Kennen Sie das? Vor dem Urlaub ist nach dem Urlaub, wird gesagt. Und meint: Vor dem Urlaub ist für die meisten Büromenschen erhöhter Arbeitsaufwand, um alles Wesentliche abzuschließen und die Übergabe zu regeln. Und nach dem Urlaub ist all das Liegengebliebene und von Kollegen Abgearbeitete zu sichten.
Auch das heißt erst einmal hinterherarbeiten, bis alles auf aktuellem Stand ist. Chaotisch wird es vor allem dann, wenn die Kolleginnen und Kollegen alles in den Ablagekorb „Posteingang“ werfen. Meist wird dieses Vorgehen „chronologisch“ genannt.
Problematisch wird es dann, wenn man sich erst einmal durch erledigte Vorgänge und Prospekte durcharbeitet, bis man den Zettel „Eilt, dringend“ ganz unten im Stapel entdeckt. Hier empfehle ich Ihnen, Ihre Kollegen nach Ihren Vorgaben alle eingehenden Papiere vorsortieren zu lassen. Dazu brauchen Sie fünf Ablagekörbe. Alternativ arbeiten Sie mit Mappen.
Vier „Urlaubskörbe“ für Ihre Büroorganisation
Unabhängig davon, ob Sie eine oder drei Wochen abwesend sind: Platzieren Sie auffällig mitten auf Ihrem aufgeräumten Schreibtisch fünf Ablagekörbe. Beschriften Sie die Körbe deutlich bzw. kleben Sie einen Zettel vor den Ablagekorb auf die Schreibtischoberfläche.
- Post und Fax
- Interne Mitteilungen
- Anrufe
- Bereits erledigt
Bei einigen Arbeitsplätzen bieten sich auch thematische Sortierungen an, beispielsweise „Reisekostenabrechnung“ oder „Personal“. Das erspart Ihnen nicht das komplette Sortieren nach Ihrer Rückkehr, aber es ist eine arbeitserleichternde Vorsortierung, die Sie sicher zu schätzen wissen. Vier Körbe kennen Sie schon, doch ich versprach Ihnen insgesamt fünf Urlaubskörbe; hier kommt Nr. 5 – Ihr wichtigster Urlaubskorb.
So haben Sie Dringendes nach dem Urlaub gleich im Blick
Der wichtigste Ablagekorb sollte der sein mit der Aufschrift: „Dringend“. Machen Sie hier noch eine Datumsergänzung, beispielsweise: „Erledige ich sofort nach meiner Rückkehr am 15.7.“ Dieser Korb hilft Ihnen, dass Sie nach Ihrer Rückkehr auf den ersten Blick erkennen können, wo es brennt und wo Sie aktiv werden müssen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass die Kollegen durch die konkrete Datumsangabe sofort sehen, dass es sinnlos ist, in diesen Korb Terminsachen für den 2.7. zu legen. Und Ihnen verschafft es wirklich einen schnellen Überblick. Sie können gezielter und hoffentlich auch entspannter in die Arbeit einsteigen.
Mit Mappen eine Sortierung schaffen
Als Alternative zu Ablagekörben verwenden Sie Mappen oder Klarsichthüllen. Dies bietet sich an, wenn Sie nicht viel Platz haben oder nicht viel Schriftverkehr erwarten. Und vor allem, wenn Ihre Kolleginnen und Kollegen Ihrer Systematik auch folgen können.
Für ganz eilige und eher chaotische Kollegen bieten Sie ruhig eine Mappe „Sonstiges“ an. In die sollten Sie dann nach Ihrer Rückkehr gleich nach der „Dringend-Mappe“ schauen, damit sich dort keine „Blindgänger“ befinden.
Die Mappen sind eindeutig zu beschriften. Benutzen Sie einen dicken Edding oder eine große Schriftgröße, wenn Sie den PC nutzen.
Jetzt sind Sie dran – Rückkehr aus dem Urlaub vorbereiten
Auch wenn Ihr Urlaub noch in weiterer Ferne ist. Sicher haben Sie jetzt beim Lesen gleich eine Idee entwickelt, welche Bezeichnungen bei Ihnen sinnvoll sind. Schreiben Sie sich am besten gleich die Zettel dazu. Dann ist der erste Schritt für die Urlaubsvorbereitung schon gemacht.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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