Businesstipps Kommunikation

Kundenbindung: Messeinladungen als Kommunikationsinstrument nutzen

Lesezeit: 3 Minuten Auf Messen und Ausstellungen Präsenz zeigen ist für viele Unternehmen extrem wichtig. Nur dort bietet sich die Möglichkeit des direkten Kontakts mit den Kunden. Produkte und Dienstleistungen können optimal dargestellt, Probleme besprochen und gelöst werden. Mit zunehmender Konkurrenz ist es deshalb extrem wichtig, sich von der Masse abzuheben. Nachfolgend Tipps wie Sie sich unterscheiden können.

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Kundenbindung: Messeinladungen als Kommunikationsinstrument nutzen

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Die Vorbereitung für den Messeauftritt

Messevorbereitungen beginnen schon lange vor der Messe selbst. Die Messeeinladung ist nur ein verlängerter Arm eines bereits existierenden Kundenservice. Ist der Kundenservice gut, dann wird auch der Messeeinladung besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Gestaltung der Messeinladung weniger Aufmerksamkeit benötigt.

Gerade bei gutem Kundenservice ist die Erwartungshaltung seitens der Kunden extrem hoch. Eine schlecht gestaltete Messeinladung kann sehr schnell eine Enttäuschung hervorrufen und der sonst so gute Ruf des Unternehmens beziehungsweise seines Kundenservice wird geschmälert. Nehmen Sie sich von daher ausreichend Zeit, die Einladungen zu optisch und inhaltlich zu gestalten.

Stammdatenpflege

Seinen Kundenstamm auf dem aktuellen Stand zu halten ist sehr arbeitsintensiv, jedoch ein Muss. Die Stammdaten sollten nicht nur regelmäßig ergänzt werden, auch die bestehenden Daten müssen auf Aktualität überprüft werden. Für Einladungen wie zum Beispiel Messeveranstaltungen müssen die Ansprechpartner korrekt sein.

Von daher gilt: Wenn Sie zu einem Kunden längere Zeit keinen Kontakt mehr hatten, dann erkundigen Sie sich durch eine kurze telefonische Nachfrage, ob es den Ansprechpartner noch gibt oder wer mittlerweile dafür zuständig ist. Dies gilt auch für potentielle Kunden, deren Ansprechpartner Sie noch nicht kennen. Eine Einladung an den falschen Ansprechpartner oder eine nicht mehr existierende Kontaktperson zu schicken, ist ein K.O.-Kriterium.

Auswahlkriterien

Je detaillierter und kompletter Ihre Adressdatenbank aufgebaut ist, desto individueller können Sie Ihre Einladungen verfassen, desto höher ist die Akzeptanz seitens des Kunden sowie die Rücklaufquote. Sortieren Sie Ihre Adressen nach vorab definierten Kriterien.

Moderne Software ermöglicht Ihnen eine schnelle und individuelle sowie persönliche Ansprache der jeweiligen Kunden. Wen möchten Sie zum Beispiel in Form eines persönlichen Briefes anschreiben und welche individuellen Inhalte soll der Brief enthalten? Welche Kunden eignen sich besser für eine Einladung per E-Mail oder Fax?

Rücklauf-/Erfolgskontrolle

Für die spätere Erfolgskontrolle ist es wichtig, dass bereits während der Einladungserstellungsphase die Auswertungstools definiert und aktiviert sind. Moderne Reporting-Tools werden Sie dabei unterstützen.

Der Aufhänger:  Denken Sie frühzeitig darüber nach, unter welches Motto Sie Ihren bevorstehenden Messeauftritt stellen wollen. Das Motto sollte sich wie ein roter Faden durch die gesamte Messeplanung ziehen. Das macht die Einladung für den Kunden assoziierbar, erhöht die Wiedererkennung und Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde Ihren Stand auch tatsächlich besuchen wird.

Die eigentliche Einladung

Sich von der Masse zu unterscheiden ist oberstes Ziel einer jeden Einladung. Die meisten Einladungen landen entweder gleich im Papierkorb, da uninteressant oder werden schnell vergessen. Von daher ist eine aufmerksamkeitsstarke, interessante optische und inhaltliche Gestaltung wichtig. Schaffen Sie für Ihre Kunden einen Anlass, Ihren Stand auch tatsächlich zu besuchen.

Mehrstufige Einladungen: Diese Form der Einladung hat sich als recht erfolgreich herausgestellt. Die Kunden werden zu verschiedenen Zeitpunkten auf jeweils unterschiedliche Art und Weise auf Ihren Messeauftritt hingewiesen. Eine mehrstufige Einladung könnte sich zum Beispiel so gestalten, dass Sie Ihre Kunden zunächst in einer E-Mail darauf aufmerksam machen, dass Sie auf der Messe ausstellen werden und dass dem Kunden bald eine offizielle schriftliche Einladung zugehen wird.

Im zweiten Schritt verfassen Sie dann einen persönlichen Brief mit den Details und einer individuellen Ansprache. Im dritten und letzten Schritt, können Sie den Kunden dann kurz vor dem Messetermin in einem Telefonat nochmals kontaktieren, seine Bereitschaft zum Besuch in Erfahrung bringen und eventuell sogar schon einen persönlichen Termin mit ihm vereinbaren. Beachten Sie bei Ihren Einladungen auch immer das Timing. Kunden, die zum Beispiel aus dem Ausland anreisen, benötigen eine längere Vorlaufzeit als Inlandskunden.

Besuchsanreiz bieten: Fachmessen sollen Fachbesuchern ermöglichen, an einem Ort zu einem bestimmten Zeitpunkt Zugriff auf so viele Informationen wie möglich zu bekommen, ohne weite Strecken zurücklegen zu müssen.

Bei einem derartig geballtem Angebot und einem begrenztem Zeitraum stellt sich für den Kunden jedoch die Frage, warum er es auf sich nehmen sollte, Ihren Stand zu besuchen, wo er doch unter Umständen einen persönlichen Besuch mit dem Firmenvertreter vereinbaren könnte, was ihm Zeit und Geld spart. Dem Kunden muss von daher ein Anreiz geschaffen werden, der es für ihn unerlässlich macht, zu Ihnen zu kommen. Mögliche Anreize könnten sein:

1. Vorstellung eines neuen Produktes, über das dem Kunden bislang keinerlei Informationen zugesendet worden sind und das er auch noch nicht gesehen
hat. Wecken Sie die Neugierde Ihrer Kunden durch geschickte
Formulierungen in der Einladung (Teaser).

2. Ein besonderes Messeangebot wie zum Beispiel einen Rabatt, wenn der
Kunde auf der Messe seinen Auftrag platziert. Gewähren Sie Ihren Kunden
einen Preisnachlass, wenn Sie auf der Messe kaufen. Das Angebot kann
ruhig noch ein bis zwei Wochen nach dem Messeauftritt Gültigkeit haben,
jedoch mit der Voraussetzung, dass der Kunden den Stand besucht hat.

3. Versenden Sie einen Gutschein mit Ihrer Einladung, den Ihr Kunde gegen eine Serviceleistung oder ein Geschenk einlösen kann.

4. Laden Sie besondere Kunden auch gleichzeitig zu Ihrer Standparty ein.

5. Versenden Sie Gast-Tickets, damit der Kunde keinen Eintritt zahlen muss.

Alles in allem sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt. Im Allgemeinen gilt, je individueller, interessanter und kreativer Ihre Einladung formuliert ist, desto mehr Anreiz hat der Kunde, Ihren Stand zu besuchen. Stimmen Sie die Inhalte Ihrer Einladung auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen ab und geben Sie Ihrem Kunden schon in Ihrem Einladungsschreiben einen Vorgeschmack auf ein einmaliges Besuchserlebnis.

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