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So setzen Sie Prioritäten

Lesezeit: 3 Minuten Den ganzen Tag haben Sie fleißig und vielleicht auch hektisch gearbeitet und dann zum Feierabend das: Das Gefühl, nicht zu den Sachen gekommen zu sein, die Sie sich vorgenommen hatten. Das Gefühl, nicht die wirklich wichtigen Aufgaben erledigt zu haben. Damit Sie Prioritäten setzen können, gebe ich Ihnen klare Kriterien an die Hand. So entkommen Sie der Dringlichkeitsfalle.

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So setzen Sie Prioritäten

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Kennen Sie das? Sie stürzen sich mit Elan auf Ihr E-Mail-Postfach. Und Sie erledigen dies mit hohem Aufwand. Doch leider steht dieser in keinem Verhältnis zum Ergebnis. Wichtige Aufgaben werden aufgeschoben, Ablenkungen wie Gespräche mit Kollegen oder Telefonate dagegen wird gerne nachgegangen. Man ist immer beschäftigt und arbeitet viel – aber hat man auch viel geleistet?

Andere Personen wiederum geraten in eine Dringlichkeitsfalle. Ein Kollege braucht jetzt gleich die Zahlen für seinen Bericht, eine Kollegin hätte gern einige Details für ihre Präsentation mit Ihnen besprochen. Eilig ja – für die Kollegen. Eilig für Sie? Wahrscheinlich nicht. Wichtig für Sie? Wahrscheinlich auch nicht.

Und doch führt die Beschäftigung mit solchen Aufgaben dazu, dass am Ende des vollen Arbeitstages wesentliche Aufgaben liegen geblieben sind. Und das, obwohl Sie den ganzen Tag richtig Gas gegeben haben. Doch wie behalten Sie Wesentliches im Blick?

Prioritäten richten sich nach Ihren Hauptaufgaben

Das Bilden von Prioritäten ist ein ganz wesentliches Element zur Reduzierung von Zeitdruck und Verbesserung der Selbstorganisation. Grundsätzliche Voraussetzung für die Bestimmung von Prioritäten ist die Antwort auf die Frage: Wofür werde ich bezahlt? Erst wenn die Hauptaufgabe klar und mit dem Vorgesetzten abgestimmt ist, können Aufgaben entsprechend ihrer Priorität bewertet werden.
Wenn die Hauptaufgabe klar ist, beachten Sie die folgenden Prinzipien:

  • Unterteilen von Tages- und Wochenplänen nach Muss-Aufgaben = eher wichtig und Kann-/Soll-Aufgaben
  • Unterteilung der Aufgaben nach „wichtig“ und „dringlich“ (dazu weiter unten mehr)
  • Entscheidung, welche Aufgaben die wichtigsten und welche weniger wichtig sind
  • Entwickeln einer langfristigen Planung: Jahresplan, Quartals- und/oder Monatsplan
  • Enwickeln einer kurzfristigen Planung: Wochen- und Tagesplan

Konsequent und mit Disziplin vorgehen

Eine einfache Technik, Ihre Aktivitäten zu planen ist: Schreiben Sie am Vortag eine Liste (oder erstellen Sie eine Mindmap) mit Tätigkeiten für den nächsten Tag. Berücksichtigen Sie dabei Pufferzeiten. Numerieren Sie die Liste nach Wichtigkeit und beginnen Sie am nächsten Morgen sofort mit der Nummer eins. Machen Sie nichts anderes, bis Sie diese Aufgabe abgeschlossen haben. Dann beginnen Sie mit Nummer zwei. So schaffen Sie vielleicht nicht alles, aber auf jeden Fall das Wichtigste.

Eine Alternative kann es sein, Ihre drei wichtigsten Aufgaben des Tages in großer Schrift auf ein Whiteboard oder einen Flipchartbogen zu schreiben. So haben Sie automatisch Ihre drei wichtigsten Aufgaben als Herausforderung im Blick.

Beherrschen Sie die ABC-Analyse wirklich?

Hierbei schreiben Sie zusätzlich jeder Aufgabe eine Priorität zu nach den beiden Kriterien wichtig und dringend:

  • wichtig = Sache, Inhalt, Bedeutung, Wertigkeit
    Dieser Aspekt verändert sich nicht. Ist eine Aufgabe einmal „unwichtig“, wird sie vielleicht dringender, aber nicht wichtiger. Die Bedeutung bleibt dieselbe.
  • dringend = Zeitfaktor, Fälligkeit, Termin
    Dieser Aspekt verändert sich, wenn ein Termin näher rückt oder fällig wird. Die Aufgabe wird eiliger, aber nicht wichtiger im Sinne der Bedeutung.

A = höchste Priorität

  • wichtig = ja
  • dringend = ja
  • Wann erledigen? Als Erstes, sofort …
    Bringt den größten Nutzen, können nur Sie selbst erledigen.
  • Tipp: Diese Aufgaben zu den leistungsfähigsten Zeiten erledigen.
  • Tipp: Vergeben Sie eine Reihenfolge wie A1, A2, A3 …

B = mittlere Bedeutung

  • wichtig = ja
  • dringend = nein
  • Wann erledigen? „Danach“, zeitnah, bald …
  • B-Aufgaben bilden oft die Grundlage für A-Aufgaben. Häufig sind es Routineaufgaben.
  • Tipp: Erledigen Sie die Aufgabe, bevor sie dringend wird.

C = kaum eine Bedeutung für langfristige Ziele

  • wichtig = nein
  • dringend = nein
  • Wann erledigen? Wenn A- und B-Aufgaben erledigt sind.
  • Die meisten Unterbrechungen gehören hierzu. Wenn möglich: ersatzlos streichen. Aber: oft sind es die Dinge, die einem am meisten Spaß machen. Der größte Anteil der Arbeit liegt oftmals (bis zu 65%) bei C-Aufgaben.
  • Tipp: C-Aufgaben möglichst delegieren oder automatisieren.
  • Tipp: Erledigen Sie die Aufgabe, bevor sie dringend wird. Wichtiger wird sie nicht, aber durch den Zeitfaktor erscheint sie plötzlich wie eine A- oder B-Aufgabe. Dabei wurde sie nur dringender, aber nicht wichtiger!

Jetzt sind Sie dran – Umgang mit Prioritäten

Halten Sie Disziplin – hier müssen Sie eventuell Ihre Gewohnheiten verändern. Wenn Sie Ihre wichtigsten Aufgaben kennen, arbeiten Sie an diesen und nicht an anderen Sachen, die Sie gern tun, bei denen Sie sich sicher fühlen, bei denen Sie sich beliebt machen, die aber nicht so wichtig sind. Und vor allem: Geraten Sie nicht in die Dringlichkeitsfalle. Die führt dazu, dass Sie an dringenden, aber unwichtigen Aufgaben arbeiten.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: Konstantin Yuganov / stock.adobe.com

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