Interviews – Der gute Eindruck ist wichtig
Gerade bei Interviews, die bei Ihnen im Unternehmen stattfinden, sollten Sie auf einen angemessenen Rahmen achten. Überlegen Sie, welcher Raum am repräsentativsten ist, und stimmen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten ab. Bereiten Sie dann den Raum für das Interview vor; denken Sie dabei nicht nur an das leibliche Wohl des Journalisten: Unternehmensbroschüren, Visitenkarten des Chefs usw. sollten bereitliegen. Werden auch Fotos gemacht, sollten Sie selbstverständlich auch daran denken, das Interview in einen geeigneten Raum mit ausreichend Licht zu legen.
Steht der Termin unmittelbar bevor, informieren Sie den Empfang, dass Sie sofort informiert werden möchten, wenn der Gast eintrifft. So können Sie ihn direkt abholen und in den Besprechungsraum bringen. Überbrücken Sie gegebenenfalls auch Wartezeiten, weil Ihr Chef in einem Telefonat oder im Stau festhängt, indem Sie den Gast mit Getränken versorgen, Small Talk halten und ihm schon erste Informationen in Form von Unternehmensbroschüren und Ähnlichem zur Verfügung stellen.
Interviewfragen im Vorfeld einfordern
Insbesondere bei komplexen Interviewthemen sollten Sie sich die Interviewfragen im Vorfeld schicken lassen. So können Sie alle relevanten Unterlagen zur Vorbereitung für Ihren Chef zusammenstellen und möglicherweise auch einige Dokumente für den Journalisten selbst.
Eventuell können Sie häufig wiederkehrende Fragen, beispielsweise Standardfragen rund um das Unternehmen, Ihre Produktpalette usw., gleich für Ihren Chef in Stichworten beantworten. Für dauerhafte Zeitersparnis eignen sich auch Daten-und-Fakten-Blätter, die Sie stets auf dem Laufenden halten sollten. So haben Sie immer die wichtigsten Unternehmensinformationen auf einen Blick parat.
Besonders dann, wenn Ihr Chef nicht geübt darin ist, Interviews zu geben, wird ihm eine gute Vorbereitung sehr wichtig sein. Unterstützen Sie ihn soweit Sie können und planen Sie auch für ihn genug Vorbereitungszeit ein.
Kollegen im Vorhinein involvieren
Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Presseabteilung, sollten Sie mit dieser sehr eng zusammenarbeiten. Möglicherweise wird ein Kollege aus der Presseabteilung Ihren Chef zum Interview begleiten. Planen Sie auch einen Rundgang – beispielsweise eine Werksführung oder eine Unternehmenstour – im Rahmen des Interviews, sollten betroffene Kollegen ebenfalls informiert werden, um sich auf eventuelle Fragen zu Ihrer Fachabteilung vorbereiten zu können.