Ist alles klar für die Urlaubsvertretung im Team?

Sommerzeit ist gleich Urlaubszeit. In Teams und bei wechselseitiger Vertretung bedeutet das für die restliche Mannschaft meist vermehrter Arbeitsaufwand. Neben dem eigenen Arbeitsgebiet ist ein Weiteres zu betreuen. Wenn sich dann noch herausstellt, dass Kennwörter fehlen oder Zuständigkeiten nicht geklärt wurden, wird es in den Büros schnell hektisch. Lesen Sie, auf welche Punkte Sie achten sollten.

Kennen Sie das? Die ersten Kolleginnen und Kollegen im Team treten demnächst ihren Sommerurlaub an. Auch auf Ihren Urlaub müssen Sie nur noch drei Wochen warten. Da wird es Zeit, abschließend zu überprüfen, ob die Urlaubsplanung in der Abteilung optimal ist: Sind alle Positionen ausreichend besetzt und klappt es mit der gegenseitigen Vertretung, wenn auch Sie Ihren Haupturlaub antreten?

Gegenseitige Vertretung im Urlaub

Manche Unternehmen haben Betriebsferien, da ist die Urlaubsregelung einfach. Auch wenn für bestimmte Zeiten eine Urlaubssperre ausgeschrieben ist, sind in der Regel klare Verhältnisse geschaffen. Für alles dazwischen gilt: Es wird eine Mindestbesetzung benötigt, damit der Betrieb trotz Haupturlaubszeit reibungslos weiterläuft. Das kann im Einzelfall bedeuten, dass für einige Positionen oder ausgewählte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Urlaubsdauer oder der Zeitraum begrenzt wird.

Die meisten Unternehmen verfolgen die Regelung: Während der Urlaubsabwesenheit arbeiten eine oder mehrere Kollegen die wichtigen und dringenden Vorgänge ab. Alles Weitere bleibt liegen und wird vom Stelleninhaber nach dem Urlaub nachgearbeitet.

Checken Sie, ob alles trotz abwesender Urlauber gut aufgestellt ist

  1. Ist das Arbeitsvermögen des Rest-Teams hinsichtlich Anzahl und Qualifikation für die zu erwartenden Aufgaben ausreichend?
  2. Sind für alle neben den eigenen Aufgaben die Prioritäten der Vertretungsarbeitsplätze klar?
  3. Sind die Zuständigkeiten geklärt?
  4. Sind die Kompetenzen geklärt?
  5. Sind die Befugnisse geklärt und kommuniziert? Gibt es immer einen „Entscheider“, der mit ausreichender Befugnis ausgestattet ist?
  6. Sind alle Übergaben geregelt? Sind alle wichtigen Informationen gesichert?
  7. Sind alle Berechtigungen, Zugänge, Kennwörter, Schlüssel etc. zur Erledigung der Aufgaben bekannt und übergeben?
  8. Gibt es ein Sammelmappe, Liste oder Ähnliches, in der je Arbeitsplatz die zu erledigenden Aufgaben erfasst und terminiert sind?
  9. Wissen die Vertretungen, wo was zu finden ist?
  10. Gibt es eine Reserve in Form von „Springern“, falls die Urlaubsvertretung ausfällt?

Fragen Sie sich bei jedem Nein sofort: Was ist zu tun? Wer wird es tun? Wann? Wann immer Sie ein Nein als Antwort stehen lassen, verlagern Sie Probleme in die Zukunft, konkret in die Urlaubszeit.

Wofür brauchen Sie noch Detailwissen?

Jeder Arbeitsplatz ist anders und auch Ihr Vorwissen wird sich von dem anderer Leser unterscheiden. Deshalb hier eine Auswahl, welche Themen Sie noch vertiefen könnten:

  • In meinem Artikel „So machen Sie Ihre Urlaubsvertretung wirklich fit“ finden Sie konkrete Tipps zu der Spezialliste für Aufgaben und wie Sie Projekte übersichtlich darstellen.
  • Überprüfen Sie auch noch, ob Sie in Sachen E-Mails für die Urlaubsvertretung alles geregelt haben. Eine detaillierte Aufstellung finden Sie in meinem Artikel „E-Mail-Management: Checkliste für die Vertretungsregelung“.
  • Damit Sie nach Ihrem Urlaub einen schnellen Überblick bekommen, empfehle ich Ihnen meinen Artikel „So organisieren Sie Ihre Post während der Urlaubszeit“ mit konkreten Tipps und Foto.

Jetzt sind Sie dran – Urlaubsvertretung

Erfahrungsgemäß versucht man vor Urlaubsantritt noch alles Anstehende zu erledigen, um die Kollegen zu entlasten. Da wird es kurz vor Urlaubsantritt meist hektisch. Stellen Sie die Vorbereitung für Ihre Urlaubsvertretung in einen komfortablen Zeitrahmen.

Fangen Sie früh genug an und planen Sie Zeit dafür ein. Richten Sie frühzeitig eine Mappe her, in der Sie entsprechende Vorgänge und Notizen sammeln. Wenn Sie dann Ihren vorbereiteten Einweisungs- und Übergabeplan sowie Unterlagen aus der Schublade ziehen können, nimmt es etwas Druck von den letzten Arbeitstagen.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation

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