Kennen Sie das? Sie wollen delegieren, Sie haben auch Übersicht darüber, welche Ihrer Aufgaben Sie zukünftig gern abgeben würden. Doch jetzt müssen Sie das nächste Puzzleteilchen finden – nämlich an wen Sie delegieren. Unter Umständen haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Eigene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
- ein anderes Team/andere Abteilung im Unternehmen,
- Stabsstellen im eigenen Unternehmen und/oder
- externe Dienstleister.
Delegieren an externe Dienstleister
Wenn Sie bestimmte Aufgaben outsourcen wollen, sollten Sie sich im Vorfeld neben der eigentlichen Aufgabe einige Gedanken machen.
- Was erwarten Sie von Ihrem Geschäftspartner? Benennen Sie Ihre Erwartungen konkret und exakt.
- Wie sollte die Zusammenarbeit idealerweise sein: inhaltlich, organisatorisch und auch persönlich?
- An welche Details sind zu denken?
- Wie behalten Sie den externen Dienstleister im Auge?
- Welche Qualität der Dienstleistung ist für Sie wichtig?
- Wie flexibel oder termingenau muss Ihr Dienstleister sein?
- Wie flexibel oder termingenau müssen Sie trotz Outsourcing sein?
Delegieren an Mitarbeiterinnen oder Kollegen
Je mehr Details Sie über die Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen Ihrer Kollegen und Mitarbeiterinnen haben, desto besser können Sie zuordnen, an wen die Aufgabe am besten geht. Unter Umständen ist es sinnvoll, dass Sie sich eine Kompetenzliste erstellen, um diese Zuordnung schneller durchführen zu können. Dafür brauchen Sie lediglich den Namen und Stichworte zu Kenntnissen und Kompetenzen.
Nehmen Sie sich nun Ihre ausgefüllte Arbeitshilfe "Übersicht Ihrer Aufgaben" aus Delegieren im Büro: Aber was? (Teil 3):
- Notieren Sie hinter jede Aufgabe, die sich für das Delegieren eignet, welche Fähigkeiten, Know-how, Kenntnisse oder Erfahrungen notwendig sind, um diese Aufgabe zu erfüllen.
Beispielsweise: Excel-Grundkenntnisse oder Serienbrieffunktion beherrschen oder kundenorientiert Telefonieren. - Ziehen Sie Ihre Kompetenzliste dazu und Sie werden sicher schnell die richtigen Verbindungen schaffen.
- Notieren Sie nun hinter der jeweiligen Aufgabe die Mitarbeiterin oder den Kollegen, an den Sie die Aufgabe abgegeben möchten.
Wie delegieren Sie?
Das "wie" beim Delegieren erfordert Fingerspitzengefühl. Denn so, wie Aufgaben unterschiedlich sind, sind auch Menschen unterschiedlich in ihren Fähigkeiten, gestellte Aufgaben zu bewältigen. Und je nach Fähigkeiten und Möglichkeiten der Mitarbeiter gilt es für Sie, den passenden Delegationsstil zu wählen.
- Geringe Fähigkeiten
Ihr Job: Sie müssen detaillierte Anweisungen geben und die Ausführung regelmäßig überwachen. - Mittlere Fähigkeiten
Ihr Job: Geben Sie allgemeine Anweisungen geben und überprüfen Sie in Stichproben den Fortschritt. - Hohe Fähigkeiten
Ihr Job: Sie legen das Ziel fest, erläutern Hintergründe und Zusammenhänge und besprechen gemeinsam die Durchführung. Der Mitarbeiter oder Kollege entscheidet selbst über das Wie der Zielerreichung. Zwischenstände sollten vereinbart werden. - Sehr hohe Fähigkeiten
Ihr Job: Sie erklären das Ziel mit Hintergrundinformationen. Der Mitarbeiter bekommt Verantwortung für die gesamte Ausführung. Besprechungen finden nur auf Wunsch des Mitarbeiters statt oder am Ende der Aufgabe.
Abschluss-Check zu Teil 4
- Wissen Sie, welches Know-how oder welche Fähigkeiten für die Erledigung der jeweiligen Aufgabe nötig sind?
- Haben Sie Übersicht darüber, welche Ihrer Mitarbeiter oder Kolleginnen welche Kompetenzen haben?
- Sind Sie in der Lage typgerecht zu delegieren?