Geben Sie einen Vorgeschmack
In Ihren Einladungen sollten Sie die Veranstaltung, zu der Sie einladen, näher beschreiben; so weiß jeder potentielle Gast, worum es überhaupt geht. Nennen Sie auch den Anlass oder das Thema der Veranstaltung und heben Sie besondere Höhepunkte hervor.
Organisatorisches
Dauert die Veranstaltung mehrere Tage, so sollten Sie der Einladung Informationen zu Übernachtungsmöglichkeiten beifügen. Bieten Sie auch Hilfe bei der Buchung an oder handeln Sie im Vorfeld besondere Konditionen für Ihre Gäste aus und weisen Sie in der Einladung darauf hin.
Auch Informationen zu Shuttle-Services, Parkmöglichkeiten und natürlich eine gut durchdachte Anfahrtsbeschreibung gehören dazu. Gibt es zu viele Informationen, sollten diese möglichst auf einer gesonderten Anlage zusammengefasst werden, um den eigentlichen Einladungstext nicht zu überladen. Hier gilt die Devise: so viel wie nötig, so wenig wie möglich.
Zusage leicht gemacht
Fügen Sie Ihren Einladungen stets Antwortkarten oder Faxformulare bei, die es Ihren Gästen ermöglichen, möglichst wenig aufwändig ihre Anmeldung zu schicken. Am besten eignen sich Karten oder Formulare, auf denen nur noch angekreuzt werden muss. Langes Ausfüllen von Daten schreckt eher ab, außerdem führt dies oft zu unleserlichen Antworten, mit denen Sie kaum etwas anfangen können. Beugen Sie also gleich vor.
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