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Delegieren im Büro: Aber was? (Teil 3)

Lesezeit: 2 Minuten Delegieren ja – aber keine Ahnung, was dafür geeignet ist und was Sie selbst erledigen sollten? Dann schaffen Sie sich eine Übersicht mit unserer Arbeitshilfe.

2 min Lesezeit

Delegieren im Büro: Aber was? (Teil 3)

Lesezeit: 2 Minuten

Kennen Sie das? Sie betreiben nur noch Krisenmanagement und versuchen alles irgendwie hin zu bekommen. Vor lauter "wichtig" und "dringend" und "ich zuerst" wissen Sie kaum noch, wie Sie Ihre Arbeit schaffen sollen. "Du musst mehr delegieren." empfiehlt ein Freund, doch das löst bei Ihnen vielleicht eher Ratlosigkeit aus? Begleitet von einem "was bloß?" und "wie?". Sie würden also gerne Aufgaben delegieren, haben aber nur eine vage Vorstellung davon, welche Ihrer Aufgaben geeignet sind?

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Do’s und dont’s beim Delegieren
Leider gibt es keine allgemeingültige und vollständige Übersicht der Aufgaben, die zum Delegieren geeignet sind. Welche Aufgaben sich zum Delegieren anbieten, muss im Einzelfall und je nach Situation entschieden werden. Als Orientierung kann die folgende Darstellung dienen:

Gut geeignet zum Delegieren

  • Routineaufgaben,
  • Aufgaben, die gut zu isolieren und zu begrenzen sind,
  • Aufgaben ohne viel Abstimmungsbedarf,
  • Gut vorbereitete Aufgaben, die anhand von Checklisten erfüllt werden können,
  • Aufgaben, für die es bereits erfolgreiche Vorgaben und Vorlagen gibt (beispielsweise aus dem Vorjahr),
  • Spezialistentätigkeiten (Spezialisten engagieren).

Nicht zum Delegieren geeignet

  • Leitungsaufgaben,
  • Personalangelegenheiten,
  • vertrauliche Vorgänge und
  • alles, was ungewöhnlich und dabei wichtig ist.

Delegieren beginnt mit Ihrer Übersicht
Wenn Sie delegieren wollen, müssen Sie sich zunächst einen Überblick über Ihre Aufgaben verschaffen. Welche Aufgaben genau sind mit Ihrer Position und Funktion verbunden? Erstellen Sie in Form einer Liste eine Übersicht aller Aufgaben, beispielsweise für den kommenden Monat oder ein Projekt.

Der zweite Schritt zu Ihrer Übersicht geeigneter Aufgaben ist, die anstehenden Aufgaben in Kategorien zu unterteilen. Dann können Sie schnell ein Entscheidungssystem entwickeln, welche Aufgaben Sie delegieren möchten und welche Aufgaben Sie auch zukünftig selbst erledigen. Hier eine Arbeitshilfe dazu – ordnen Sie Ihre Aufgaben aus der erstellen Liste in die entsprechende Kategorie ein:

Delegieren vorbereiten mit der Arbeitshilfe "Übersicht über meine Aufgaben"

Routineaufgaben

  • Rechnungen schreiben
  • Kopierpapier auffüllen
  • Geburtstagskarten vorbereiten
  • Ablage
  • Korrespondenz
  • Erfassen von Geschäftsdaten

Einmalige, einfache Aufgaben

  • Belege kopieren und aufkleben
  • neue Ordner nach vorgegebenem System anlegen
  • annehmen einer Postsendung
  • Post- und andere Erledigungsgänge
  • Kopieraufträge 

Aufgaben, in denen ein anderer besser ist als Sie

  • Grußwort schreiben
  • Buchhaltung
  • Software oder Hardware einrichten

Komplexe, anspruchsvolle Aufgaben

  • Marketingkampagne planen
  • Projektplanung

Aufgaben, die direkt mit Ihrer Person verbunden sind

  • Besprechung leiten
  • Kundentermin wahrnehmen

Aufgaben, die Sie auf jeden Fall selbst erledigen wollen

  • Angebote erstellen
  • Kostenkalkulation
  • Bewerberauswahl

Abschluss-Check zu Teil 3

  • Haben Sie sich einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben verschafft?
  • Haben Sie entschieden, welche Aufgaben Sie delegieren wollen?
  • Haben Sie entschieden, welche Aufgaben zukünftig für Sie "Chef-Sache" bleiben?

Wenn Sie Ihre Aufgaben in diese Kategorien einordnen, werden Sie sehr schnell – auch für die Zukunft – einen guten Überblick haben, welche Ihrer Aufgaben zum Delegieren geeignet sind und welche nicht. Jetzt brauchen Sie nur noch Klarheit darüber, wer für welche Aufgabe geeignet ist.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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