Vorteile von Checklisten
Haben Sie im Sekretariat häufig wiederkehrende Vorgänge, die immer nach dem gleichen Schema erledigt werden (müssen)? Diese Vorgänge sind die perfekte Grundlage für eine Checkliste. Häufig kann es nämlich passieren, dass gerade die Routine in bestimmten Tätigkeiten dafür sorgt, dass wir etwas übersehen oder vergessen in der täglichen Hektik im Büro.
Mit einer Checkliste sind Sie stets auf der sicheren Seite und außerdem ständig auskunftsfähig. Fragt Ihr Vorgesetzter beispielsweise nach dem Stand der Dinge, so können Sie die Checkliste hervorzaubern und ihm sofort Rede und Antwort stehen.
Update der Checklisten ist notwendig
Beim Arbeiten mit Checklisten sind Sie zwar auf der sicheren Seite, merken aber bestimmt an der einen oder anderen Stelle auch, dass Ihre Checkliste nicht ganz vollständig ist.
Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn sich ein Arbeitsablauf ändert. Überprüfen und ergänzen Sie Ihre Checklisten also regelmäßig, damit sie Ihnen wirklich die Arbeit erleichtern.
Praxisbeispiele für Checklisten im Sekretariat
Checklisten sind im Sekretariat besonders gut geeignet für die Reiseplanung, Vortragsplanung, den ersten Tag neuer Mitarbeiter usw. Wenn Sie Ihre tägliche Besprechung mit Ihrem Chef haben, können Sie auch eine Checkliste verwenden. So vergessen Sie nie, bestimmte Dinge zu fragen oder anzusprechen.
Außerdem können Sie sich notieren, was Sie an diesem Tag Besonderes mit ihm zu besprechen haben. Alle regelmäßig wiederkehrenden Vorgänge können sich eignen. Achten Sie einfach darauf, wofür sich in Ihrem konkreten Arbeitsumfeld eine Checkliste lohnt und probieren Sie es aus.
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