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Delegationen: Mitarbeiter richtig delegieren und motivieren

Lesezeit: 2 Minuten Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern beschlossene Ziele haben die größten Chancen erreicht zu werden, da sie akzeptiert sind. Seien Sie bei Ihren Delegationen eindeutig und beherzigen Sie die fünf W-Fragen: Wer soll was wozu wie und bis wann tun?

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Delegationen: Mitarbeiter richtig delegieren und motivieren

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Fehlerhafte Delegationen führen zu fehlerhaften Arbeitsergebnissen und damit zur Frustration aller Beteiligten. Beachten Sie deshalb die folgenden Fragen:
1. Was soll getan werden?
Das Eisenhower-Prinzip ist ein guter Ansatz über zu delegierende Aufgaben zu entscheiden. Delegieren Sie C-Aufgaben (dringlich, aber nicht wichtig), um sich für wesentliche Aufgaben zu entlasten. Beschränken Sie sich jedoch nicht auf die Delegation von C-Aufgaben. Das frustriert Ihre Mitarbeiter wahrscheinlich genauso wie Sie. Die Folgen wären Lustlosigkeit, schlechte Stimmung im Team und nachlässige Arbeitsumsetzung. Das können Sie vermeiden, indem Sie auch interessante Aufgaben (B-Aufgaben: wichtig, jedoch nicht dringlich) gezielt an einzelne Mitarbeiter delegieren. Sie können damit den Mitarbeiter fördern und in seiner Kompetenz weiterbringen. Dies spornt zu Leistung an, fördert die Arbeitszufriedenheit und sichert Ihnen die Unterstützung des Teams.
2. Wer soll es tun?
Achten Sie darauf, dass die Aufgaben nach Kompetenz, Potenzial und, wenn möglich, auch nach Neigung verteilt werden. Außerdem sollte es bei der Arbeitsaufteilung „gerecht“ zugehen. Dauerhafte Bevorzugungen oder Benachteiligungen sorgen für Missgunst und Unfrieden im Team. Der „Drückeberger“ beeinträchtigt die Arbeitsleistung der anderen Teammitglieder genauso negativ wie der „bevorzugte Star“. Jedes Teammitglied wird über kurz oder lang bei seinem Arbeitseinsatz darauf achten, dass es nicht mehr oder weniger tut als alle anderen. Wir alle besitzen ein feines Gespür für Gerechtigkeit, auch bei der Verteilung von angenehmen oder unangenehmen Arbeiten. Das damit verbundene Misstrauen wird dazu führen, dass die Stimmung im Team sinkt und die Arbeitsqualität und die Arbeitsleistung nachlassen.
3. Wozu soll die Arbeit getan werden?
Hintergründe schaffen Einsichten und damit Motivation. Außerdem sorgen Sie durch die Angabe des Ziels dafür, dass im Zweifelsfall der beauftragte Mitarbeiter in Ihrem Sinne und im Sinne der Zielerreichung entscheiden kann.
4. Wie soll es getan werden?
Benennen Sie den erwarteten Umfang der delegierten Arbeiten und wenn nötig die Vorgehensweise. Sie vermeiden damit Missverständnisse, die im Nachhinein immer zu Missstimmung im Team und zu Unzufriedenheit führen.
5. Bis wann soll die Arbeit getan werden?
Benennen Sie den Termin bzw. die Uhrzeit, zu der eine Aufgabe erledigt sein soll. Termine, die nicht eingehalten wurden, weil sie unbekannt waren oder nicht eindeutig definiert wurden (beliebte Formulierungen: „Mach mal bei nächster Gelegenheit …“ oder: „Wenn Sie Zeit haben, dann …“ oder „gleich“) sorgen für Stress, Unfrieden und Ärger im Team. Dies alles beeinträchtigt, vor allem wenn es häufiger vorkommt, auch die Qualität und Quantität der geleisteten Arbeit.

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