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Bürokommunikation: So helfen Sie dem Unentschlossenen

Lesezeit: 3 Minuten Man ist der Lösung scheinbar nahe – und landet plötzlich im Nirgendwo. Denn der Unentschlossene macht sich selber und oft auch sein Gegenüber mit seinem Wenn und Aber verrückt. Doch je mehr Druck Sie ausüben, desto wankelmütiger wird Ihr Gegenüber. Lesen Sie, mit welcher Strategie Sie den Unentschlossenen zu einer Entscheidung bringen können.

3 min Lesezeit
Bürokommunikation: So helfen Sie dem Unentschlossenen

Bürokommunikation: So helfen Sie dem Unentschlossenen

Lesezeit: 3 Minuten

Kennen Sie das? Sie wollen mit einer Kollegin einen geplanten Tag der offenen Tür besprechen. Und immer, wenn Sie glauben, Sie hätten eine Lösung, kommt wieder ein „Ja, aber…“ oder ein „Was, wenn…?“ von ihr. Allmählich macht Sie die Unentschlossenheit Ihrer Kollegin ungeduldig und ärgerlich. Vor allem weil sie keine echten Argumente in die Diskussion einbringt. Zudem ist sie an einigen Stellen langatmig. Einige Gedankengänge sind für Sie bestenfalls nebulös.

Besonders frustrierend ist für Sie, dass Sie das Verhalten der Kollege steigern, wenn Sie Druck auf sie ausüben, um zu einer Entscheidung zu kommen. Sie erkennen, dass dies der falsche Weg ist. Doch allmählich fällt Ihnen nichts mehr ein, wie Sie das Gespräch noch zu einem guten Ende bringen können.

Techniken des Unentschlossenen

Der Unentschlossene ist wankelmütig, oft unkonzentriert und unsystematisch. Oft spricht er eher zögernd, unsicher und wenig konkret. Gern wiederholt er seine eigenen Fragen. Das wirkt auf sein Gegenüber oft befremdlich. Es ist der Versuch des Unentschlossenen, sich zu fokussieren und selbst Antworten zu geben, die er zur Entscheidung braucht. Denn der Unentschlossene kann schwer Entscheidungen treffen.

Auf diesem Weg macht er sich durch seine Wenn und Aber selbst verrückt. Und sein Umfeld meist gleich mit. Hat er einmal eine Entscheidung getroffen, stellt er die Entscheidung und sich selbst meist sehr schnell wieder infrage. Da er das durchaus von sich weiß, versucht er möglichst unkonkret und unverbindlich zu bleiben. Das macht ihn zu einem anstrengenden Kollegen und einem schwierigen Kunden, wenn man ihn nicht zu nehmen weiß.

Das sollten Sie lassen

Drei Dinge sollten Sie im Umgang mit dem Unentschlossenen meiden: Aggression, Überheblichkeit und Ungeduld. Diese Reaktionen werden seine Nervosität und Unentschlossenheit verstärken. Die Überheblichkeit seines Gegenübers verstärkt die eigene Unsicherheit und Selbstzweifel. Dadurch wird es für den Unentschlossenen immer schwieriger, zu einer Entscheidungsfindung zu kommen.

Zudem leidet er unter dem Gesichtsverlust, wenn er überheblich oder ungeduldig behandelt wird. Denn meist weiß er um seine Schwäche. Er weiß aber nicht, wie er besser Entscheidungen treffen kann. Fakt ist: Aggression, Überheblichkeit und Ungeduld verstärken sein Problem.

Besser sind folgende Strategien:

Sicherheit schaffen Sie für den Unentschlossenen, indem Sie mit Fragen einsteigen. Benutzen Sie dazu die sogenannten W-Fragen: wer, wann, wo, wie viel, was, womit etc. Vermeiden Sie die Warum-Frage, denn die meisten Menschen entwickeln dann ein starkes Rechtfertigungsgefühl. Das ist immer ungünstig für ein Gespräch. Die offene Fragestellung hilft ihm, konzentrierte Antworten zu geben. Manchmal allerdings überfordert es ihn auch. Beispielsweise die Frage: „Wie oft soll der Chor auftreten?“ Das kann beim Unentschlossenen zu einer langatmigen und wirren Antwort führen.

Da ist es hilfreich, ihm eine Referenz anzubieten. Beispielsweise indem man von vergleichbaren Veranstaltungen berichtet mit dem Ergebnis: „Mindestens zwei musikalische Auftritte, aber auf keinen Fall mehr als vier, je nach Zeit und weiteren Programmpunkten.“

Noch besser lenken Sie das Gespräch, wenn Sie zum passenden Zeitpunkt sogenannte Alternativfragen stellen. Beispielsweise: „Soll der Chor zwei- oder dreimal auftreten?“

Durch die Referenz und die Alternativfragen schaffen Sie Sicherheit für den Unentschlossenen. Wenn Sie ihm dann noch Mut machen und das Vertrauen aussprechen, dass er zum jetzigen Zeitpunkt die beste Entscheidung trifft, dann unterstützt ihn das sehr. Vor allem haben Sie mit diesem Mix aus Strategien gute Chancen, eine Entscheidung zu bekommen.

Jetzt sind Sie dran – gute Gespräche mit dem Unentschlossenen

Bei dem Unentschlossenen fahren Sie gut mit der Strategie, bei Satzende in das Gespräch einzusteigen. Wenn das Gespräch zu unkonzentriert und unsystematisch wird, steigen Sie mit Fragen ein. Wenn das Gespräch im Kreis verläuft – denkbar ist auch ein Zickzackkurs der ins Nichts führt -, dann übernehmen Sie die Gesprächsführung. Je klarer und gleichzeitig sanfter Sie vorgehen, desto entschlossener wird der Unentschlossene sich verhalten.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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Bildnachweis: Minerva Studio / stock.adobe.com

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