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Erfolgreich delegieren: Ziel, Hilfsmittel und richtiger Zeitpunkt

Lesezeit: 2 Minuten Führungskräfte brauchen Zeit für ihre Führungsaufgaben. Deshalb müssen sie auch liebgewonnene Sachaufgaben an ihre Mitarbeiter erfolgreich delegieren. Doch welche Aufgaben und an wen? Wenn diese beiden Fragen geklärt sind, ist das ein guter Start. Aber: Warum eigentlich, was muss ich bedenken und welche Zeitvorgaben sind zu beachten? Diese wichtigen Aspekte gehen oft unter - Unklarheit entsteht, Frustration kommt auf. Geht es auch anders?

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Erfolgreich delegieren: Ziel, Hilfsmittel und richtiger Zeitpunkt

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Die Checkliste "W-Regeln" hilft Führungskräften bei der optimalen Vorbereitung. Wenn geklärt ist, welche Aufgaben Sie delegieren wollen, beantworten Sie sich die nächste Frage: an wen? Mehr dazu lesen Sie im Teil 1 der Serie "Erfolgreich delegieren". Die Fragen zum Zweck des Delegierens, zu den erforderlichen Hilfsmitteln sowie zur Terminierung sind jedoch Punkte, die Sie nicht vernachlässigen sollten.

Zweck des Delegierens: Warum soll Ihr Mitarbeiter das tun?
Mitarbeiter wollen wissen, wozu ihre Arbeit gut ist. Gerade das fehlende Wissen um Sinn und Gesamtzusammenhang der Arbeit macht z. B. Fließbandarbeit so demotivierend. Viele Mitarbeiter sehen nie das Endergebnis, sondern nur ein kleines Bruchstück des Gesamtwerkes. Wie sollen sie sich da mit dem Gesamtergebnis identifizieren?

Wenn Mitarbeiter die Wichtigkeit ihrer Aufgabe kennen, wenn sie wissen, wie ihre Arbeit zum Team- und Unternehmenserfolg beiträgt, steigt automatisch die Motivation.
Vermitteln Sie also als Führungskräfte den Sinn, der hinter der zu delegierenden Aufgabe steckt:

  • Welchem Zweck dient die Aufgabe?
  • Was genau ist das Ziel? Wozu ist diese Aufgabe gut?
  • Was soll mit dieser Aufgabe erreicht werden?
  • Was passiert, wenn die Aufgabe nicht oder nur unvollständig erledigt wird? Welche Konsequenzen hat das für das Team und/oder das Unternehmen?
  • Was passiert, wenn ein anderer Weg eingeschlagen wird, als den, den Sie sich als Führungskraft sich vorgestellt haben?

Hilfsmittel zum erfolgreichen Delegieren: Wie soll Ihr Mitarbeiter das tun?
Gerade wenn Sie zwar neu in der Führungsrolle sind, jedoch eine Sachaufgabe lange Zeit selbst erledigt haben, wissen Sie ganz selbstverständlich, was Sie zur Erledigung der Aufgabe brauchen. Dieses Wissen hat Ihr Mitarbeiter ganz sicher (noch) nicht. Er braucht die Unterstützung seiner Führungskräfte, die ihn anleiten, unterstützen und auf die Rahmenbedingungen hinweisen. Fragen Sie also:

  • Welche Hilfen stehen zur Verfügung (interne Abteilungen, externe Unterstützung)?
  • Welche Verfahren sollen angewendet werden?
  • Welche Regeln oder Vorschriften sind zu beachten?
  • Welche Abteilungen und/oder Personen sind zu informieren?
  • Welche Informationen sind wann und für wen nötig?
  • Welche Kosten dürfen entstehen?
  • Welche Geräte/Technik/Rahmenbedingungen braucht der Mitarbeiter?
  • Welche Unterlagen werden benötigt?

Termine einhalten: Wann soll die delegierte Aufgabe erledigt sein?
Was nutzt Ihnen eine Arbeitsentlastung durch das Delegieren von Aufgaben, wenn das Ergebnis zu spät vorliegt? Unannehmlichkeiten, Ärger, Frustration auf allen Seiten! Ihr Mitarbeiter kann nur zielorientiert arbeiten, wenn er Terminvorgaben hat. Dann kann er selber Prioritäten setzen und seine Arbeit besser planen. Führungskräfte tun also gut daran, Aufgaben zu terminieren (wie es so schön auf neu-deutsch heißt):

  • Wann muss mit der Arbeit begonnen werden?
  • Wann muss die Arbeit abgeschlossen sein?
  • Welche Zwischentermine gibt es?
  • Wann muss die Führungskraft über den Fortschritt der Aufgabe unterrichtet werden?
  • Welche kritischen Ereignisse gibt es, von denen Sie als Führungskraft informiert sein müssen?
  • Wann muss die Führungskraft kontrollieren und ggf. eingreifen?

Diese Checkliste sollten (junge) Führungskräfte einerseits im Vorfeld einer zu delegierenden Aufgabe mit sich selbst klären. Andererseits gibt diese Checkliste aber auch gute Anhaltspunkte für das Gespräch, das Sie mit Ihrem Mitarbeiter führen sollten, wenn Sie ihm eine neue Aufgabe übertragen. Eine gute Vorbereitung beim Delegieren von Aufgaben hilft Führungskräften darüber hinaus, Konflikte zu vermeiden.

Vergessen Sie nicht: Gute Arbeit muss "belohnt" werden. Loben Sie Ihren Mitarbeiter für seine erfolgreiche Arbeit, das steigert seine Motivation für zukünftige neue Aufgaben.

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