Arbeitsorganisation für Verwaltungsmuffel (Teil 2)

5 Kisten helfen Ihnen, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen. 5 Kisten sind auch die Basis einer neuen Arbeitsorganisation. Die Kisten "Eingang", "zu erledigen" und "zu lesen" haben Sie bereits im ersten Teil der Serie kennen gelernt. Um die Arbeitsorganisation wirklich komplett zu machen, werden noch zwei weitere Kisten benötigt.

Kiste 4 Ihrer neuen Arbeitsorganisation: abzulegen
Alles, was Sie in Ihre Ablage überführen wollen, kommt in Kiste 4. Das sind alles Vorgänge, die erledigt sind. Sie müssen allerdings aufbewahrt werden und sollten in einem sinnvollen System von Ordnern oder Stehsammlern ihren endgültigen Platz finden. Bis Sie dafür Zeit haben, werden sie in Kiste 4 zwischengeparkt.

Kiste 5 Ihrer neuen Arbeitsorganisation: Ausgang
Vielleicht wird doch Kiste 5 Ihre Lieblingskiste? Hier legen Sie alles hinein, was Sie im Laufe des Tages erledigen. Postversand, faxen oder an bestimmte Personen, Kollegen, Mitarbeiter weiterleiten. Hier ist Ihre Sammelstelle, hier wird sichtbar: Das ist geschafft!

Aufräumen mit den 5 Kisten plus eine
Sicher können Sie sich vorstellen, wo und wie Sie Ihre Papierstapel und Kiste 1 (Eingang) jetzt in Ihr neues System einsortieren. Das oberste Prinzip lautet: So viel wie möglich wegwerfen. Das ist die "Plus"-Kiste, zum Aufräumen gern die extra-große. Sie finden Werbung? Weg damit! Alte Umschläge, veraltete Artikel? Rein in die Papier- und Wegwerfkiste.

Die einzelnen Arbeitsschritte beim Schreibtisch aufräumen ergeben sich fast von selbst: Was zu erledigen ist, kommt bei diesem Arbeitssystem in Kiste 2. Was Sie sich später noch genauer ansehen möchten, in Kiste 3. Was bereits abgelegt und abgeheftet werden kann, gehört in Ihrem neuen Ablagesystem in Kiste 4. Vielleicht haben Sie auch bereits etwas für die Kiste 5, für den Postausgang.

Sicher ist jetzt schon weniger Unordnung und Chaos auf Ihrem Schreibtisch. Doch ruhen Sie sich nicht darauf aus. Jetzt müssen Sie mit diesen 5 Kisten arbeiten, denn etwas Verwaltung muss auch bei diesem System sein.

Warum Ihr Hauptaugenmerk Kiste 2 gelten sollte, lesen Sie in Teil 3.

Vielleicht ist auch in diesen Artikeln noch etwas für Sie dabei?