Kennen Sie das? Sie bekommen eine Aufgabe auf den Schreibtisch, bei der Ihnen noch nicht klar ist, wie Sie sie lösen können, welche Schritte zu machen und welcher Aufwand ggf. erforderlich sind. Eventuell ist sogar unklar, ob Sie oder jemand anders die Aufgabe lösen wird. Solche unklaren Aufgaben werden sehr schnell demotiviert zur Seite gelegt oder auch immer wieder aufgeschoben. Nähern Sie sich diesem Typ Aufgabe doch einmal mit der „guten Dreiviertelstunde“.
Drei Phasen in einer Dreiviertelstunde
Für eine Seminarteilnehmerin habe ich einmal dieses Vorgehen passgenau entwickelt. Es hat sich so gut bewährt, dass ich dies mittlerweile häufiger empfohlen habe. Insgesamt investieren Sie genau diese Dreiviertelstunde, also 45 Minuten, um sich an die Aufgabe heran zu machen. Genug Zeit, um zu einem guten Ergebnis zu kommen. Aber nicht zu lang, um gar nicht erst anzufangen.
Benutzen Sie dabei wirklich den Timer Ihres Handys oder eine andere Weckfunktion. Dies hat eine andere Wirkung, als „nur“ auf die Uhr zu schauen. In der Dreiviertelstunde gibt es drei Phasen.
1. Warming Up
In den ersten fünf Minuten stimmen Sie sich in die Aufgabe ein. Schreiben Sie sich auf, was das Ziel dieser Aufgabe ist. Dann notieren Sie erste Einfälle und das, was Sie bereits an Informationen haben. Skizzieren Sie eine Strategie für Ihr Vorgehen.
Vielleicht stellen Sie jetzt schon fest, dass Sie diese Aufgabe nicht weiter verfolgen möchten oder müssen. Das wäre natürlich ein sehr gutes Ergebnis, denn dann können Sie diese Aufgabe sofort streichen. Andernfalls wechseln Sie in Phase 2.
2. Konzentration auf die Aufgabe
Wenn Sie einen Timer benutzen, dann stellen Sie den jetzt auf 35 Minuten. Das ist eine herrlich „krumme“ Zahl. Zu kurz, um einer möglichen Unlust nachzugeben. Und lang genug, um Dinge wirklich zu Ende oder auf einem guten Weg zu bringen.
Denn dies ist die Phase, in der Sie konzentriert und fokussiert an der Aufgabe arbeiten. Nichts sollte Sie jetzt ablenken.
3. Cool Down
Die letzten fünf Minuten nutzen Sie zum gedanklichen Herunterfahren und zum Abschließen der Aufgabe. Wenn Sie die Aufgabe zu einem späteren Termin weiterverfolgen, dann notieren Sie in dieser Phase den neuen Bearbeitungstermin. Notieren Sie sich zudem mit der Aufgabe oder auf einem Post-it, das ganz oben auf die Unterlagen kommt, welches die nächsten drei Schritte sind. Die restliche Zeit nutzen Sie zum Aufräumen und Ordnung schaffen.
Jetzt sind Sie dran – planvoll Vorgehen mit der „guten Dreiviertelstunde“
Wenn sie wieder einmal vor einer schwierigen oder komplexen Aufgaben stehen, wo sie den Anfang des Knäuels suchen, probieren Sie doch einmal diese drei Phasen. Damit kommen Sie schnell ins Arbeiten und haben zudem eine klare Struktur. Bei welcher ihrer Aufgaben könnten Sie bereits jetzt diese neuen Anregungen umsetzen? Dann legen Sie am besten sofort los.
Gutes Gelingen! Wera Nägler – ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation
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