Sie haben gerade einen wichtigen Karriereschritt getan und erstmals Führungsaufgaben übernommen. Die Herausforderungen, die nun auf Sie zukommen, sind nicht nur qualitativ hoch. Auch die reine Menge der Aufgaben lässt so manche Nachwuchsführungskraft schon in den ersten Wochen ihrer neuen Rolle ins Schnaufen kommen.
Der Verstand sagt: Ich muss Aufgaben an meine Mitarbeiter abgeben. Ihr Bauch hält entgegen: Das ist mir aber unangenehm, wie soll ich das denn meinen Mitarbeitern sagen? Falsch angepackt, sind Konflikte vorprogrammiert.
Fakt ist: Sie müssen Aufgaben delegieren, damit Sie Ihren Führungsaufgaben mehr Aufmerksamkeit widmen können. Dafür brauchen Sie Zeit und Entlastung von Sachaufgaben, die Sie bisher im Team selber übernommen haben.
Die Checkliste "W-Regeln" erleichtert Ihnen als Teamleitung das Delegieren von Aufgaben.
Delegieren von Aufgaben: Was soll Ihr Mitarbeiter tun?
Das erste "W" fragt nach dem Inhalt der zu delegierenden Aufgabe. Je konkreter Sie festgelegen, welche Aufgabenstellung genau Sie Ihrem Mitarbeiter übertragen, desto besser.
Bevor Sie mit Ihrem Mitarbeiter sprechen, fragen Sie zuerst sich selbst:
- Was genau ist zu tun?
- Welche Teilaufgaben gibt es im Einzelnen?
- Welches Ergebnis muss ganz konkret erreicht werden?
- Welche Hindernisse kann es geben? Welche Probleme könnten auftauchen?
- Welche Abweichungen des erreichten Ergebnisses (Ist) vom angestrebten Soll-Ergebnis wollen Sie in Kauf nehmen?
Delegieren an den geeigneten Mitarbeiter: Wer soll es tun?
Sie haben unterschiedliche Mitarbeiter, von denen jeder seine Stärken und Schwächen hat. Wenn Sie sich zu wenig Gedanken über die Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter machen, laufen Sie Gefahr, Aufgaben an den "Falschen" zu delegieren, und damit sich und Ihren Mitarbeiter zu frustrieren.
Bei der Auswahl des "richtigen" Mitarbeiters für eine definierte Aufgabe, helfen Ihnen diese Fragen weiter:
- Welche Fähigkeiten, Kompetenzen und Voraussetzungen braucht es, um die zu delegierende Aufgabe erfolgreich übernehmen zu können?
- Welcher Mitarbeiter ist am ehesten dafür geeignet, diese Aufgabe zu übernehmen? Ist der Betreffende auch abkömmlich?
- Welche Weiterqualifikation braucht der Mitarbeiter, um die Aufgabe erfolgreich übernehmen zu können?
- Welche Vorbereitungen sind nötig, damit der Mitarbeiter gut starten kann?
- Welche Person(en) soll(en) bei der Ausführung sonst noch mitwirken?
Wenn Sie wissen, was Sie delegieren wollen und wer von Ihren Mitarbeitern der "Richtige" dafür ist, haben Sie einen wichtigen Schritt getan. Es gilt jedoch noch ein paar Aspekte mehr zu bedenken. Lesen Sie mehr im Teil 2 der Serie "Erfolgreich delegieren".