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Arbeitsabläufe im Sekretariat optimieren

Lesezeit: 1 Minute Eine gewisse Flexibilität ist im Sekretariat unabdingbar – das gilt auch und insbesondere für die Arbeitsabläufe. Wer stets an alten Hüten festhält, obwohl auf der Hand liegt, dass Änderungen notwendig sind, wird es schwer haben, mit dem heute herrschenden Tempo mitzuhalten.

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Arbeitsabläufe im Sekretariat optimieren

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Voraussetzungen

Nicht nur Flexibilität, sondern auch Lernbereitschaft – beispielsweise Lernen aus Fehlern – sind wichtige Voraussetzungen, die Arbeitsabläufe im Sekretariat ständig zu optimieren. Nehmen Sie sich regelmäßig Zeit und hinterfragen Sie Ihre eigenen Abläufe und Strukturen. Stellen Sie sich immer wieder die Frage, wie sich Arbeitsabläufe verbessern lassen, wie Sie so Zeit und Geld sparen können – für sich und/oder für Ihre Vorgesetzten.

Arbeitsabläufe im Sekretariat optimieren: Bestandsaufnahme und Analyse

Analysieren Sie genau, welche Arbeitsabläufe Ihnen umständlich und verbesserungswürdig erscheinen. Überlegen Sie dann, was sich ändern müsste, um diese Arbeitsabläufe zu verbessern. Schlagen Sie in Fachliteratur nach oder fragen Sie Kollegen nach ihren Erfahrungen, um auch von anderen zu lernen.

Stellen Sie Verbesserungsvorschläge zusammen und besprechen Sie diese mit Ihrem Vorgesetzten; heben Sie insbesondere die Vorteile für ihn hervor. So sieht dieser, dass Sie stets bemüht sind, Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren. Außerdem wird es sich sicherlich im nächsten Personalgespräch für Sie positiv auswirken, wenn Sie sich über Ihren „Dienst nach Vorschrift“ hinaus Gedanken machen und engagieren. Wichtig ist hierfür eine gute Vorbereitung.

Bildnachweis: Frank Boston / stock.adobe.com

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