werden müssen, bietet sich das Arbeiten mit Checklisten an. Erfahren Sie hier, wie Sie richtig organisieren.
Der Artikel zeigt Ihnen viele konkrete Möglichkeiten auf, wie Sie ein Meeting effizient und zeitsparend gestalten. Viele Anregungen und Tipps helfen Ihnen, ab sofort mehr Zeit für sich selbst und Ihren Chef zu sparen.
Der Job als Assistentin ist abwechslungsreich; immer öfter werden Aufgaben, die bisher Chefsache waren, an Assistenten übergeben. Mit der Verantwortung wächst auch der Leistungsdruck, in der gleichen Arbeitszeit mehr Aufgaben zu erledigen. Das Arbeitstempo muss also gesteigert werden.
Eine Schwangerschaft ist ein wunderbares und ganz besonderes Erlebnis. Doch gerade im Beruf lauern einige Gefahren für das Wohl von Mutter und ungeborenem Kind. Wer im Büro arbeitet, ist zwar deutlich sicherer vor solchen Gefahren, als beispielsweise jemand, der in einem Chemielabor arbeitet. Dennoch sollten einige Dinge beachtet werden.
Wie oft kommt es vor, dass ein Kollege oder Vorgesetzter ins Sekretariat kommt und nach etwas aus der Schreibtischschublade fragt? Beinahe täglich. Sekretärin & Schreibtischschublade – da kommen oft die erstaunlichsten Dinge zu Tage. Was Ihre Schreibtischschublade beinhalten sollte, damit Sie stets auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, lesen Sie in diesem Artikel.
Für uns Sekretärinnen und Assistentinnen ist es meist ein Graus, wenn die Weihnachtspost wieder anfängt, unsere Büros zu überfluten. Was nett gemeint ist, wird schnell zur Last. Viele Chefs schaffen es kaum oder gar nicht, ihre Weihnachtspost überhaupt zu lesen.
Australien und Neuseeland sind beliebte Urlaubsländer und werden auch in der Geschäftswelt immer wichtigere Partner. Wie Sie sich in diesen beiden Ländern verhalten sollten, erfahren Sie aus den folgenden Knigge-Tipps.
Das Business-Leben in Russland unterscheidet sich deutlich von dem in Deutschland. Auf Statussymbole (z. B. Uhren und Schmuck) wird sehr geachtet; sie sind, ebenso wie teure Kleidung, ein Wohlstandsmerkmal. Weitere wichtige Unterschiede finden Sie im folgenden Artikel.
Eine gewisse Flexibilität ist im Sekretariat unabdingbar – das gilt auch und insbesondere für die Arbeitsabläufe. Wer stets an alten Hüten festhält, obwohl auf der Hand liegt, dass Änderungen notwendig sind, wird es schwer haben, mit dem heute herrschenden Tempo mitzuhalten.
Sicher kennen Sie das: Ihr Chef erhält täglich Einladungen zu Veranstaltungen und könnte allein damit seinen Kalender mehr als ausreichend füllen. Vieles ist wichtig für die Kontaktpflege, doch einige Termine müssen abgesagt werden, um den Vorgesetzten von zu vielen Verpflichtungen abzuschirmen.
Sicher kennen Sie das: Sie erwarten wichtige Gäste, beispielsweise Kunden, und alles ist perfekt vorbereitet. Doch dann passiert doch irgendetwas, mit dem niemand gerechnet hat. Wie Sie solche und ähnliche Situationen professionell meistern, lesen Sie in diesem Artikel.
Als Assistentin steht man zwischen den Stühlen: Auf der einen Seite der Chef, der der wichtigste Kunde ist, auf der anderen Seite Kollegen oder Geschäftspartner. Gern würde man es allen recht machen und alle Fettnäpfchen gekonnt umschiffen, doch das ist meist ein Drahtseilakt. Ich habe Ihnen einige Situationen ausgewählt, für die ich Ihnen meine Handlungsempfehlung geben möchte.
Wussten Sie, dass Ihre Wirkung auf andere Menschen nur zu 7% von dem abhängt, was Sie sagen? 38% hängt von der Art und Weise ab, wie Sie etwas sagen. Sogar zu 55% ist Ihre Körpersprache ausschlaggebend. Worauf müssen Sie also genau achten, um andere von sich zu überzeugen und sich durchzusetzen?
Eine persönliche Formulierung ist für Ihre Einladungen wohl selbstverständlich; eine persönliche Ansprache wirkt meist am besten. Doch dies allein macht noch keine perfekte Einladung. Einige Dinge, die Sie außerdem beachten sollten, finden Sie im folgenden Artikel zusammengefasst.
In jedem Jahr ist die Weihnachtspost ein zeitraubendes Thema für die meisten Sekretäre/ -innen und Assistenten/ -innen. Um nicht (wieder) alles auf den letzten Drücker und unter Stress erledigen zu müssen, sollten Sie folgende Tipps für Ihre Weihnachtspost beherzigen.
Alle Jahre wieder – Sind Sie auch in diesem Jahr wieder mit der Organisation der Weihnachtsfeier Ihrer Abteilung oder gar des ganzen Unternehmens beauftragt worden? Gehen Ihnen langsam aber sicher die Ideen für eine etwas ausgefallenere Feier aus? Keine Panik! Mit den folgenden Tipps geht alles gut.
Jeder Geschäftspartner ist wichtig für Ihr Unternehmen, einige sogar in besonderem Maße. Wie Sie Ihre Vorgesetzten mit einfachen Mitteln wirkungsvoll dabei unterstützen, dass sich Ihr Geschäftspartner bei Ihnen besonders gut aufgehoben fühlt, erfahren Sie in diesem Artikel.
Schnell in der Mittagspause einen Burger essen und dann weiterarbeiten. Das schlägt auf Dauer auf den Magen und macht Sie müde. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie auch im Job gesund essen und Ihre Leistungsfähigkeit im Büro steigern können.
Jeden Tag verbringen wir viele Stunden in unserem Büro. Um gute Arbeit leisten zu können, ist es deshalb wichtig, sich in seinen eigenen vier „Arbeitswänden“ wohlzufühlen. Dies ist oft nicht einfach, denn alte Aktenschränke oder kahle, weiße Wände tragen eher zum Gegenteil bei. Wie Sie schon mit kleinen Dingen Ihren persönlichen Wohlfühlfaktor im Büro erhöhen, verrate ich Ihnen heute.
Sicher kennen Sie das: Sie bitten Ihren Chef um ein Seminar und er sagt:“Aber Sie können doch schon alles.“ Zunächst ist das ein Lob für Sie, doch wer kann schon von sich behaupten, alles zu können? Gerade in Sekretariat und Assistenz ist das Schritthalten mit den Veränderungen der Branche das A und O. Wer sich nicht weiterbildet, wird seinen Job nicht lange gut machen können. Doch wie überzeugen Sie Ihren Chef davon, Ihnen eine Seminarteilnahme zu genehmigen?
Jeder kennt das: Es ist Hochsommer, draußen sind es über 30° C, und Sie sollen im Büro trotz dieser Hitze konzentriert Ihrer Arbeit nachgehen. Vielen fällt das sehr schwer. Deshalb hier einige Tipps, wie Sie sich das Arbeiten bei Hitze im Büro erträglicher machen können.
Ist Ihr Vorgesetzter oft auf Reisen oder auswärtigen Terminen? Dann ist es schwierig, ihn effektiv zu entlasten, da die Kommunikation erschwert ist. In jedem Fall müssen Sie Ihre Kompetenzen klären und kennen. Nur so wissen Sie, wann Sie wie handeln müssen. Was Sie für eine gute Zusammenarbeit außerdem beherzigen sollten? Hier finden Sie einige meiner Tipps.
Selbstmarketing ist ein sehr wichtiger Baustein im beruflichen Vorankommen. Auch Sekretärinnen und Assistentinnen, die es gewohnt sind, eher im Hintergrund zu agieren, sollten Selbstmarketing betreiben. Wie das funktioniert, lesen Sie im folgenden Beitrag.
Egal ob ein, zwei oder drei Jahre Elternzeit – die Rückkehr in den Job muss gut geplant werden. Am besten beginnen Sie damit schon, bevor die Elternzeit überhaupt anfängt, dann sind Sie bestens gerüstet für Ihre Rückkehr.
Der Winter liegt hinter uns und die Frühlingssonne macht Lust auf luftigere Kleidung – auch im Büro. Doch nicht alles, was gerade Mode ist, ist auch gleich als Outfit für das Büro geeignet. Worauf sollten Sie beim Office Outfit also achten?
Der Computer ist aus unserer täglichen Büroarbeit nicht mehr wegzudenken. Doch obwohl er uns so wichtig ist, wird seine ordnungsgemäße Pflege häufig vernachlässigt. Eher kümmern wir uns um Defragmentierung als um Desinfektion. Wie können Sie mit der richtigen Pflege die Gesundheitsfahr, die vom Computer ausgeht, minimieren?
Als Assistenz muss man sich jederzeit auf den Vorgesetzten und seine Persönlichkeit und Arbeitsweise einstellen. Besonders groß ist die Herausforderung bei chaotischen Chefs. Die folgenden Tipps werden Ihnen bei dieser Herausforderung helfen.
Hat Ihr Unternehmen eine Stelle ausgeschrieben, erhalten Sie in der Regel in kurzer Zeit viele Bewerbungen. Diese zu sichten, kostet viel Zeit. Unterstützen Sie Ihren Chef deshalb im Bewerbermanagement, in dem Sie die Unterlagen für ihn vorsichten und zu jeder Bewerbung eine kurze Zusammenfassung erstellen. So sieht Ihr Chef auf einen Blick, welche Kandidaten geeignet sind.
Insbesondere in der Personalassistenz werden Sie immer wieder Einladungen zu Vorstellungsgesprächen schreiben und versenden. Diese Form der Bewerberkorrespondenz ist ein wichtiger Baustein in der Präsentation Ihres Unternehmens gegenüber Dritten, weshalb es einiges zu beachten gibt.
Interviews mit Pressevertretern können für Unternehmen eine große Chance sein, sich in der Presse gut darzustellen. Deshalb ist die perfekte Vorbereitung solcher Interviews sehr wichtig. Was Sie als Assistenz konkret tun können, um Ihren Chef dabei zu unterstützen, verrät Ihnen mein folgender Beitrag.
Bald steht die Weihnachtszeit wieder vor der Tür. Auch die Betriebsweihnachtsfeier gehört zu dieser Zeit dazu. Doch wie können Sie Ihre Einladungen zur Weihnachtsfeier am besten geschlechtsneutral und modern formulieren?
Steht auch bei Ihnen langsam aber sicher die Jahresurlaubsplanung für das nächste Jahr an? Holen Sie das Beste aus Ihren Urlaubstagen heraus und nutzen Sie auch in 2013 einige Brückentage, denn es lohnt sich.
Im Alltag wird es immer stressiger: Die Anforderungen steigen, Familie, Beruf und Hobbies wollen unter einen Hut gebracht werden. Und auch die Gesundheit soll dabei nicht auf der Strecke bleiben. Einige Entspannungstechniken, die Ihnen dabei helfen können, diesen Spagat zu meistern, stelle ich Ihnen heute vor.
Initiativbewerbungen kommen in vielen Unternehmen oft vor. Sie einfach in den Papierkorb zu werfen, wäre zwar nicht falsch, denn kein Unternehmen ist verpflichtet, auf Initiativbewerbungen zu antworten. Doch für das Image ist das schlecht.
Haben Sie nach Ihrer Rechnung und einer ersten Mahnung immer noch kein Geld von Ihrem Kunden erhalten? Dann steht fest, dass er offensichtlich nicht zahlen will. Damit Sie doch noch zu Ihrem Geld kommen, hilft eine geschickt formulierte zweite Mahnung.
Auch der teuerste Anzug und das hübscheste Kostüm helfen Ihnen allein nicht weiter, die Karriereleiter zu erklimmen, wenn nicht auch alle anderen Details stimmen. Schnell kann ein unwichtig erscheinendes Accessoire zur Falle werden. Damit Sie dies (zukünftig) vermeiden, habe ich Ihnen im folgenden Artikel die schlimmsten Fauxpas rund ums Business-Outfit zusammengestellt – von Kopf bis Fuß.
Die Entscheidungsvorbereitung für den Vorgesetzten ist eine tolle Herausforderung für jede Sekretärin oder Assistentin. Doch damit die Vorbereitung von Erfolg gekrönt ist, müssen Sie einige wichtige Details beachten.
Feiert ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen ein Jubiläum? Nutzen Sie diese Gelegenheit, um in einem persönlichen Glückwunschschreiben Ihren Dank für die langjährige Zusammenarbeit zum Ausdruck zu bringen.
Smalltalk ist die Kunst des kleinen Gesprächs. „Kunst“ deutet es schon an: Viele Menschen tun sich damit eher schwer. Ein Gespräch mit einem Fremden zu führen, ohne zu viel von sich preiszugeben, ist schwierig. Dabei wird der Smalltalk immer wichtiger – gerade im Berufsleben.
Das Austauschen von Visitenkarten gehört heutzutage im Geschäftsleben zum guten Ton. Doch wer meint, dass das Überreichen und Austauschen dieser kleinen, aber wichtigen Kärtchen einfach „irgendwie“ gemacht werden kann und in jedem Land gleich abläuft, der täuscht sich. Wir zeigen Ihnen, wie Sie auch international angemessen Visitenkarten austauschen.
Die Kommunikation mit Engländern unterscheidet sich in einigen Punkten deutlich von der Kommunikation der Deutschen – sie ist beispielsweise wesentlich weniger direkt. Was Sie über das so wichtige britische Understatement wissen sollten, lesen Sie in diesem Artikel.
Tunesien im Norden Afrikas ist uns vor allem als Urlaubsreiseland bekannt. Jedem, der dieses Land schon einmal besucht hat, wird aufgefallen sein, dass es hier etwas langsamer zugeht als in Deutschland. Der Business-Knigge rät: Geduld sollte man auf jeden Fall im Gepäck haben, wenn man nach Tunesien reist. Dies gilt auch im Umgang mit den Menschen – privat und im Geschäftsleben.
Korrespondenz geht Ihnen als Assistentin sicher leicht von der Hand. Täglich verfassen Sie Angebote, Glückwunschschreiben oder Auftragsbestätigungen. Doch gerade der Einstieg in einen Brief ist oft derselbe. Wie bringen Sie also etwas Pfiff hinein?
Die Menschen in Argentinien gelten als sehr offen und warmherzig. Doch wenn Sie Geschäfte mit Ihnen machen möchten, sollten Sie einiges mehr über sie und die Gepflogenheiten in diesem südamerikanischen Land wissen.
Datenschutz ist auch dann noch ein Thema, wenn die Aufbewahrungsfristen Ihrer Dokumente schon längst abgelaufen sind. Aktenvernichter ist nämlich nicht gleich Aktenvernichter und deshalb ist es wichtig, den für Ihr Unternehmen richtigen auszuwählen.
In der deutschen Sprache dominiert nach wie vor die Grußformel „Mit freundlichen Grüßen“ die schriftliche Kommunikation. Wählt man eine andere, so hat man die freie Auswahl (beispielsweise „Freundliche Grüße“ oder „Beste Grüße“). Im Englischen ist das etwas anders geregelt.
Im Jahr 2011 war der US-Präsident Obama zu Gast bei Königin Elisabeth II. Er leistete sich einen Fauxpas, der ihn gar nicht gut dastehen ließ: Die Hymne „God Save the Queen“ lief, aber Obama hörte nicht auf zu reden, wollte sogar mit der Queen anstoßen. Es dauerte sehr lange, bevor er bemerkte, was passiert war. Machen Sie es besser und lesen Sie unsere Tipps für einen höflichen Small Talk mit Briten.
Terminorganisation ist heutzutage ein wichtiger Bestandteil der Assistenztätigkeit. Besonders, wenn viele Teilnehmer zu einem Termin notwendig sind, ist die Koordination oft sehr schwierig und zeitraubend. Doodle kann ein sehr hilfreiches Tool sein, das Ihnen die Terminorganisation erleichtert.