Wera Nägler

Wiedervorlage? Das ist mir viel zu kompliziert, denken viele. Und suchen lange oder bilden Stapel, was Nerven und Zeit kostet.

Es gibt ein Bürospiel, das lautet: „Wenn ich nur genug nerve oder mich dumm genug anstelle, nimmt der Chef/Kollege die an mich übertragene Aufgabe schon wieder zurück.“ Das ist die klassische „Rückdelegation“. Bevor Sie sich darum kümmern, wie Sie Rückdelegation verhindern, sollten Sie selbstkritisch hinterfragen, ob Sie wirklich richtig delegiert haben.

Ein brauchbarer Terminkalender ist übersichtlich und gut geführt. Er enthält alle wesentlichen Informationen. Doch halt! Denken Sie bei Ihrer Termin- und Reiseplanung eigentlich an alle relevanten Punkte? Und planen Sie eigentlich grundsätzlich „richtig“? Anhand der vier genannten Kriterien können Sie sich diese Fragen gleich selbst beantworten.

Den ganzen Tag haben Sie fleißig und vielleicht auch hektisch gearbeitet und dann zum Feierabend das: Das Gefühl, nicht zu den Sachen gekommen zu sein, die Sie sich vorgenommen hatten. Das Gefühl, nicht die wirklich wichtigen Aufgaben erledigt zu haben. Damit Sie Prioritäten setzen können, gebe ich Ihnen klare Kriterien an die Hand. So entkommen Sie der Dringlichkeitsfalle.

Fremdbestimmt sind wir alle: Durch gesellschaftliche Regeln, Unternehmensvorgaben oder Arbeitsplatzbeschreibungen. Doch zwischen völliger Autonomie und nur fremdbestimmtem Arbeiten gibt es auch eine Grauzone. Versuchen Sie, Ihre Selbstbestimmung Stück für Stück zu erhöhen. Denn Sie haben die nötige Erfahrung und können selber festlegen, wann es aus Ihrer Sicht besser wäre, bestimmte Aufgaben zu erledigen.

Arbeitsorganisation heißt auch, sich nach seinen ganz individuellen Bedürfnissen zu organisieren. Lesen Sie unsere Ideen für Ihr Büro.

Sie sitzen leicht verdreht, wenn Sie an Ihrem PC arbeiten? Oder die Maus ist zwar gut geformt, aber zu klein für Ihre Hand? Sie haben nicht genug Platz für Unterlagen, Ordner und Materialien? Dann ist Ihr Arbeitsplatz nicht optimal gestaltet. Überprüfen Sie, wie es um Ihren Arbeitsplatz gestellt ist. Mit diesen Fakten können Sie dann eine bessere Arbeitsplatzgestaltung leichter einfordern.

Sie sind gut in Ihrem Job. Und dafür haben Sie lange und zielgerichtet gelernt. Doch in Sachen Büroorganisation scheinen andere Gesetze zu herrschen: „Ich mach‘ das irgendwie“ oder „Mag sein, dass das anders besser geht, aber so geht’s doch auch“. Das kostet Zeit, Nerven und schmälert das Ansehen. Identifizieren Sie jetzt, in welchen Bereichen der Büroorganisation Sie noch nachbessern können.

Ein Termin jagt den anderen, sodass Sie Ihre Termine weder vernünftig vor- noch nachbereiten können. Denn wenn der Kunde einen Terminwunsch hat, dann müssen Sie dem doch nachkommen oder? Lernen Sie jetzt einige grundsätzliche Planungshinweise kennen. Möchten Sie Terminabsprachen partnerschaftlich formulieren und dadurch für mehr eigenen Spielraum sorgen? Konkrete Vorschläge lesen Sie hier.

Zu Recht ärgern Sie sich über einen Kollegen und würden am liebsten lauthals schimpfen. Klären können Sie das jetzt nicht, dazu fühlen Sie sich viel zu aufgeladen. Also halten Sie lieber den Mund. Doch innerlich gärt es weiter! Damit Sie sich in solchen Phasen entlasten und gleichzeitig die ungelöste Situation zur späteren Klärung im Blick behalten, stelle ich Ihnen die „Ärgerbox“ vor.

Die Mittagspause ist kurz und die Gefahr groß, sich zwischen Wurstbrot oder einer Pommes-Schnitzel-Kreation zu entscheiden. Das eine ist langweilig, das andere führt dazu, dass nachmittags beim Arbeiten die Konzentration leidet. Worauf können Sie achten, wenn Sie sich eine leckere Mittagszeit wünschen?

Es ist ein Teufelskreis: Weil schon etwas herumliegt, wird auch schneller der nächste Stapel begonnen. Weil so viel Kleinkram überall „schnell mal“ abgelegt wurde, würde das Aufräumen lange dauern. Dazu ist keine Zeit. Stapel und Unordnung wachsen. Außerdem befürchten Sie, dass nach der nächsten Aufräumaktion doch wieder Unordnung herrscht. Lesen Sie, wie Sie dauerhaft Ordnung halten.

Im Moment schaffen Sie Ihre Aufgaben nicht? Und einiges bleibt immer wieder liegen? Wie sollen Sie es schaffen, neben dem Tagesgeschäft diesen Stau zu beheben? Unsere Tipps zeige Ihnen, wie Sie Ordnung in das Chaos bringen und wie das systematische Abarbeiten gelingt.

Ablage ist für die meisten Menschen ein Gräuel. Erst denkt man hundertmal „ich müsste meine Ablage machen“, weil man ständig auf der Suche ist. Dann ist man gefühlte 1000 Stunden mit Abheften beschäftigt. Wie es besser gehen kann, lesen Sie hier.

Sie benutzen zur Planung Ihrer Termine einen Papierkalender? Gehören Sie damit wirklich zu einer „aussterbenden Spezies“? Lesen Sie neueste Studienergebnisse und erfahren Sie, wie Sie sich am besten organisieren.

Wenn das Büro umzieht, muss man an gefühlte hunderttausend Dinge denken. Damit Sie alles im Griff behalten, lesen Sie die Vorschläge in der lang- und mittelfristigen Zeitschiene. Denn rechtzeitig beginnen und die Übersicht behalten sind das A und O eines Büroumzugs.

Er ist verschlossen und redet kaum. Auf Fragen antwortet er einsilbig. Das Umfeld hat oft den Eindruck, dem Schweigsamen jedes Wort aus der Nase ziehen zu müssen. Dadurch wird er oft als anstrengend und frustrierend empfunden. Und viele Menschen ertappen sich selbst dabei, dass sie in Gegenwart des introvertierten Schweigsamen anfangen zu „labern“. Doch ist das der richtige Weg?

Mittags in der Büropause schnell Currywurst-Pommes oder anderes Fast Food zu essen ist im Winter schon nicht optimal. Im Sommer aber belastet diese schwere Mahlzeit den Körper sogar noch mehr als sonst. Reden wir über die Alternativen und warum ein großes Glas stilles Wasser so manches Mal den Heißhunger vertreiben kann. Mehr über leichte Ernährung fürs Büro erfahren Sie hier.

Mails werden „nur eben kurz“ beantwortet und Einträge bei Facebook nebenbei mitgelesen. In Besprechungen und bei Treffen mit Kollegen ist das nicht nur unhöflich. Die Konzentration leidet unter den Ablenkungen und Unterbrechungen. Einfach wäre es, wenn alle ihr Handy ausmachen oder wegpacken. Doch wie geht man damit um, wenn es heißt: „Wieso, ich will doch gar nicht telefonieren!“? Hier erfahren Sie es!

Schon wieder ist Ihre Ordnung um Büro dahin! Sie verschwenden Zeit mit Suchen und das Unaufgeräumte stört Sie auch. Warum Sie auf Dauer keine Ordnung halten können, können Sie sich nicht einmal selbst erklären. Tipps, wie Sie es in Zukunft besser machen können, sind jetzt genau das richtige für Sie.

Endlich Sommer! Doch schnell fühlt man sich den ganzen Tag lang übertemperiert. Frisur und Outfit sind auch nicht immer taufrisch und die Konzentration geht allmählich in den Keller. Da muss es doch einige Tricks geben, wie man frisch und fit auch bei sommerlichen Temperaturen bleiben kann. Gibt es. Lesen Sie die Kniffe für heiße Bürotage, die Sie gleich umsetzen können.

Nicht nur am Arbeitsplatz und durch Zeitdruck entstehen Belastungen. Auch fehlende Perspektiven, hohe Fluktuation oder fehlende Fortbildung können die eigene Belastungsgrenze schneller erreichen lassen. Wenn dann noch Konflikte im Team dazu kommen, muss dringend eine Bestandsaufnahme her! Damit Sie anschließend nach praktikablen Lösungen suchen können.

Manchmal passiert es eher unbemerkt: Sie haben immer weniger Zeit für anstehende Aufgaben und verlieren wichtige Dinge aus dem Blick. Es fehlt die Zeit, den Schreibtisch und das Arbeitsverhalten aus der Vogelperspektive zu betrachten. Doch erst aus der Vogelperspektive erkennen Sie, was von außen und wie Sie selbst sich unproduktiv machen. Die Impulsfragen sollen Sie aufwecken!

Gut gelaunt und entspannt kehren Sie aus dem Urlaub zurück – und starren auf den unordentlichen Stapel dessen, was in der Zwischenzeit eingegangen ist. Vorbei an Werbung, Ablage und ganzen Ordnern versuchen Sie die wirklich dringenden Vorgänge zu erkennen. Schluss mit diesem Chaos! Lesen Sie, wie Sie den Posteingang während Ihrer Abwesenheit lenken.

Zu enge Terminvorgaben, keine Pausen und Konflikte im Team. Manchmal ist es ein einziges großes Dauerthema, das einen belastet. Manchmal sind es viele kleine Faktoren, die dazu führen, dass man sich durch die Arbeit stärker belastet fühlt, als es sein müsste. Identifizieren Sie aus den typischen Belastungen im Büro Ihre Hauptbelastungen und entwickeln Sie erste Lösungsansätze.

Papierberge wachsen in die Höhe, die Aufgabenliste quillt über und das Postfach scheint gar nicht mehr leer zu werden. Vor dem längeren Sommerurlaub ist in vielen Büros noch einmal Hektik angesagt. Wie Sie einen Schlachtplan erstellen und abarbeiten, lesen Sie in diesem Artikel. Inklusive einen Tipp der Marke „chaotisch-praktisch-gut“.

Eine gelungene Selbstvorstellung bei Tagungen und Empfängen kann schnell das Eis in einer Gruppe brechen. Doch viele tun sich damit schwer und warten erst einmal ab. Schade, denn sie verschenken damit leicht zu erreichende Sympathie- und Kompetenzpunkte. Lesen Sie, wie Sie mit einer kurzen Selbstvorstellung ganz leicht punkten.

Die „schönste Zeit des Jahres“ liegt vor Ihnen und Sie haben nichts Besseres zu tun, als sich zu verpflichten, auch im Urlaub ansprechbar zu sein? Arbeitgeber und Kollegen kultivieren zunehmend den Status „on“ auch im Urlaub. Da fällt es Einzelnen oft schwer, sich diesem Druck zu entziehen. Argumente und Formulierungen für ein „Ich-bin-dann-mal-weg-und-nicht-erreichbar“ finden Sie in diesem Artikel.

Sommerzeit ist gleich Urlaubszeit. In Teams und bei wechselseitiger Vertretung bedeutet das für die restliche Mannschaft meist vermehrter Arbeitsaufwand. Neben dem eigenen Arbeitsgebiet ist ein Weiteres zu betreuen. Wenn sich dann noch herausstellt, dass Kennwörter fehlen oder Zuständigkeiten nicht geklärt wurden, wird es in den Büros schnell hektisch. Lesen Sie, auf welche Punkte Sie achten sollten.

Die Zusammenarbeit ist gut und alle kommen miteinander aus. Da muss sich scheinbar niemand um das Arbeitsklima Sorgen machen. Doch gerade als Sekretärin haben Sie eine exquisite Position, um mit wenigen Kleinigkeiten das Abteilungsklima deutlich zu verbessern. Betrachten Sie es als Ihr persönliches Beziehungs- und Vernetzungsmanagement. Ich zeige Ihnen, wie leicht das geht.

Bei manchen Aufgaben, die auf dem Schreibtisch landen, weiß man nicht so recht, wohin sie führen. Oder wie man sie anpacken sollte. Das führt dann schnell zu Unlust, aufschieben oder planlosem Vorgehen. Mit der Strategie der „guten Dreiviertelstunde“ werden Sie solche Aufgaben sicherlich erfolgreich in den Griff bekommen.

Sie sind in Ihrem Home-Office und froh, dass Ihnen die Arbeit gerade leicht von der Hand geht. Es klingelt. Anders als im Büro könnte das auch ein Freund oder Nachbar sein, der gerade Zeit zum Quatschen hat. Sie haben aber keine Zeit. Wie gehen Sie damit um? Und was, wenn es ein unangemeldeter Kunde ist? Tipps und Beispielformulierungen helfen Ihnen weiter.

Die einen sind enttäuscht, dass ihr Terminwunsch nicht klappt, die anderen knirschen mit den Zähnen, weil die Terminanfrage so kurzfristig kommt und sie jetzt dafür keinen Kopf haben. Doch wann ist der günstigste Tag, um mit Einzelnen oder Gruppen Termine zu planen? Wann erhalten Sie schnelle Antworten, weil sowieso alle gerade planen? Doodle sagt: Am Montag.

Chaos im Büro ist normalerweise nicht erstrebenswert. Was aber, wenn zuviel Ordnung blockiert? Hier sind zwei Tipps für das „gezähmte“ Chaos.

Der Geistesblitz im Büro oder unterwegs ist „plötzlich“ da. Wenn man ihn auf „später“ verschiebt, ist er meist unwiderruflich verloren. Abhilfe schafft das Ideenbuch!

Geistesblitze fürs Büro kommen oft an „unpassender“ Stelle: Im Meeting oder beim joggen. Zwei Tipps helfen, dass Ihre Ideen erhalten bleiben.

Wir verzetteln uns oft bereits in der ersten Stunde im Büro. Und wir sind Weltmeister darin, trotz Aktionismus nicht wirklich das zu schaffen, was wir uns vorgenommen haben. Und nur weil wir den ganzen Tag auf der Arbeit sind und beschäftigt wirken, bedeutet das nicht, dass wir auch produktiv sind. Lesen Sie die Denkanstöße und Tipps zur Abhilfe von drei typischen Produktivitätskillern.

In Büros und privat sind viele Zeitschriftensammlungen zu finden. Denn Papierausgaben haben mindestens so viele Pluspunkte wie Onlineausgaben. Und doch führen sie dann ein Schattenleben. Sie liegen aufeinander im Regal. Und im Stehen oder gar in einer Hängemappe rollen sie sich schnell ein oder sacken zusammen. Dabei brauchen Sie lediglich vier Punkte für eine gute Zeitschriftenablage zu beachten.

Wie peinlich! Der Termin ist doppelt belegt. Oder Sie stehen mit veralteten Daten beim Kunden. Oder werden am Telefon hektisch, weil Sie wissen: „Da war doch mal was, wo ist es denn bloß?“ Eine gute Terminplanung, die auch einen Stau berücksichtigt, ist nicht schwer – worauf Sie sonst noch achten sollten, lesen Sie in diesem Artikel.

„Stapel – nein danke!“ könnten Sie vollmundig behaupten. Denn Sie wissen, dass Stapelbildung auf fehlende Strukturen hinweist. So ist das bei Ihnen ganz und gar nicht! Oder? Wenn Sie einen Eingangskorb haben, der regelmäßig überquillt, dann ist dies lediglich eine „gezähmte“ Variante des Stapels. Lesen Sie, wie Sie einen vollen Eingangskorb in den Griff bekommen.

„Ich war von Anfang an dagegen, aber auf mich hört ja niemand“ wird oft gesagt, wenn getroffene Entscheidungen einer Gruppe ins Stocken kommen. Zwar gibt es meist eine „demokratische Mehrheit“, doch die trägt nicht immer. Ich stelle Ihnen ein Verfahren vor, mit dem Gruppen anders als bisher zu tragfähigen Entscheidungen kommen können – das SK. Es setzt auf die Lösung mit der geringsten Ablehnung.

Bürotage sind oft lang und anstrengend. Wenn dann noch Phasen der Überbeanspruchung kommen, fühlt man sich schnell belastet. Während die einen sich erschöpft und kraftlos fühlen, kommen die anderen nicht runter von Tempo 200. Der Mensch ist grundsätzlich in der Lage, sich gut und schnell zu regenerieren. Lesen Sie, welche gezielten Schritte Ihnen dabei helfen können.

Das Büro muss mobil sein: Telefon, Mails, Daten, Termine, Besprechungen. Alles in der Variante: Zu jeder Zeit habe ich darauf Zugriff. Also echtes mobiles Arbeiten oder Büro „to-go“.

Büro ist nicht gleich Büro! Der eine ist viel unterwegs und braucht mobile Lösungen, für den anderen ist die Anbindung ans Firmennetz wichtig. Wie sich die Büroumgebung eines Sachbearbeiters von der eines Beraters unterscheidet, lesen Sie hier.

Kritik vom Chef ist für die meisten ein Horror. Denn gerade vor dem Vorgesetzten wollen wir gut da stehen. Lesen Sie, wie Sie mit Kritik vom Chef souverän und selbstbewusst umgehen können.

Start in den Tag im Büro – bei manchen Menschen besteht morgens die erste Aktion darin, den PC hochzufahren und dann erst die Jacke ausziehen. Viele überlegen, ob sie gleich die Mailbox abhören oder doch erst Kaffee aufsetzen. Was ist sinnvoll, für einen guten Start in den Tag?

Man ist der Lösung scheinbar nahe – und landet plötzlich im Nirgendwo. Denn der Unentschlossene macht sich selber und oft auch sein Gegenüber mit seinem Wenn und Aber verrückt. Doch je mehr Druck Sie ausüben, desto wankelmütiger wird Ihr Gegenüber. Lesen Sie, mit welcher Strategie Sie den Unentschlossenen zu einer Entscheidung bringen können.

Allzu oft wird ein Unternehmen nicht umziehen. Desto wichtiger ist es, den Tag X wirklich gut vorzubereiten. Damit alles möglichst schnell und reibungslos an seinem neuen Platz ist. Und Mitarbeiter baldmöglichst das Tagesgeschäft wieder aufgreifen können. Da sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Lesen Sie konkrete Tipps für die heiße Phase und den Umzugstag.

So manche Führungskraft pendelt zwischen dem PC im Büro und dem zu Hause sowie noch einem Notebook hin und her. Tablets sind zudem eine sinnvolle Ergänzung. Doch wie beim Auto-Fuhrpark gilt: Man kann immer nur ein Gerät benutzen. Welches ist das „Top-Bürogerät“? Was ist für Führungskräfte – und nicht nur für die – besonders wichtig?