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Bewerbungen in Sekretariat und Assistenz

Lesezeit: 3 Minuten Wenn Sie sich als Sekretärin oder Assistentin bei einem Unternehmen bewerben, kommt es nicht nur auf die geforderten Qualifikationen, sondern auch auf die persönlichen Fähigkeiten an. Wie Sie sich bei einer Bewerbung auf Sekretariats- oder Assistenzpositionen ins rechte Licht rücken und was es sonst zu beachten gilt, lesen Sie hier.

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Bewerbungen in Sekretariat und Assistenz

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Häufig wird die Frage gestellt, was eigentlich der Unterschied zwischen einer Sekretärin oder Assistentin ist. Formal besteht kein Unterschied, mittlerweile setzt sich jedoch die Bezeichnung "Assistentin“ mehr und mehr durch, da mittlerweile nicht mehr nur "Standard-Fähigkeiten“ einer Sekretärin wie etwa Zehn-Finger-System, Steno und Terminkoordination gefordert sind, sondern weitere vielfältige Aufgaben wie Büromanagement, Buchhaltung, Controlling etc. Bei einer Assistentin müsste es eigentlich korrekterweise "Kaufmännische Assistentin“ heißen, denn sonst besteht leicht Verwechslungsgefahr mit anderen Assistenzberufen, wie z. B. Medizinisch-Technische Assistentin, Pharmazeutisch-Technische Assistentin, Prüfungsassistentin im Steuerwesen etc. Gerade beim Begriff „Vorstandsassistentin“ muss zwischen der Sekretärin eines Vorstandes und einem Juristen, der einem Vorstandsmitglied zuarbeitet und komplexe rechtliche Fragestellungen prüft, unterschieden werden.

Die Verwendung des Wortes "Sekretärin“ als inflationärer Begriff
Der Begriff der Sekretärin hat mittlerweile einen abwertenden Charakter bekommen, zumal er in Stellenausschreibungen sehr inflationär verwendet wird. Selbst einfache Schreibkräfte, die korrekterweise eigentlich eher als Phonotypistinnen bezeichnet werden müssen, da sie fast ausschließlich nach Banddiktat schreiben, werden in Stellenausschreibungen gerne als Sekretärin bezeichnet, da sich dies immer noch besser anhört als Phonotypistin, die einfach nur das schreibt und ausführt, was andere diktieren. Oft werden Phonotypistinnen und Sekretärinnen in der Umgangssprache auch verächtlich als "Tippsen“ bezeichnet. Des Weiteren sprechen manche Mitarbeiter nicht von ihrer Sekretärin als Person, sondern von "Das Sekretariat“.

Die Darstellung der eigenen Fähigkeiten bei einer Bewerbung im Sekretariat
Es ist nicht notwendig, alle klassischen Sekretariatsaufgaben wie Korrespondenzerstellung, Pflege von Statistiken und Listen, Reise- und Terminplanung sowie Reisekostenabrechnung, in aller epischen Breite im Anschreiben darzustellen. Sinnvoller ist als Alternative der Satz "Durch meine (langjährige) Berufserfahrung in unterschiedlichen Assistenzpositionen bin ich mit allen Anforderungen an eine moderne Assistenz/ein modernes Sekretariat bestens vertraut.“ Viel wichtiger ist, auf etwaige Sonderaufgaben hinzuweisen, die unterstreichen, dass eine Assistentin noch mehr zu bieten hat als die Dinge, die im Sekretariat ohnehin Standard sind. Dazu zählen Tätigkeiten wie (vorbereitende) Buchhaltung, Controlling, Budgetierung, Sachbearbeitung, Event-Management, Recherche und alle Aufgaben, die zeigen, dass die Assistentin nicht nur ausführendes Organ war, sondern aktiv mitgedacht und durch ihre Arbeit effektiv organisiert, entlastet und unterstützt hat.

Abhängig vom ausschreibenden Unternehmen und den geforderten Fähigkeiten können beispielhaft Sätze wie diese formuliert werden:

  • Als Assistentin der Geschäftsführung bei einem großen Energiekonzern oblagen mir nicht nur die klassischen Sekretariatstätigkeiten, sondern auch diverse Sonderaufgaben wie Informationsbeschaffung und -auswertung, Online-Recherchen zur Beobachtung der Konkurrenzsituation auf dem Markt der Stromanbieter sowie die Einarbeitung neuer Kolleginnen.
  • Von mir können Sie nicht nur fundiertes Know-how im Sekretariatsbereich erwarten, sondern zudem auch sehr umfangreiches Wissen in Spezialthemen, beispielsweise über die geologischen Strukturen in der Ukraine oder die speziellen kulturellen Gegebenheiten im Oman.

Wichtig bei Bewerbungen im Sekretariat: Sprachen und EDV
Auch wenn MS Office-Programme praktisch in 99% aller Büros zum Einsatz kommen, so sollte dennoch im Anschreiben auf sehr gute Kenntnisse hingewiesen werden, ggf. auch in anderen Programmen wie SAP R/3, das ebenfalls häufig verwendet wird, Lotus Notes und anderen spezifischen Programmen, denn sicheres, praktisches EDV-Anwenderwissen ist für eine effektive Assistenz unumgänglich. Elektronische Schreibmaschinen kommen heute eher selten zum Einsatz.

Mindestens gute Englischkenntnisse sind in den meisten Unternehmen unabdingbar, gern gesehen sind auch Kenntnisse in mindestens einer weiteren Fremdsprache. Auf diese sollte in jedem Fall im Anschreiben hingewiesen werden – insbesondere, wenn in der Stellenanzeige danach gefragt wird – und zusätzlich noch einmal im Lebenslauf mit den Abstufungen „Grund-/Schulkenntnisse, erweiterte Grundkenntnisse, gut, sehr gut, fließend, verhandlungssicher.“ Bei ausländischen Bewerbern bietet sich im Lebenslauf z. B. an: „Türkisch: Muttersprache“. Wenn Deutsch die Muttersprache eines Bewerbers ist, muss dies selbstverständlich nicht im Lebenslauf genannt werden. Normalerweise dokumentiert der Interessent seinen Stil und seine Fehlerfreiheit in der deutschen Muttersprache bereits im Anschreiben.

Nicht vergessen bei der Bewerbung: Der Bezug zum Unternehmen
Selbstverständlich ist es wichtig, die eigenen Kompetenzen darzustellen, vor allem im Hinblick auf die geforderten Fähigkeiten in der Stellenausschreibung. Dennoch sollte in der Einleitung darauf hingewiesen werden, warum eine Sekretärin gerade in dieser Firma gerne arbeiten würde. Interessiert sie die Branche bzw. kann sie dort bereits Berufserfahrung vorweisen? Reizt sie das Unternehmen, beispielsweise wegen seiner sozial-ökologischen Ausrichtung? Möchte sich eine bisherige Teamassistentin zur Geschäftsführungs- oder Vorstandsassistentin – ggf. als Zweitkraft –   weiterentwickeln?

Assistenten und Sekretäre sind eher selten
Bis zu Beginn des 20. Jahrhunderts war der Sekretariatsberuf eine Männerdomäne, nach dem 2. Weltkrieg wandelte sich dies jedoch zusehends, sodass heute zu 95% Frauen als Sekretärinnen oder Assistentinnen arbeiten, was sicherlich auch damit zusammenhängt, dass das Berufsbild mittlerweile einen negativen Beigeschmack bekommen hat und teilweise ein geringes Ansehen in der Bevölkerung genießt (vgl. oben). Eine dominante Art, die eher Männern zugeschrieben wird, wird in Assistenzberufen häufig nicht gern gesehen. Dennoch sind Arbeitgeber nach AGG verpflichtet, auch diese Stellen sowohl für Männer als auch für Frauen auszuschreiben, wobei eher Frauen in der kaufmännischen Assistenz der Vorzug gegeben wird. Es hängt sehr vom jeweiligen Chef ab, ob er eine selbstbewusste, aktive und gut qualifizierte Assistentin wünscht, die ihn effektiv entlastet und unterstützt oder eher eine zwar optisch ansprechende, aber duckmäuserische Befehlsempfängerin, die zu ihm aufblickt und seine Aufträge ohne zu hinterfragen ausführt. Selbstverständlich sind auch das Berufsverständnis und bevorzugtes Aufgabengebiet individuell vom Bewerber abhängig.

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