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Optimale Büroorganisation: Praktische Möbel und kurze Wege

Lesezeit: 3 Minuten Ihre Büroausstattung sollte dazu führen, dass Sie einfach und schnell alles übersichtlich geordnet, verstaut oder zur Verfügung haben. Dazu gehören die richtigen Büromöbel und kurze Wege. Denn Ihre Büroorganisation sollte Sie in Ihren Arbeitsabläufen unterstützen. So können Sie einfacher, schneller und letztendlich effektiver arbeiten. Dazu gehört auch die optimale Büroausstattung.

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Optimale Büroorganisation: Praktische Möbel und kurze Wege

Lesezeit: 3 Minuten

Wählen Sie Büromöbel nicht nur nach ästhetischen Gesichtspunkten aus. Büromöbel sollten zweckmäßig sein. Dazu sollten sie praktisch und stabil sein sowie den Anforderungen und Bedürfnissen Ihrer Büroorganisation entsprechen. Sie brauchen direkt am Schreibtisch einen Rollcontainer mit Schubladen? Dann schaffen Sie sich einen entsprechenden Unterschrank an.

Wenn Sie aber lieber mit Hängeregistratur arbeiten, dann ist ein Rollcontainer, der neben einer Schublade die Vorrichtung für eine Hängeregistratur bietet, für Sie sinnvoller. Schaffen Sie sich eine Büroausstattung, die zu Ihnen passt.

Sparen Sie nicht am falschen Platz
Damit Sie ausreichend Arbeitsfläche haben, müssen Sie sich klar machen, was wohin soll. Und ausreichende Arbeitsfläche ist dabei ein absolutes Muss. Wenn Sie keine freie Arbeitsfläche mehr auf Ihrem Schreibtisch haben, müssen Sie Platz und Raum schaffen. Denn wenn Sie hauptsächlich am Schreibtisch arbeiten und eine große Ablagefläche benötigen, ist ein Sideboard oder ein großer Tisch einfach das Sinnvollste. Wenn Sie nicht ständig "umschichten" und wegräumen müssen, ist Ihre Büroorganisation einfach flüssiger und eleganter.

Laufen Sie "Slalom" im Büro?
Werfen Sie doch einmal einen kritischen Blick auf die Anordnung aller Büromöbel. Auf keinen Fall dürfen Sie, Ihre Mitarbeiter oder Besucher durch ungünstig aufgestellte Büromöbel behindert werden. Wo zwingen ungünstig platzierte Büromöbel zum Ausweichen? Wo wird der Gehfluss durch Ecken oder Stolperfallen gestört? Wo muss man erst etwas verändern, beispielsweise einen Stuhl zur Seite schieben, um an einen Schrank zu kommen? Achten Sie darauf, dass die Gestaltung Ihrer Arbeitsräume die Arbeitsabläufe widerspiegelt und optimal unterstützt.

Nutzen Sie das Reichweitenprinzip
Setzen Sie Prioritäten: Alles, was Sie regelmäßig und häufig benötigen, muss einfach und sofort zugänglich sein. Wenn Sie für einen Ordner dreimal täglich aufstehen, dafür aber die Gesetzestexte, die Sie einmal vierteljährlich benötigen, hinter sich stehen haben, dann sollten Sie umorganisieren. Was Sie oft und schnell brauchen sollte in Ihrer Büroumgebung unkompliziert und schnell erreichbar sein.

"Jeder Gang macht schlank" ist ein schöner Gedanke, bedeutet aber in Ihrer Büroorganisation eine wiederkehrende Unterbrechung. Und wie oft bleibt der Ordner dann aus Bequemlichkeit "erst einmal" tagelang auf dem Schreibtisch liegen. Alles, was Sie seltener benötigen, kann weiter weg oder ganz oben oder hinten in Regalen und Schränken gelagert werden. So wird Ihre Büroorganisation immer passender für Sie und sorgt dafür, dass Sie kurze Wege haben.

Kommen Sie an alle Schränke?
Alle Schränke und Regale müssen leicht zugänglich sein. Wenn Sie erst Dinge wegräumen müssen, um aus einem Regal die gewünschten Unterlagen heraus zu nehmen, gerät Ihre Arbeit buchstäblich ins Stocken. Und das Zurückstellen weckt auch eher Gefühle von Unlust. Beschriften Sie Ihre Schränke und Regale zudem gut sichtbar und eindeutig. Dies gilt vor allem dann, wenn mehrere Personen darauf zugreifen oder es sich um Archivschränke handelt. Mit einer sinnvollen Beschriftung sparen Sie Zeit beim Einordnen und auch später beim Finden.

Nutzen Sie den Platz in der Höhe
Zusätzliche Stellfläche können Sie auch gut in der Höhe gewinnen. Beispielsweise bieten Regale über der Tür sehr gute Stauflächen. Hier können   Ratgeber, Gesetzestexte, Kataloge oder ähnliches untergebracht werden. Wenn Sie keinen Platz für Ihr Archiv haben, kann ein geschlossener Hängeschrank hier Ordnung schaffen. Sie sparen an anderer Stelle unter Umständen viel Staufläche, die Sie sinnvoller nutzen können.

Freier Zugang zu technischen Geräten
Technische Geräte wie Drucker, Scanner oder Faxgerät sollten direkt erreichbar sein. Vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter darauf zugreifen. Aber auch wenn Sie zu zweit einen Drucker teilen. Wenn der Drucker bei Ihnen steht und Sie jeden Ausdruck über den Schreibtisch reichen, ist das jedes Mal eine Ablenkung und Unterbrechung Ihrer Arbeit. Für den anderen ist es übrigens auch jedes Mal ein "Könntest du mal bitte …" und das unter Umständen bald zwanzig Mal am Tag und dann noch mit "Sonderwünschen" wie Briefpapier, einen Umschlag oder farbiges Papier. Das bläht Ihre Büroorganisation unnötig auf.

Richten Sie besser einen für alle frei zugänglichen Platz ein. Dort wird beispielsweise auch das Kopierpapier zum Nachfüllen gelagert, um für alle die Wege kurz zu halten. Wenn Sie Postkörbe oder -fächer für Mitarbeiter haben, dann sollten diese auch frei zugänglich und optimalerweise direkt bei der Tür sein.

Wählen Sie Ihre persönliche Anordnung
Eine sinnvolle Anordnung Ihrer Büromöbel ist kein Selbstzweck. Es dient vielmehr dazu, Abläufe zu vereinfachen und flüssiger zu gestalten. Dabei ist es wichtig, dass Sie Ihre eigene Anordnung finden und Ihre Gewohnheiten berücksichtigen. Überprüfen Sie in Ihrem Büro die vorgestellten Vorschläge.

Suchen Sie sich für den ersten Schritt einen Punkt heraus, den Sie in Ihrem persönlichen Büro umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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