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So nutzen Sie den Montag als Planungstag

Lesezeit: 2 Minuten Die einen sind enttäuscht, dass ihr Terminwunsch nicht klappt, die anderen knirschen mit den Zähnen, weil die Terminanfrage so kurzfristig kommt und sie jetzt dafür keinen Kopf haben. Doch wann ist der günstigste Tag, um mit Einzelnen oder Gruppen Termine zu planen? Wann erhalten Sie schnelle Antworten, weil sowieso alle gerade planen? Doodle sagt: Am Montag.

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So nutzen Sie den Montag als Planungstag

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So nutzen Sie den Montag als Planungstag

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Kennen Sie das? Anfang der Woche hatten Sie viel zu tun, um Ihre Aufgaben abzuarbeiten. Jetzt endlich kommen Sie dazu, Ihren Geschäftspartner anzurufen. Sie wollen einen einstündigen Termin verabreden, am liebsten noch diese Woche. „Ja, wir wollten uns treffen“, versichert Ihr Geschäftspartner, „aber jetzt ist schon Donnerstag. Für diese Woche bekomme ich nichts mehr unter.“ Wahrscheinlich sind Sie enttäuscht, denn Sie hätten den Vorgang gern abgearbeitet.

Doch Hand aufs Herz: Sind Sie planerisch wirklich geschickt vorgegangen? Sie ahnen es: Nein. Lesen Sie weiter, warum für die meisten Menschen der Montag der Favorit für die wöchentliche Terminplanung ist und wie Sie das zukünftig nutzen können.

Untersuchungen zeigen: Montag ist der Aktivitätstag

Für viele Unternehmen ist der Montag der Tag, an dem die regelmäßigen Meetings und Arbeitskreise stattfinden. Daraus ergibt sich schnell ein Auftrag, für eine kleine Gruppe oder mit einer Einzelperson noch einen Termin für die laufende Woche zu arrangieren. Ebenso durch eingegangene Mails und Post. Deshalb heißt es am Montag meistens: Die Feinplanung der Woche steht an und aktuelle Terminerfordernisse werden geplant.

Die meisten Meetings finden dann am Donnerstag und Freitag statt. Das zumindest hat der Online-Terminplaner Doodle ermittelt. Dazu wurden 2011 rund 11 Millionen Termine, die über Doodle koordiniert wurden, anonym nach auffälligen Aktivitätsmustern ausgewertet. Und die zeigen hohe Planungsaktivitäten am Anfang der Woche. Wer also für die Woche noch einen Termin abstimmen möchte, für den heißt es auch hier: Der frühe Vogel fängt den Wurm.

 

Wenn Sie Termine koordinieren, tun Sie das am Montag

Terminvorschläge für mehrere Beteiligte starten Sie am besten am Montag. Dann sind zum einen die Lücken im Kalender noch größer. Zudem plant Ihr Terminpartner mit großer Wahrscheinlichkeit gerade auch die letzten Feinheiten der Woche oder schaut schon auf die Folgewoche. Ein guter Zeitpunkt also, dass diese Person Ihre Terminanfrage rasch beantwortet. Die Doodle-Umfrage zeigt deutlich eine abnehmende Aktivität zum Ende der Woche.

Ich selbst ärgere mich oft über „spontane“ Terminanfragen, bei denen ich manches Mal in meinem Kalender erst einmal umschichten muss. Wenn es aktuell ist, mache ich das ohne zu klagen. Doch bei einigen Terminanfragen wird schnell deutlich: Die Abstimmung hätte auch schon früher erfolgen können – da war jemand planerisch nicht „auf Zack“. Montags hätte ich den Donnerstagtermin gut einplanen können, Mittwochmorgen ist mir das oft nicht mehr möglich.

Jetzt sind Sie dran – Terminabstimmung planen

Einen Tipp habe ich noch für Sie: Planen Sie auch langfristige Termine an einem Montag. Und versenden Sie dann eine Mail- oder Doodle-Umfrage zur Abstimmung. Montags planen die meisten Büromenschen sowieso und haben entspannter auch die langfristigen Termine im Blick.

Wenn Sie Donnerstag oder Freitag eine Terminanfrage starten, müssen Sie länger auf eine Antwort warten. Denn viele Ansprechpartner sind im Meeting oder mit ihrer Planung noch nicht so weit, dass sie sich schon festlegen. Dann wird Ihre Anfrage erst mal wieder zugeklickt. Und wann geöffnet? Wahrscheinlich am Montag.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: beeboys / stock.adobe.com

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