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So organisieren Sie Ihre „Not-to-do-Liste“

Lesezeit: 2 Minuten Manchmal passiert es eher unbemerkt: Sie haben immer weniger Zeit für anstehende Aufgaben und verlieren wichtige Dinge aus dem Blick. Es fehlt die Zeit, den Schreibtisch und das Arbeitsverhalten aus der Vogelperspektive zu betrachten. Doch erst aus der Vogelperspektive erkennen Sie, was von außen und wie Sie selbst sich unproduktiv machen. Die Impulsfragen sollen Sie aufwecken!

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So organisieren Sie Ihre "Not-to-do-Liste"

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So organisieren Sie Ihre „Not-to-do-Liste“

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Kennen Sie das? Ihr Tag ist übervoll und selbst wenn ein mitleidige Kollege Ihnen noch einige Zusatzstunden „schenken“ würde, würde die Zeit nicht reichen. Vielleicht haben Sie auch eine To-do-Liste, die Sie entweder bis spät abends „brav“ abarbeiten oder bei denen Sie manche Aufgaben immer wieder von einem auf den anderen Tag übertragen.

Statt konsequent sind wir alle lieber kleine „Schlamperl“

Stress zu haben und über Belastung zu stöhnen, gehört heutzutage anscheinend dazu. Doch Und wie vieles besser wäre das Ergebnis, wenn Sie diese Energie in eine bessere Büroorganisation und in ein besseres Zeitmanagement stecken würden. Doch dazu müsste man an einigen Stellen vor allem sich selbst gegenüber konsequenter und disziplinierter sein.

Brrrrrr, wie das schon klingt. Unangenehm. Da ist es manchmal unverständlicherweise leichter, weiterzumachen wie bisher. Manchmal liegt es aber auch daran, dass sich einige schlechte Angewohnheit en unbemerkt eingeschlichen haben.

Automatisch werden morgens als erstes die Mails abgerufen. Obwohl es sich schon herumgesprochen hat, dass dies ebenso ungünstig ist, wie jeden Maileingang sofort zu bearbeiten. Und auch die ständige Erreichbarkeit per Handy sorgt für Unterbrechungen, die uns gnadenlos unproduktiv machen.

Das wissen die meisten – doch Konsequenzen für eine Umorganisation oder Neuausrichtung entstehen dadurch nicht. Es ist ja auch etwas sehr Schönes daran, denn wir Menschen mögen es ganz einfach kommunikativ.

Anregungen für das „lassen“

Natürlich können Sie nach dem Prinzip vorgehen „mehr vom gleichen“. Das würde in der Konsequenz bedeuten, dass Sie mehr Arbeitszeit investieren. Also noch mehr arbeiten, in die Abendstunden und Wochenenden hinein. Die Alternative von „mehr vom gleichen“ ist „etwas Neues probieren“. In diesem Fall wäre es ein Sichten und Reduzieren auf das Wesentliche.

Auf das was Sie produktiv, effizient und als endlich zufrieden machen wird. Doch das ist leichter gesagt als getan. Deshalb kommen jetzt einige Impulsfragen.

  • Welche Termine sage ich ab?
  • Welche Arten von Terminen nehme ich zukünftig gar nicht erst an?
  • Welche besprechungsfreien Zeiten führe ich ein?
  • Welche telefonfreien Zeiten führe ich ein?
  • Auf welche Besprechungen kann ich verzichten?
  • Aus welchen Arbeitskreisen und Projekten verabschiede ich mich?
  • Was lasse ich in Zukunft einfach weg oder sein?
  • Was muss nicht perfekt sein, sondern ist mit 80 Prozent auch gut erledigt?
  • Welche Aufgaben kann ich konsequent Delegieren?
  • Welche Prozesse kann ich outsourcen?
  • Von welchen Routinen verabschiede ich mich? Vor allem in Bezug auf Telefon, E-Mail und soziale Netzwerke?
  • Wann lasse ich mein Handy ausgeschaltet oder im Büro?
  • Was muss ich bei mir selbst verändern oder abstellen, damit andere mir nicht meine Zeit „klauen“?
  • Welche Ablenkungen werde ich in Zukunft konsequent ausschalten?

Jetzt sind Sie dran – Konsequenzen/Fazit

Ihre Antworten bilden eine Art „Not-to-do-Liste“. Sie können auch eine Liste „Meine zehn goldenen Regeln“ o.ä. erstellen. Ergänzen Sie Fragen und Antworten, die noch fehlen.

Welches Bild zeichnet sich ab? Welche Ideen kommen Ihnen zusätzlich noch in den Sinn? Welche Bereiche müssten Sie umorganisieren? Vielleicht auch technisch anders ausstatten? Oder Aufgaben und Dienste outsourcen? Machen Sie sich auf den Weg, um sich zu entlasten, damit sie sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die Ihnen Erfolg und Zufriedenheit bringen.

Gutes Gelingen!

Wera Nägler ich bin Ihre Expertin für Büroorganisation

Bildnachweis: Maksim Kostenko / stock.adobe.com

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