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Delegieren im Büro: Delegieren Sie schon oder überarbeiten Sie sich noch? (Teil 1)

Lesezeit: 2 Minuten Delegieren könnte das Zauberwort für Sie sein, wenn Sie ständig viel zu tun haben, überarbeitet und im Dauerstress sind. Kennen Sie das? Arbeiten mit Stressfaktor 10++ und die Aufgaben nehmen kein Ende. Doch ist es wirklich erforderlich, dass Sie alle Aufgaben selbst erledigen? Ist es überhaupt sinnvoll, dass Sie nicht delegieren?

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Delegieren im Büro: Delegieren Sie schon oder überarbeiten Sie sich noch? (Teil 1)

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"Delegieren, das ist doch nur etwas für Chefs!" denken Sie jetzt vielleicht? Doch dies ist ein weit verbreitetes Vorurteil. Dabei können auch die vom Nutzen des Delegierens profitieren, die den Stress in Ein-Mann-Unternehmen reduzieren möchten: Freiberufler, Studenten oder Angestellte. Und für Chefs ist eine gute Delegationsfähigkeit sowie ein Muss und die Arbeitstechnik Nr. 1!

Delegieren als Erfolgsprinzip
Delegieren ist ein Schlüssel zu erfolgreicher Arbeitstechnik und führt zu erhöhtem Zeitgewinn. Wer nicht delegieren kann, betreibt kein effektives Zeitmanagement und darunter leidet letztendlich die gesamte Büroorganisation. Das Prinzip "Führen durch Delegieren" gilt außerdem nicht nur für Führungskräfte. Alle Arbeiten, die man nicht zwingend höchstpersönlich ausführen muss, sollten abgegeben werden. Wer die Fähigkeit entwickelt hat, zu delegieren, kann sich selbst entlasten und gewinnt mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben.

Delegieren – es gibt viele Möglichkeiten
Delegieren zu können ist eine wichtige Voraussetzung dafür, Stress zu reduzieren. Finden Sie mit Ihren Kollegen heraus, wer welche Aufgaben am besten erledigen kann und verteilen Sie dann die Aufgaben neu. Fragen Sie vielleicht auch einmal bei Ihrem Chef nach, ob Sie nicht einen Praktikanten oder eine Praktikantin bekommen können, die Ihnen einiges an Arbeit abnehmen kann. Lernen Sie, rechtzeitig um Mithilfe zu bitten. Die wichtigste Strategie dabei ist, das, was man am besten kann, selbst zu tun und den Rest anderen zu überlassen.  

Delegieren heißt den Mitarbeitern oder Kollegen zu vertrauen
Verbinden Sie mit Delegieren nicht nur den Gedanken des "Abschiebens" von ungeliebten Aufgaben. Wenn Sie richtig und gut zu delegieren lernen, lernen Sie auch, Ihren Mitarbeitern und Kolleginnen zu vertrauen. Darauf zu vertrauen, dass Ihre Aufgaben in guter Qualität und termingerecht erfolgreich erledigt werden – von jemand Anderem. Doch das mit dem Vertrauen ist nicht immer so einfach.

Delegieren statt "Ich bin unersetzlich"
"Delegieren ist a schön und gut, aber meine Aufgaben kann mir eh keiner abnehmen…" Diesen und ähnliche Sätze höre ich als Trainerin oder Coach häufiger, wenn ich das Organisationsprinzip "Delegieren" vorstelle. Die folgenden Erklärungen kommen Ihnen vielleicht auch bekannt vor?

  • "Bis ich das alles jemanden erklärt habe, habe ich es schon selbst gemacht."
  • "Das macht sowieso keiner richtig."
  • "Es hat ja außer mit keiner Ahnung, wie das geht."
  • "Und wenn man niemanden hat zum Delegieren?"
  • "Wenn ich da nicht ständig draufschaue, geht das sowieso schief."

Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Büro fühlen sich einfach unersetzlich. Sie haben das Gefühl, das kein anderer die Aufgaben so gut, so schnell oder so richtig ausführen könnte wie sie selbst. Wenn Sie genau darüber nachdenken, wissen Sie, dass das nicht stimmt. Jeder Mensch ist ersetzlich. Denn wenn Sie krank werden, bricht "der Laden" ja auch nicht zusammen, oder? Vielleicht ist jetzt ein guter Zeitpunkt, delegieren zu lernen, bevor Sie aus lauter Stress womöglich wirklich krank werden.

Und bedenken Sie: Jeder Mensch kann seinen Fähigkeiten entsprechend in bestimmte Aufgaben hineinwachsen. Wenn Sie mit der Einstellung "ohne mich geht gar nichts" leben, machen Sie es vor allem sich selbst unnötig schwer. Also: Lernen Sie zu unterscheiden, welche Aufgaben Sie und nur Sie selbst erledigen können und welche Aufgaben auch jemand anderes übernehmen kann. Diese Aufgaben delegieren Sie dann.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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