Wera Nägler

Sie suchen ein extra-einfaches, aber sicheres System zur Arbeitsorganisation? Das System der 5 Kisten funktioniert auch in heißen Phasen und wenn man „Land unter“ im Büro hat. Nach Teil 1 und Teil 2 haben Sie wirkungsvoll und mit System aufgeräumt. In diesem Abschnitt lesen Sie, wie Sie die 5 Kisten in Ihrer neuen Arbeitsorganisation nutzen. Doch als erstes noch mal zum Überprüfen: Sind Ihre 5 Kisten für Ihr neues System der Arbeitsorganisation für Unkomplizierte angeschafft? Sind sie beschriftet? Dann kommen jetzt einige Hinweise, wie Sie eine Grund-Aufräumaktion starten und dann die 5 Kisten in Ihrer täglichen Arbeit nutzen.

5 Kisten helfen Ihnen, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. 5 Kisten sind auch die Basis einer neuen Arbeitsorganisation. Die Kisten „Eingang“, „zu erledigen“ und „zu lesen“ haben Sie bereits im ersten Teil der Serie kennen gelernt. Um die Arbeitsorganisation wirklich komplett zu machen, werden noch zwei weitere Kisten benötigt.

Sie suchen ein extra-einfaches, aber funktionierendes System zur Arbeitsorganisation? Sie wollen sich Ihrer eigentlichen Aufgabe – dem Umgang mit Menschen – widmen und nicht vom Papierberg „aufgefressen“ werden?

Haben in Ihrem Büro auch diverse Post-its am Schreibtisch, Bildschirm oder Ordner ihren Platz gefunden? Wann sind Post-its eine sinnvolle Hilfe im Büro, wann eher hinderlich?

Oft sind Vorgänge bereits abgeschlossen, aber es fehlt an Zeit zur Ablage. Wenn dann noch der Chef nach dem Vorgang fragt, geht oft das „Gewühle“ los.

Sie horten die Aufgaben, die Sie erledigen müssen am liebsten hübsch sichtbar um sich herum? Lieber stapeln als zwischenlagern nach dem Motto: „Wohin bloß? Und finde ich es auch wieder?“. Dann lieber ausbreiten, stapeln und wühlen, auch wenn es letztlich viel länger dauert und Nerven kostet.

Eben noch hoch motiviert einen wichtigen Kunden gewonnen und jetzt liegt da als nächste Aufgabe die „blöde“ Reisekostenabrechnung? Langweilige Aufgaben im Büro gehören wahrscheinlich auch zu Ihrem Job – doch wie überlisten Sie sich selbst, sie auch zu tun?

So wie es Langstreckenläufer und Sprinter gibt, gibt es auch zwei grundlegende Arbeitsstile, die bestimmen, wie Sie Ihre Arbeit im Büro erledigen.

Das Wort „Ablage“ wird in den meisten Büros mit einem Stoßseufzer und einem „mach ich später dann mal“ begleitet. Das führt oft zu schlechtem Gewissen und viel Zeitverschwendung für das Suchen von Unterlagen. Schluss damit! Lesen Sie, wie Sie Ihre Ablage tatsächlich in den Griff bekommen.

Heutzutage lässt das Angebot für Büroausstattung und praktische Helfer im Büro fast keine Wünsche mehr offen. Auch für die Erste-Hilfe-Ausstattung sowie Geschenkpapier & Co. gibt es viele Anregungen.

Fax-Software ist eine sinnvolle Sache. Für einen Einzelarbeitsplatz ebenso wie für ein Unternehmen mit vielen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Es ist ausgesprochen komfortabel.

Ihr Bürostuhl sollte den gesetzlichen Vorschriften entsprechen. Doch genügt er den Ansprüchen der modernen Ergonomie? Ist er zudem auf Ihre Körpergröße und Ihre speziellen Bedürfnisse eingestellt?

Gehört Ihr Chef auch zu den Vorgesetzten, die Ihnen beim Durchgehen ins Büro Arbeitsaufträge zurufen? Wenn Sie diese Arbeitsaufträge trotzdem in eine optimale Büroorganisation umsetzen wollen, müssen Sie Ihrem Chef mehr Informationen entlocken.

Gerade wer den ganzen Tag mitunter recht angespannt am PC sitzt, benötigt dringend einen Ausgleich. Lernen Sie zwei kleine Programme kennen, die Sie in Bewegung bringen und Ihre Gesundheit und Fitness im Büro erhöhen.

Mehrere Personen zur Terminabsprache unter einen Hut zu bekommen, ist oft langwierig und aufwändig. Der Internetdienst Doodle vereinfacht jetzt die Terminkoordination und damit die Büroorganisation.

Praktisch sind sie schon die schnurlosen Telefone. Ohne Kabelgewirr sind Sie damit überall in der Wohnung oder im Büro erreichbar. Wenn Sie jedoch in den 90er Jahren ein schnurloses Telefon gekauft haben, dann dürfen Sie dies seit dem 01.01.2009 nicht mehr benutzen. Wer sie weiterhin benutzt, riskiert ein Bußgeld bis zu 1.000 € sowie weitere Kosten, wenn Mobilfunknetze durch das veraltete Gerät gestört werden.

Ihre Büroausstattung sollte dazu führen, dass Sie einfach und schnell alles übersichtlich geordnet, verstaut oder zur Verfügung haben. Dazu gehören die richtigen Büromöbel und kurze Wege. Denn Ihre Büroorganisation sollte Sie in Ihren Arbeitsabläufen unterstützen. So können Sie einfacher, schneller und letztendlich effektiver arbeiten. Dazu gehört auch die optimale Büroausstattung.