Muss es mir peinlich sein, dass ich einen Papierkalender benutze?
Kennen Sie das? Sie sind in einer Geschäftsbesprechung und zum Abschluss soll die Terminplanung abgestimmt werden. Um Sie herum werden Blackberrys, Palms, iPhones und weitere Smartphones gezückt. Fast verschämt schlagen Sie Ihren – anscheinend antiquierten – Papierkalender auf.
„Mit so einem Kalender käme ich gar nicht mehr klar“, kommentiert Ihr Sitznachbar. „Na und“, denken Sie rebellisch, „dafür tippt ihr alle noch hektisch, während ich meinen Kalender schon wieder eingepackt habe.“ Laut aussprechen mögen Sie das nicht. Denn als „letzten Dinosaurier“ mit Papierkalender wollen Sie sich nun nicht gerade outen. Doch stimmt das eigentlich, dass alle nur noch elektronische Terminkalender nutzen?
Nutzen wirklich alle einen elektronischen Kalender?
Der Online-Terminplaner Doodle hat im Juli 2011 eine internationale Studie in Auftrag gegeben, mit der sich diese Frage beantworten lässt. Befragt wurden 2.021 Personen aus der Schweiz, Deutschland, Frankreich und den USA. Dabei stellte sich heraus, dass mit 49 Prozent noch immer fast die Hälfte aller Befragten hauptsächlich auf einen klassischen Papierkalender setzt.
Elektronische Kalender wie Outlook, Lotus, Google oder Kalender für das Mobiltelefon werden am ehesten von Menschen mit besonders vielen Terminen verwendet. Vor allem Deutsche (60 Prozent) und Frauen (62 Prozent) setzen auf die Terminplanung in Papierform. Es muss Ihnen also nicht peinlich sein, und jetzt haben Sie sogar konkrete, aktuelle Zahlen, die dies belegen. Doch vielleicht überprüfen Sie noch einmal, ob Ihr Papierkalender wirklich sinnvoll ist.
Wann ist ein elektronischer Kalender erforderlich?
Ein elektronischer Terminkalender ist vor allem dann nötig, wenn andere Personen wie Sekretärin, Kollegen und Chefs auf Ihren Kalender zugreifen können müssen, um Auskunft zu geben oder je nach Berechtigung Termine zu vereinbaren. Dann nützt es nichts, wenn Sie mit Ihrem Kalender in der Tasche unterwegs sind. Umständlich ist es auch, wenn Sie einen Wochenplaner auf dem Schreibtisch liegen haben und eine Kollegin müsste für eine Auskunft während eines Telefonats aufstehen, aus ihrem Büro gehen und sich den Kalender holen, etwas eintragen und ihn zurückbringen.
Sie merken: So etwas ist pure Zeitverschwendung und professionell wirkt das nach außen auch nicht. Hier ist ein elektronischer Kalender normalerweise ein Muss. Und die Fehleranfälligkeit beim Abgleich zwischen einem Wochenplaner auf dem Schreibtisch und dem persönlichen Kalender in der Tasche braucht sicher gar nicht erst diskutiert zu werden.
Sind Sie mit einem elektronischen Kalender wunschlos glücklich?
Anscheinend noch nicht ganz. Denn die Befragung ergab, dass sich immerhin 70 Prozent der Nutzer elektronischer Kalender zusätzliche Funktionen wünschen. Genannt wurden beispielsweise die Möglichkeiten, ausgewählten Personen eine Auswahl von Terminen vorzuschlagen oder auch Personen mit anderen Kalendersystemen einladen zu können. Solche Funktionen bietet ein Online-Terminplaner wie Doodle über alle Kalendersysteme hinweg an. Diese Online-Funktionen können übrigens auch die Besitzer von Papierkalendern nutzen und damit bei ihrem gewohnten Kalender bleiben und die Dinge abrufen, die für sie sinnvoll sind.
Sie können also das Beste aus beiden Systemen nutzen. Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Informationen. Wie schätzen Sie Ihre aktuelle Situation jetzt ein? Erfüllt ein Papierkalender alle erforderlichen Ansprüche? Dann bleiben Sie entspannt und souverän dabei. Denken Sie daran: Sie gehören zu der einen Hälfte, die das so macht. Dafür braucht sich niemand zu schämen. Falls Sie Lücken in Ihrem System entdeckt haben, dann sollten Sie entsprechend reagieren.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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