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Setzen Sie Prioritäten!

Lesezeit: 2 Minuten Haben Sie häufig das Gefühl, in Arbeit zu ertrinken? Auf Ihrem Schreibtisch herrscht Chaos, die Papierberge stapeln sich? Und Sie wissen überhaupt nicht mehr, was Sie zuerst machen sollen? Häufig entscheiden Sie sich für Aufgaben, die nicht wirklich wichtig sind? Ihre Motivation ist dadurch im Keller? Versuchen Sie es doch mal mit der Eisenhower-Methode.

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Setzen Sie Prioritäten!

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Eisenhower-Prinzip
Die praktische Hilfe geht auf den amerikanischen General und späteren Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück. Dabei werden alle zu erledigenden Aufgaben anhand der beiden Kriterien Dringlichkeit und Wichtigkeit eingeteilt. Es ergeben sich dadurch vier Möglichkeiten.

Wichtige und dringliche Aufgaben
In diese Kategorie gehören Aufgaben, die für Sie von hoher Bedeutung sind und sowohl wichtig als auch dringlich sind. Diese Aufgaben genießen höchste Priorität und sollten sofort bearbeitet werden. Solche Aufgaben dürfen nicht delegiert werden. In der Regel sind bei derartigen Aufgaben Termine oder Fristen einzuhalten. Häufig fühlen wir uns dadurch unter Druck gesetzt.

Versuchen Sie deshalb, jeden Tag mit einer solchen Aufgabe zu beginnen. Widmen Sie sich Ihren wirklich vordringlichsten und wichtigsten Aktivitäten!

Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben
Diese Aufgaben sind wichtig, aber nicht dringlich. Sie werden es allerdings früher oder später, wenn sie nicht bearbeitet werden. Solche Aufgaben können auch delegiert werden, so lange sie nicht dringlich sind. Versuchen Sie, jeden Tag so viele wie möglich davon zu bearbeiten. Lassen Sie nicht zu, dass diese Aufgaben irgendwann dringlich werden. Setzen Sie sich nicht unnötig unter Druck. Beginnen Sie rechtzeitig.

Dringliche, aber nicht wichtige Aufgaben
Hierunter fallen alle Aufgaben, die dringlich, aber nicht wichtig sind. Häufig müssen auch hier Termine oder bestimmte Zeiten eingehalten werden, die aber schon länger bekannt sind. Erst durch das Aufschieben werden sie zu dringlichen Aufgaben. Um das zu vermeiden, sollten Sie solche Aufgaben, wenn möglich, frühzeitig delegieren.

Unwichtige und undringliche Aufgaben
Bei zahlreichen Aufgaben orientieren wir uns nicht an der Wichtigkeit einer Aufgabe, sondern an anderen Kriterien, wie an unseren Vorlieben etc. und verbringen mit solchen Aufgaben sehr viel Zeit. Oftmals sind es Aufgaben, die uns leicht fallen oder gar Spaß machen. Vergegenwärtigen Sie sich aber, dass es diese Aufgaben sind, die uns die meiste Zeit stehlen. Diese Aufgaben bringen meistens keinen wirklichen Nutzen. Sie sind weder wichtig, noch dringlich.

Solche Aufgaben können Sie allenfalls zwischendurch, beispielsweise am Telefon, erledigen. In der Regel gehören aber solche Aufgaben in die Ablage oder vielleicht sogar in den Papierkorb. Notfalls können Sie auch versuchen, solche Aufgaben zu delegieren.

Tipp
Für Ihren Erfolg ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie sich Ihren wichtigsten Aufgaben widmen.

Stellen Sie deshalb eine Liste mit den zu erledigenden Aufgaben auf und ordnen Sie diese nach den oben beschriebenen Kriterien. Sinnvoll ist auch ein Postkorb-System, das mit den vier Kategorien beschriftet wird. Sortieren Sie künftig immer alle Aufgaben bzw. Tätigkeiten in den entsprechenden Postkorb ein.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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