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6 Tipps für eine schlanke Ablage

Das Wort "Ablage" wird in den meisten Büros mit einem Stoßseufzer und einem "mach ich später dann mal" begleitet. Das führt oft zu schlechtem Gewissen und viel Zeitverschwendung für das Suchen von Unterlagen. Schluss damit! Lesen Sie, wie Sie Ihre Ablage tatsächlich in den Griff bekommen.

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6 Tipps für eine schlanke Ablage

Unterlagen oder Vorgänge, die 1. abgeschlossen und erledigt sind, aber 2. noch aufgehoben werden müssen, gehören in die Ablage. Was nicht aufgehoben werden muss, kommt sofort in den Papierkorb oder wird geschreddert, wenn es sich um sensible Daten handelt. Für die dauerhafte Ablage bieten sich meist Ordner an.

Doch wie schafft man es, wirklich dauerhaft Dokumente abzulegen und nicht wieder neue Stapel hier und da zu schaffen, die man „irgendwann, wenn Zeit ist“ abheften will? Wie schafft man es, sein Ablagesystem wirklich aktuell und in Ordnung zu halten? Wenn Sie sich schwer tun, Dokumente oder Vorgänge dann auch tatsächlich abzulegen, schaffen Sie sich mit eigenen Büroregeln Ihr Ablagesystem und ändern Sie konsequent Ihre Gewohnheiten.

Überlegungen zu jeder Ablage
Bevor Sie einen Vorgang der Ablage zuführen, sollten Sie folgende Fragen für sich klären:

  1. Muss ich dieses Schriftstück wirklich aufbewahren? Wenn ja, muss ich den gesamten Vorgang ablegen? Oder reicht die Ablage eines Blattes, auf dem die wesentlichen Informationen erfasst sind?
  2. Handelt es sich um eine Information, die verloren ist, wenn ich sie jetzt nicht ablege? Oder kann ich sie mir jederzeit wieder besorgen (Kollegin, Internet)?
  3. Muss ich den Vorgang archivieren? Oder reicht es, wenn es an anderer Stelle (z. B. in einer anderen Abteilung) abgelegt ist und ich bei Bedarf darauf zugreifen kann?

Seien Sie streng bei der Beantwortung Ihrer Fragen. Stellen Sie sich Ihre Ablage als eine Art „exklusiven Club“ vor. Und da kommt eben nicht jeder rein. Und der Türsteher, der das kontrolliert, sind Sie!

Sofort-Prinzip als Ablagesystem
Alles, was erledigt ist und nicht mehr als 3 Minuten zusätzliche Zeit erfordert, wird sofort abgelegt. Machen Sie sich diese Regel zu Ihrem persönlichen Ablagesystem. Genießen Sie es, den Vorgang wirklich abzuschließen. Zu 100%. Und sofort.

Sammelstelle für Ablage
Nicht alles lässt sich mit dem Sofort-Prinzip ablegen. Diese Vorgänge brauchen bis zur endgültigen Ablage eine feste Sammelstelle. Sie brauchen in Ihrem Büro also unbedingt einen Ablagekorb oder eine Hängemappe, in der Sie abzulegende Dokumente sammeln. Nützlich kann ein Post-it-Zettel sein mit dem Namen des Ablageordners zur späteren schnellen Orientierung.

5 Minuten Zeit für Ihre Ablage
Stellen Sie sich selbst die Büroregel auf, jeden Tag maximal 5 Minuten Ablage wegzuheften. Nehmen Sie einfach den obersten Vorgang und heften Sie ihn ab, dann den nächsten. Maximal 5 Minuten, nicht mehr. Bestimmen Sie dazu eine feste Zeit, beispielsweise nach dem Mittagessen, das ist meist ein guter Zeitpunkt für „ohne-denken-Aufgaben“. Klopfen Sie sich anschließend auf die Schulter, dass Sie so diszipliniert waren und Ablage weggearbeitet haben. Sie sind gut!

Entrümpeln Sie Ihre Ablage
Stellen Sie sich am Wochenanfang einen Ordner Ihrer Wahl näher an Ihren Arbeitsplatz. Stellen Sie Ihre interne Büroregel auf, jeden Tag maximal 5 Minuten diesen Ordner durchzusehen auf Unterlagen, die entrümpelt und entsorgt werden können. Und zudem: Wann immer Sie im Laufe des Tages etwas Luft haben, nehmen Sie den bereit stehenden Ordner und entrümpeln Sie.

Sie warten auf einen Rückruf? Klappen Sie den Ordner auf. Sie haben ein Telefonat, das Ihre Aufmerksamkeit nicht besonders erfordert oder bei dem Sie immer wieder Wartezeiten zu überbrücken haben? Dann ran an den Ordner und entrümpeln. Wenn der Ordner vor Ende der Woche durchgearbeitet ist, nehmen Sie sich den nächsten Ordner vor. Oder Sie geben sich für den Rest der Woche „Ordner-frei“.

Neue Gewohnheiten bei der Ablage
Der letzte Tipp für heute ist nicht für alle Vorgänge geeignet, aber sicher finden Sie auch in Ihrem Bestand Ordner, bei denen der Tipp passt. Wann immer Sie ein neues Dokument abheften, müssen Sie aus diesem Ordner ein anderes Dokument rauswerfen und endgültig vernichten. Viele Dokumente kann man auf diesem Wege im Laufe der Zeit problemlos entsorgen.

Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie in Ihrem Büro umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Tragen Sie sich Ihre „5-Minuten-Aktionen“ fest in Ihren Terminkalender ein. Freuen Sie sich darüber, dass Ihre Ablage immer schlanker, geordneter und übersichtlicher wird.

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