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Aufgaben im Unternehmen sinnvoll delegieren

Lesezeit: 2 Minuten Wenn Führungskräfte glauben, alles selber und besser machen zu können, brauchen sie sich nicht zu wundern, wenn sich die Mitarbeiter zur Ruhe setzen. Die Alternative heißt: Aufgaben delegieren. Doch das ist leichter gesagt als getan. Denn wer Aufgaben überträgt, der muss auch die Kompetenz und Verantwortung für die auszuführenden Aufgaben aus den Händen geben. Wie werden Aufgaben am besten delegiert?

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Aufgaben im Unternehmen sinnvoll delegieren

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Delegieren ist

  • unliebsame, langweilige Aufgaben an irgendeinen Mitarbeiter abgeben, der weder dafür geeignet noch zuständig ist. Falsch! Das wäre Abschieben. Und Abschieben hat mit Delegieren rein gar nichts zu tun.
  • Aufgaben an einen Mitarbeiter übertragen, der dafür die fachliche Kompetenz hat (oder noch gezielt erwerben wird), der über die zeitlichen Ressourcen verfügt, die Arbeit zu übernehmen, und der aus der Aufgabendelegation persönliche Weiterentwicklung und Arbeitszufriedenheit ziehen kann. Richtig! Doch damit tun sich manche Führungskräfte schwer, geben sie doch Macht, Kompetenz und Verantwortung aus der Hand.

Was haben Führungskräfte davon, wenn sie sich darauf einlassen, Aufgaben zu delegieren?

Führungskräfte werden durch Delegieren von Routineaufgaben entlastet
Führen braucht Zeit. Mitarbeitergespräche, Teambesprechungen, Teilnahme in (Führungs-)Gremien, Konzeptarbeit, Berichte erstellen, Planung, Kontrolle etc. erledigen sich nicht nebenher. Auch wenn manche (unerfahrene) Führungskraft glaubt, Führen sei ein Job, den man so ein bisschen neben der eigentlichen (Sach-)Arbeit herlaufen lassen könnte. Führungskräfte müssen daher Routine- oder Sachaufgaben abgeben, wenn sie genügend Zeit zum Führen haben wollen.

Führungskräfte brauchen Zeit für ihre Kernaufgabe – und das ist Führen
Viele Führungskräfte springen schnell selbst ein, wenn durch Personalausfälle Not am Mann (oder der Frau) ist. Löblich, werden Sie sagen. Der oder die ist sich für nichts zu schade, packt überall mit an. Es soll Führungskräfte geben, die wochenlang kein freies Wochenende haben, weil sie allzeit bereit sind und jeden drohenden Dienstausfall selbst übernehmen. Und dann klagen, sie hätten für Führungsaufgaben keine Zeit. Doch Führen heißt, die Koordination zu übernehmen, nicht alles selber zu machen.

Durch Delegieren gewinnen Führungskräfte Zeit für ihre wesentlichen Führungsaufgaben
Führungskräfte brauchen eine Vorstellung davon, wer welche Aufgaben zu welchem Zeitpunkt im Team übernehmen kann. Durch das zielorientierte Delegieren der richtigen Aufgabe an die richtige Person entlasten sich Führungskräfte wesentlich – um Zeit dafür zu haben, das Team zu lenken, zu leiten und zu koordinieren.

Delegieren ist wichtig für das Zeit- und Selbstmanagement der Führungskraft
Denn Führungskräfte müssen leistungsfähig sein. Sie sind der Kapitän, der das Team-Schiff steuert und durch die oftmals raue See bringt. Wenn die Teamleitung in Krisensituationen als erster den Kopf verliert und wegen Überlastung schlapp macht, ist das nicht förderlich für den Teamerfolg. Delegieren hilft, sich und seine Zeit im Sinne der Erfüllung der Führungsaufgabe selbst zu managen.

Durch Delegieren nutzen Führungskräfte das Expertenwissen ihrer Mitarbeiter
Die Zeiten sind vorbei, in denen Führungskräfte den unangefochtenen Expertenstatus hatten und in Wissen und Fertigkeiten allen Mitarbeitern überlegen waren. Teams setzen sich aus einer Vielzahl von unterschiedlichen Menschen mit unterschiedlichen Fertigkeiten und Fähigkeiten zusammen. Die Führungskraft kann dieses verteilte Wissen durch geschickte Aufgabenzuteilung nutzbar machen. So werden die Potentiale der Mitarbeiter gefördert und die Motivation gestärkt.

Was brauchen Führungskräfte, um delegieren zu können?

  • Sie brauchen eine positive Einstellung zu ihren Mitarbeitern und das Vertrauen, dass diese leistungsfähig sind und sein wollen.
  • Führungskräfte müssen loslassen können: eigene Steckenpferde, Lieblingsaufgaben, die Vorstellung über den "einzig richtigen" Weg, wie Aufgaben erledigt werden können.
  • Es braucht klare (Ziel-)Vereinbarungen, damit der Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird. Führungskräfte müssen dafür sorgen, dass die zu delegierenden Aufgaben ausreichend abgegrenzt und die Kompetenzen – wer macht was? – klar sind.
  • Vor allem sollten Führungskräfte eine gute Fehlerkultur haben: Fehler sind nicht dazu da, den "Schuldigen" zu bestrafen oder bloßzustellen, sondern um daraus zu lernen.

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