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Tun Sie etwas gegen die 3 Produktivitätskiller: Ablenken, Aufschieben, Aufgaben nicht beenden

Lesezeit: 3 Minuten Wir verzetteln uns oft bereits in der ersten Stunde im Büro. Und wir sind Weltmeister darin, trotz Aktionismus nicht wirklich das zu schaffen, was wir uns vorgenommen haben. Und nur weil wir den ganzen Tag auf der Arbeit sind und beschäftigt wirken, bedeutet das nicht, dass wir auch produktiv sind. Lesen Sie die Denkanstöße und Tipps zur Abhilfe von drei typischen Produktivitätskillern.

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Tun Sie etwas gegen die 3 Produktivitätskiller: Ablenken, Aufschieben, Aufgaben nicht beenden

Tun Sie etwas gegen die 3 Produktivitätskiller: Ablenken, Aufschieben, Aufgaben nicht beenden

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Kennen Sie das? Sie stehen vor Ihrem Büroschrank, nehmen einen Ordner heraus und schlagen ihn auf. Siedend heiß fällt Ihnen ein, dass Sie einer Kollegin noch eine Nachricht übermitteln wollten. Doch vorher rufen Sie noch schnell Ihre Mails ab. Sie merken selbst, wie unkonzentriert Sie sind. Richtig fertig wird auch nichts, obwohl Sie den ganzen Tag beschäftigt sind. Dazu noch die vielen Unterbrechungen durch Kollegen, Besucher und das Telefon.

Aufgeschobene Aufgaben markieren

Sie schieben Aufgaben immer wieder vor sich her? Das wird auch als „Aufschieberitis“ bezeichnet. Wenn das bei Ihnen so ist, versuchen Sie sich selbst auszutricksen, um dieses Problem zu lösen.

Denkanstoß: Es gibt viele Gründe für das wiederholte Aufschieben von Aufgaben. Ein Grund beispielsweise ist, dass man zu irgendeinem Zeitpunkt annahm, dass die Aufgabe eine gewisse Priorität habe. Oft ist es jedoch so, dass sich herausstellt, dass die Aufgabe gar nicht wichtig ist. Anstatt diese Aufgabe zu löschen, wird sie immer weiter geschoben. Es geht also letztendlich darum das Thema zu „entscheiden“.

Abhilfe: Wenn Sie merken, dass Sie eine Aufgabe wahrscheinlich aus diesem Grund immer weiter terminieren = aufschieben, dann versuchen Sie am besten, die Aufgaben sofort beherzt zu löschen bzw. auf Ihrer Liste durchzustreichen.

In hartnäckigen Fällen versuchen Sie es mit diesem Vorgehen: Wann immer Sie sich vornehmen, diese Aufgabe zu erledigen und es nicht tun, bekommt die Aufgabe z. B. einen roten Punkt. Oder in einer elektronischen Liste einen Sonderzeichen wie „#“ angefügt. Und jetzt kommt’s: Wenn die Aufgabe drei rote Punkte hat, wird sie entweder sofort erledigt oder endgültig gelöscht bzw. gestrichen. Ohne Ausnahme. Konsequent.

Tricksen Sie Langeweile oder Frust aus

Sie lassen sich zu oft von aktuellen Aufgaben und Ihrem Tagesplan ablenken? Mal eben schnell die  Mails gecheckt, im Internet gesurft oder einen Kollegen aufgesucht? Und derweil geht es mit Ihren Aufgaben nicht voran?

Denkanstoß: Überprüfen Sie, ob Sie sich zuweilen auch ganz „gern“ von ungeliebten oder langweiligen Aufgaben ablenken lassen. Oder wenn Sie bei einer Aufgabe an einer schwierigen Stelle sind.

Abhilfe: Minimieren Sie alle Unterbrechungen von außen. Lassen Sie keine selbstgemachten Ablenkungen zu. Motivieren Sie sich, dass Sie „nur“ noch den nächsten kleinen Schritt dieser Aufgabe machen. Und dann wieder den nächsten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.

Wenn es Ihnen besonders schwer gefallen ist, konzentriert zu bleiben, dann belohnen Sie sich doch. Und das kann dann durchaus „10 Minuten im Internet daddeln“ sein. Aber eben erst hinterher!

Wenn Aufgaben nie beendet werden

Sie beenden Ihre Aufgaben nicht. Wenn das immer bei Ihnen vorkommt, sollten Sie Ihr Verhalten konsequent auf den Prüfstand stellen.

Denkanstoß: Manchmal ist es „nur“ eine schlechte Angewohnheit. Eine schlechte Angewohnheit wie die mancher Menschen, die in ihrer Kaffeetasse immer einen Rest Kaffee lassen. Immer, auch wenn der Kaffee noch heiß genug zum Trinken wäre. Dafür gibt es nicht wirklich ein Grund. Und trotzdem bleibt immer ein Rest über, der nicht getrunken wird. Komische Angewohnheit, nicht wahr?

Zurück zur Aufgabe. Nicht abgeschlossene Aufgaben verlängern unnötig Ihre To-do-Liste. Das wiederum stresst und frustriert. Zudem können wir uns an nicht-erledigte Dinge besser erinnern als an erledigte. Das untermauert das eigene Selbstbild.

Abhilfe: Gewöhnen Sie sich an, Ihre Aufgaben konsequent zu beenden, sobald Sie damit anfangen. Machen Sie es sich zur Regel, wann immer der Impuls zum Aufhören kommt, sofort einen Timer auf zehn Minuten zu stellen. So lange arbeiten Sie auf jeden Fall an der angefangen Aufgabe weiter. Wenn Sie die Aufgabe innerhalb dieser Zeit nicht fertig bekommen, dann machen Sie immer diese letzten Aktion: Notieren Sie, wie die nächste drei Schritte dieser Aufgabe aussehen. Dann werden Sie beim nächsten Aufgreifen der Aufgabe schnell wieder im Thema sein und die Aufgabe dann endgültig beenden können.

Jetzt sind Sie dran – Ablenkungen & Co.

Ganz bestimmt brauchen wir die kleinen Zwischendurch-Schwatze und Trödeleien ebenso wie kleine Aussetzer in Tagträumen. Doch viele Menschen sind im Büro in hohem Maße unproduktiv. Deshalb empfehle ich Ihnen, die kleinen Auszeiten zwischendurch bewusst zu setzen und während der Arbeit das Ziel zu haben, produktiv zu sein. Vielleicht haben Sie sich beim Lesen selbst erkannt? Dann probieren Sie die Empfehlungen oder Ihrer eigenen Ideen am besten sofort aus. Nur „wissen“ reicht allerdings nicht, Sie müssen es auch „tun“.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: lichtmeister / stock.adobe.com

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