Bürokommunikation: So helfen Sie dem Ängstlichen

Bürokommunikation: So helfen Sie dem Ängstlichen

Er spricht leise und unsicher. In größeren Gruppe wird es oft schlimmer. Doch auch im 1:1-Gespräch wirkt der Ängstliche eingeschüchtert und voller Selbstzweifel. Oft stellt er sich so in Frage, dass er Ideen oder eigene Gedanken gar nicht erst ausspricht. Das hat wahrscheinlich nichts mit Ihnen zu tun, aber Sie erleben Gespräche mit Kunden oder Kollegen des Typs „ängstlich“ als zäh. Was hilft?

Bürokommunikation: So kommt der Aggressive runter

Bürokommunikation: So kommt der Aggressive runter

Bei Reklamationen ist er gefürchtet, im Kollegenkreis häufig unbeliebt – Der Aggressive. Er ist oft überheblich, ungerecht, laut und offen bis zur Unhöflichkeit. Und er bringt einen zur Weißglut. Wenn Sie ebenfalls aggressiv werden, wird deutlich, dass die Sache oder ein gemeinsames Ziel nicht mehr im Blick ist. Lesen Sie die nachfolgenden Does und Dont’s bei Gesprächen mit aggressiven Menschen.

Bürokommunikation: So klappt es mit dem Rechthaberischen

Bürokommunikation: So klappt es mit dem Rechthaberischen

Er weiß alles besser. Ist unbelehrbar und zu keinem Kompromiss bereit. Er vertritt vehement seine Meinung. Dabei fühlt er sich „voll im Recht“ und sieht keinen Anlass, von seiner Meinung abzuweichen. Das verbietet ihm auch sein Geltungsbedürfnis, das immerzu „ich-ich-ich“ zu rufen scheint. Vernünftigen Argumenten ist der Rechthaberische nicht zugänglich. Doch wie kommt man mit ihm zurecht?

Frieren im Büro – nein danke!

Frieren im Büro – nein danke!

Eiskalter Wind und lausekalt – da ist man froh, wenn man den Tag im Büro verbringen kann. Was aber, wenn das Büro normal geheizt ist, man aber selbst einfach nicht wirklich warm wird? Denn manche Menschen frösteln mehr als andere.

Superbuch statt Post-its – so geht‘s

Superbuch statt Post-its – so geht‘s

Der Kopf ist voll, Post-its sind beschrieben, elektronische Medien einbezogen – und damit ist alles irgendwie und irgendwo verstreut. Was fehlt, ist ein Ort für alle Notizen, die während des Arbeitstages anfallen. Für viele ist das passende Arbeitsmittel das sogenannte Superbuch. Doch wie führen Sie dieses?

Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen

Bürokommunikation – so stoppen Sie plaudernde Kollegen

„Ääääh, das ist ja interessant, was du da so alles von deinem Kunden erzählst, aber eigentlich habe ich jetzt nicht so wirklich Zeit dafür, weil ich eigentlich noch so ganz wichtige Sachen…“. Alles klar? Wahrscheinlich eher nicht. Lesen Sie, wie es besser geht, plaudernde Kollegen zu stoppen, ohne dass es zu einer Missstimmung kommt.

Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

Ordnung ist das halbe Leben – auch im Büro

Sie müssen mal wieder alle Unterlagen und Dokumente des gesamten Jahres archivieren und neue Ordner oder Mappen anlegen? Bevor Sie blindlings loslegen, überprüfen Sie doch erst einmal, ob Ihnen alle Materialien vorliegen. Meine Checkliste hilft dabei und wird so ruckzuck zur Bestell- oder Einkaufsliste, sodass schnell wieder Ordnung im Büro herrscht.

Streitpunkt: Lüften im Büro im Winter

Streitpunkt: Lüften im Büro im Winter

Frischluftfanatiker trifft auf „Frostbeule“ – und schon tun sich Abgründe im sonst so friedlichen Gemeinschaftsbüro auf. Den einen ist es sofort zu kalt, die anderen können in dem „Mief“ nicht denken. Wie finden Sie da eine gute Lösung? Denn das Reizthema, wie kalt oder warm es sein soll, hat auch mit dem „Wohlfühlen“ zu tun. Die Herausforderung ist: Es muss allen damit gutgehen.

Schnupfen-Knigge fürs Büro

Früher oder später erwischt es die meisten – im schlimmsten Fall liegt man mit einer ausgewachsenen Erkältung im Bett. Oft ist es nur eine leichte Erkältung und man gehört zu den Menschen, die sich hustend und niesend in Bus, Bahn und auch ins Büro begeben. Viele fragen sich dann, ob man in die Hand niesen sollte oder besser nicht. Und wohin mit den gebrauchten Taschentüchern?

Wärmetipps für „Frostbeulen“ im Büro

Wärmetipps für "Frostbeulen" im Büro

Winterzeit mit Kälte, Schnee und Frost – des einen Freud, des Andern Leid. Denn manche Menschen sind etwas „frösteliger“ als andere. Für die Kollegen stimmt die Raumtemperatur im Büro, dem „Frösteligen“ schauerts. Am liebsten würde er den Raum auf Saunaniveau aufheizen und Jacke und Schal gar nicht erst ablegen. Da dies normalerweise nicht geht, sind Sie vielleicht neugierig auf meine Tipps.

Krank ins Büro: Warum Sie dies vermeiden sollten

Krank ins Büro: Warum Sie dies vermeiden sollten

Halsschmerzen, Schnupfen, Gliederschmerzen – alles kein Grund, sich zu Hause auszukurieren? Jetzt beginnt wieder die Zeit, dass sich viele Menschen krank zur Arbeit schleppen. Dass das nicht sinnvoll ist, wissen Sie. Wissen Sie aber auch, warum es oft so schwierig ist, Nein zum Arbeiten zu sagen? Lesen Sie außerdem meine Vorschläge, wie Sie bei Krankheit die Übergabe Ihrer Arbeit gestalten.

Multitasking ist auch keine Lösung

Multitasking ist auch keine Lösung

Der Mythos vom Multitasking hält sich hartnäckig. Zu Unrecht. Es gibt dadurch keine Zeitersparnis, dafür aber eine deutlich höhere Fehlerquote. Trotzdem halten viele Menschen am Multitasking fest. Manchmal weil sie es gewohnt sind. Manchmal mangels Alternativen. Das Hin- und Hergespringe vermittelt Aktionismus – souverän ist es nicht. Lesen Sie, wie einfach die Alternativen sind.

Tagesgeschäft und Projektarbeit: Aufgaben schnell erledigen

Tagesgeschäft und Projektarbeit: Aufgaben schnell erledigen

Tagesgeschäft und Projektarbeit konkurrieren vor allem um eines: um Ihre Zeit. Dabei kommt die Projektarbeit oft ins Hintertreffen, denn die 1000 Dinge des Tagesgeschäfts finden mehr Beachtung, als Projektaufgaben, die noch nicht dringend sind. Und wieder ist ein Tag vorbei, ohne das Projekt vorangebracht zu haben. Statt „das hat ja noch Zeit“ favorisieren Sie doch die Haltung „weg ist weg!“ Hier erfahren Sie, wie Sie Aufgaben schnell erledigen können.

Schluss mit Ablage-Frust!

Wenn die Aufgabe „Ablage machen“ auf dem Programm steht, passieren in Büros die kuriosesten Sachen. Von plötzlich intensiven Internetrecherchen, endlich erledigter Korrespondenz bis zum Polieren der Büropalme wird erstaunlich viel geschafft. Alles nur, um nicht an die Ablage ran zu müssen. Mit der „so-tun-als-ob-Taktik“ und Ihren eigenen Büroregeln kommen Sie bestimmt ins Tun!

Endspurt 2013 und Unerledigtes anpacken: Aktionstag Klar Schiff

„Ich bin nicht dazu gekommen, die neue Ablage einzurichten“. Zudem ist der Schreibtisch nicht aufgeräumt, der Rechnungstext nicht geändert und über ein neues Konzept konnten Sie auch nicht in Ruhe nachdenken. Wer jetzt den Endspurt einlegen will, tut dies am besten mit Gleichgesinnten beim Aktionstag. Gemeinsamer, virtueller Start im Telinar, alleine umsetzen, zum Abschluss gemeinsam feiern.

Kundenorientierte Anrufbeantworteransage für Weihnachten

„Leider sind wir zurzeit nicht erreichbar …“. Benutzen Sie auch diese Standardfloskel beim Besprechen Ihres Anrufbeantworters? Die meisten Kunden oder Geschäftspartner freuen sich sicherlich über eine etwas interessantere Weihnachtsansage. Lesen Sie, was die Ansage für den Anrufbeantworter alles enthalten soll, was kann und was Sie unbedingt vermeiden sollten. Musteransage inklusive.

Endspurt für die Planung der Weihnachtsfeier 2013

Und wieder ist „plötzlich“ die Zeit der Weihnachtsfeiern. Wenn Sie dieses Jahr für die Vorbereitung zuständig sind, dann heißt es jetzt: Endspurt. Wahrscheinlich hätten Sie schon viel früher anfangen müssen. Aber „eigentlich“ war noch genug Zeit und „irgendwie“ sind Sie nicht dazu gekommen. Doch damit dann am Tag X auch alles klappt, wird es jetzt höchste Zeit, alles auf den Weg zu bringen.

Adventskalender: Software statt Schokolade

Hinter 24 Türchen verstecken sich 24 Softwarelösungen. Kostenfreie Programme für Ihren PC während der gesamten Vorweihnachtszeit. Lassen Sie sich überraschen, welche Programme Sie dieses Jahr im Adventskalender bei Chip Online finden können. Denn „Software statt Schoki“ ist die Devise für dieses Jahr.

Selbstständige aufgepasst: Jetzt die Jahresplanung 2014 erledigen

Selbstständige freuen sich über jeden Auftrag. Motiviert und engagiert wird abgearbeitet, was man selbst an Anfragen zugesagt hat. Doch dann die Enttäuschung: „Irgendwie“ sind nicht genug Tage am Stück frei, um in Kurzurlaub zu fliegen. Statt Halbfinale vom TV sitzt der Selbstständige am Projektabschluss. Damit dies 2014 anders wird, sollten Sie schon jetzt Ihre Jahresplanung 2014 erledigen.

So klappt die Übergabe mit Ihrer Urlaubsvertretung

„Hoffentlich übersieht sie keinen Termin“, und „Hauptsache er steigt durch mein Projekt durch“, sind oft geäußerte Bedenken, wenn jemand in den Urlaub geht. Mit „er“ und „sie“ kann eine interne, aber auch eine externe Urlaubsvertretung gemeint sein. In beiden Fällen bestimmt Ihre Vorbereitung, wie gut sich jemand an Ihrem Arbeitsplatz zurecht finden kann.

Von den Japanern lernen: 5S-Ordnung am Arbeitsplatz

Die Japaner entwickeln Systeme zur Verbesserung der Produktion. Wir nutzen diese Prinzipien gern zur Optimierung des Schreibtischmanagements. Denn eine gute Büroorganisation lebt von einer passenden Ordnung am Arbeitsplatz. 5S ist ein stimmiges System, das mit Sichten und Sortieren beginnt und mit Selbstdisziplin endet. Dabei klingt es strenger, als es ist.

So geht’s: Anrufbeantworter besprechen zum Brückentag

Muss man für einen Tag Abwesenheit extra den Anrufbeantworter besprechen? Es arbeitet wahrscheinlich sowieso niemand. Oder? Seien Sie kundenfreundlich und eindeutig, indem Sie Ihren AB besprechen. Einen konkreten Formulierungsvorschlag finden Sie in diesem Artikel. Dazu einen Formulierungsvorschlag, wie Sie in Ihrer E-Mail-Signatur schon vorab die auf die Abwesenheit hinweisen.

Tricksen Sie die Frühjahrsmüdigkeit im Büro aus

Endlich Frühling, die Vögel zwitschern, die Natur erwacht – nur der Mensch spielt da nicht mit. Abgeschlagenheit, Müdigkeit, und ein vermehrtes Schlafbedürfnis treten bei über der Hälfte der Bevölkerung jetzt auf. Es liegt an der Anpassung des Körpers von Winter auf Sommer. Doch Schonhaltung ist jetzt grundverkehrt. Erfahren Sie, wie Sie der Frühjahrsmüdigkeit in Ihrem Büroleben den Garaus machen.

Homeoffice: Mehr Frust als Lust?

Der langgehegte Wunsch, von zu Hause zu arbeiten, ist in Erfüllung gegangen. Doch langsam versickert die Freude und immer mehr Ärgerpunkte treten auf. Statt pauschal mit einem „läuft irgendwie nicht so gut“ zu reagieren, schauen Sie doch, wo es konkret hakt. Vielleicht hilft Ihnen dabei eine Untersuchung, die aufzeigt, was die Arbeit im Homeoffice behindert. Dazu gibt es hier erste Denkanstöße.

Termine planen und abstimmen mit internationalen Teamkollegen

Internationale Teams gehören immer öfter zum deutschen Büroalltag. Was auch die Terminabstimmung internationaler Teamkollegen beinhaltet. Wer da von deutschem Verhalten als Maßstab für den Rest der Welt ausgeht, stößt schnell auf kulturelle Unterschiede. Neben uns Deutschen mögen nur die Schweizer so lange Vorlaufzeiten. Lesen die das Ergebnis einer internationalen Studie sowie meine Tipps dazu.

Stressreport Deutschland: Kurztipps gegen die 4 Spitzenreiter

Die Stresskiller an deutschen Arbeitsplätzen sind seit über sieben Jahren unverändert: Multitasking, Termindruck, Monotonie und Unterbrechungen. Das zeigt der Stressreport Deutschland 2012. Lesen Sie Tipps, mit denen Sie gegensteuern können. Doch es gibt auch erfreuliche Zahlen: Alle Werte, die die Kollegialität betreffen, sind hoch in den 80-Prozent-Bereichen.

Papiermanagement: Vor- und Nachteile von Hängemappen

Hängemappen sind die kleinen Helfer, die klaglos schnell abgelegtes Papier verwahren. Kein „Lochen-Aufmachen-Einheften…“-Aufwand. Ein leichter Touch von Chaos haftet ihnen immer noch an. Doch bei richtiger Handhabung ist dies nicht gerechtfertigt. Sie bieten mehr Vorteile als Nachteile. Doch lesen Sie selbst!

Jahreszielplanung 2013: Damit Sie gut aufgestellt sind

Eine Jahreszielplanung ist Chefsache. Nur so gibt es klare Ziele, klare Entscheidungen und Vorgaben. Lesen Sie die 6 Schritte für Ihre Jahreszielplanung als Führungskraft oder Einzelunternehmer. Sie sind gar kein Chef, aber sonst kümmert sich niemand um eine Vorausplanung? Dann ist der Beitrag auch für Sie geeignet, damit Sie für 2013 gut gewappnet sind.

Planung für 2013: Jetzt Termine fürs Büro eintragen

Der Geschäftstermin wird gleich eingetragen, während private Termine oft Termine 2. Wahl sind. „Das habe ich im Kopf“ denken viele – und dann schnell vergessen. Damit Ihnen das 2013 nicht passiert, planen Sie doch einmal „privatorientiert“: Erst private Ereignisse des Jahres eintragen und dann die beruflichen. Hier erhalten Sie Tipps und einige hilfreiche Links zur Schnellsuche.

Feiertage 2013 – Brückentage für den Kurzurlaub

Wer nächstes Jahr erst zum nahenden Feiertag „aufwacht“, kann meist keine Urlaubstage mehr an die gesetzlichen Feiertage dranhängen. Wer jetzt schon weiß, wie die Feiertage liegen, kann strategisch einzelne Urlaubstage platzieren und kann so mit zusätzlichen Urlaubstagen viel freie Zeit herausholen. Eine Tabelle gibt konkrete Vorschläge und der Linktipp führt direkt zur WebApp.

ALPEN-Methode für selbst organisiertes Lernen und Prüfungen nutzen

Die ALPEN-Methode kann mehr als nur den „Tagesplan“. Sie kann auch für selbstgesteuertes Lernen beispielsweise eines Online-Lehrgangs oder zur Prüfungsvorbereitung eingesetzt werden. Die Systematik der ALPEN-Methode hilft Ihnen dabei, den zu erlernenden Lehrstoff über einen zur Verfügung stehenden Zeitraum zu planen. Das gibt Ordnung und Sicherheit. Und kann so auch die Prüfungsangst mindern.

Mit Kanban die Übersicht bei Projektaufgaben behalten

Projekte bearbeiten bedeutet das mehrschrittige Abarbeiten von Aufgaben über einen gewissen Zeitraum. Da heißt es, alle Details im Blick behalten. Sicher haben Sie dazu Ihre bewährten Abläufe. Vielleicht bietet die Grundidee des Kanban eine echte Alternative für Sie. Ich habe konkrete Vorschläge für Ihren Arbeitsplatz zusammengestellt.

Ideen für Adventskalender fürs Büro oder als Kundengeschenk

Schluss mit langweiligen Schoko-Adventskalendern! Haben Sie schon Ihren Adventskalender fürs Büro? Für sich, fürs Team oder für spezielle Kunden? Wenn Ihnen die üblichen Schokoladenkalender nicht gefallen und Sie nach sinnvollen Alternativen suchen, kommen jetzt einige Anregungen und Ideen für Sie. Ob Kaffee, Tee, Wein, Kosmetik oder als App – der Weihnachtskalender hat sich eindeutig weiterentwickelt!

So versenden Sie Ihre E-Mail-Rechnung

E-Mail-Rechnungen sind keine „Rechnungen 2. Klasse“. Sie unterliegen den gleichen gesetzlichen Anforderungen an eine Rechnung wie eine Papierrechnung. Wenn Sie hier patzen, bekommt Ihr Kunde als Rechnungsempfänger vielleicht Probleme. Doch damit Sie als Freiberufler oder Kleinunternehmer alles richtig machen, lesen Sie die folgenden Hinweise.

E-Mail-Rechnungen – so informieren Sie Ihre Kunden

Zeit- und Kostenersparnis sind die Argumente, um von Papierversand auf elektronische Rechnung umzustellen. Viele Freiberufler und Kleinunternehmer machen sich zu Recht Gedanken, wie das bei ihren Kunden ankommt. Und ob sie sich einfach so über die Wünsche und Gewohnheiten ihrer Kunden hinwegsetzen können. Diese Fragen kläre ich in diesem Artikel. Dazu erhalten Sie konkrete Vorschläge für Ihre Kundenkommunikation.

Mit E-Mail-Rechnungen Zeit und Geld sparen

Lange war eine Rechnung nur auf Papier und mit Unterschrift gültig. Seit einem Jahr sind auch Rechnungen per E-Mail-Versand erlaubt. Doch viele Kleinunternehmer und Freiberufler sind unsicher, ob und wie sie umstellen sollen. Und ob sich das für sie überhaupt lohnt. Lesen Sie meine Argumente dafür.

iPhone5 fürs Büro: Was taugt der Akku?

Das neue iPhone5 ist eines der besten Smartphones, das die Stiftung Warentest getestet hat. Dabei ist das Gehäuse ein echter Hingucker. Doch ist es auch robust genug, wenn es vom Außendienst oder auf der Baustelle genutzt wird? Der Schnelltest deckt deutlich auf, dass der Akku wieder einmal die Achillesferse des Luxus-Smartphones ist.

Worauf Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters achten sollten

„Dies ist der Anrufbeantworter von …“ – mit dieser Floskel wollen Sie Ihren Anrufbeantworter vor dem Sommerurlaub nicht besprechen. Doch so schnell fallen Ihnen keine Alternativen ein. Die gibt es jetzt zum Auswählen in diesem Artikel. Dazu Hinweise, an welche Informationen Sie unbedingt denken und was Sie unbedingt vermeiden sollten.

Bleistifte im Büro: Nützlich oder antiquiert?

Bleistifte? Wer nutzt diese Stifte schon noch im Zeitalter von Smartphone, Tablet-PC und Gelschreiber? Scheint, als hätte er ausgedient. Dabei hat der Bleistift im Büro einige Nischen optimal besetzt. Und er kann mehr als nur schreiben, er ist auch ein sehr gutes Zeigeinstrument. Folgen Sie mir zurück in die Welt der Bleistifte!

So machen Sie Ihre Urlaubsvertretung wirklich fit

Wenn Ihre Urlaubsvertretung Sie gut vertreten soll, müssen Sie an vieles denken: Wiedervorlage, Kennwörter und laufende Projekte gehören ebenso dazu wie Routineaufgaben. Alles muss perfekt sein für die Einweisung und Übergabe. Lesen Sie, wie eine Spezialliste für Aufgaben aussehen kann und wie Sie Projekte übersichtlich darstellen.

Wie unsicher ist Ihr (berufliches) Smartphone?

Computer sind gefährdet durch Viren & Co, das weiß mittlerweile jedes Kind. Doch viele Smartphone-Nutzer gehen eher sorglos, unachtsam und manchmal sogar naiv mit Ihrem Gerät um. Dabei ist die Schadsoftware bereits auf den Smartphones angekommen. Lesen Sie, was Sie tun können, damit sensible Firmendaten nicht in falsche Hände gelangen.

Wie viel Zeit bleibt für Ihre eigentliche Arbeit übrig?

Sicher wissen Sie, dass Sie mit Suchen und Warten viel Arbeitszeit verlieren. Die fehlt dann für eigentliche Aufgaben. Doch wobei genau verlieren Sie wie viel Zeit? Eine interaktive PDF-Datei rechnet Ihnen in Stunden und Prozent vor, wo die Schwachstellen sind. Die Umsetzung? Entweder finden Sie eigene Ideen, lesen Lösungsvorschläge auf experto.de oder Sie bestellen „Ihren“ Artikel direkt bei mir.

Mit Post-its strukturierter arbeiten

An Post-its scheiden sich die Geister: Von den einen heißgeliebt, von den anderen rigoros als „chaotische Zettelwirtschaft“ abgelehnt. Doch dieses Urteil ist etwas verkürzt. Denn mit den richtigen Post-its an der richtigen Stelle wird klarer strukturiert und kommuniziert. Das glauben Sie nicht? Lesen Sie den kurzen Beitrag.

Erkennen Sie diese Warnzeichen schlechter Büroorganisation

Die Büroorganisation ist fast etwas „Lebendiges“, denn Sie sollte immer wieder gehegt, gepflegt und verbessert werden. Einige Schwachstellen entwickeln sich erst im Laufe der Zeit. Dann läuft der Betrieb trotzdem weiter – aber es ist Sand im Getriebe. Überprüfen Sie, ob die folgenden Warnzeichen auch bei Ihnen auftreten.

Terminabsprache einfach, schnell und in großen Gruppen

Terminkoordination kann in großen Gruppen oder virtuellen Teams schnell viel Arbeitszeit fressen. Doch welche Vor- und Nachteile gibt es, wenn Sie Termine direkt mit den Teilnehmern, am Telefon, per Mail, per Kalenderabgleich oder per Doodle abstimmen? Die „perfekte“ Terminkoordination gibt es nicht. Überprüfen Sie anhand klarer Kriterien, ob Sie optimal bei der Terminabsprache vorgehen.

Wie gut haben Sie die Aktualisierung Ihrer Webseite geplant?

Die Webseite ist ein Aushängeschild für ein Unternehmen oder für Freiberufler. Veraltete Informationen haben da nichts zu suchen. Zwei Jahre alte „neue Meldungen“ sind keine Seltenheit. Doch das hektische, ungeplante sofortige Einpflegen jeder Kleinigkeit ist aus organisatorischen Gründen auch nicht sinnvoll. Was also: Planung oder Aktualität? Oder geht doch beides?