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Wenn die normale Arbeitsorganisation für Sie nicht passt

Lesezeit: 3 Minuten Sie horten die Aufgaben, die Sie erledigen müssen am liebsten hübsch sichtbar um sich herum? Lieber stapeln als zwischenlagern nach dem Motto: "Wohin bloß? Und finde ich es auch wieder?". Dann lieber ausbreiten, stapeln und wühlen, auch wenn es letztlich viel länger dauert und Nerven kostet.

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Wenn die normale Arbeitsorganisation für Sie nicht passt

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So mancher Büromensch schafft es trotz bester Absichten und viel Energie nicht wirklich, den eigenen Schreibtisch konsequent zu entstapeln. Einrichten einer funktionierenden Wiedervorlagetechnik? Fehlanzeige. Ein Stapelkorb mit dem tollen Namen "Posteingang"? Leider nicht reingeschaut. Vorgänge, um die man sich erst in zwei Wochen kümmern muss, haben einen bestimmten Platz? Aber ja, nämlich direkt auf dem Schreibtisch, wahrscheinlich in dem ganz rechten Stapel ziemlich weit unten.

"Vorsichtshalber" liegen die Unterlagen dort, damit man nicht vergisst, sich darum zu kümmern. Manche Menschen schaffen es nicht, den Schreibtisch zu entstapeln, weil sie das Gefühl haben, den Kontakt zu ihren Aufgaben zu verlieren und sie deswegen nicht fristgerecht zu erledigen. Dann nehmen sie lieber Unordnung (die sie eigentlich auch stört) und Suchen in Kauf.

Wenn Sie sich bei der Beschreibung wieder finden, habe ich heute drei bewährte Tipps für Sie, wie Sie Ihre Arbeitsorganisation verbessern können.

"Sperrgebiet" auf Ihrem Schreibtisch
Das "Sperrgebiet" auf Ihrem Schreibtisch umfasst eine Freifläche von mindestens 60 x 60 cm. Das sind ungefähr die Breite Ihrer Tastatur und etwas mehr als die doppelte Höhe. Dieser Bereich ist Sperrgebiet für alles außer dem aktuellen Vorgang. Das Schriftstück, an dem Sie gerade arbeiten, darf dort liegen. Und sonst nichts! Achten Sie streng und wie ein gut gedrillter Wachsoldat darauf, dass dieses Sperrgebiet wirklich nur von dem aktuellen Vorgang eingenommen wird.

Falls Sie Ihre aktuelle Aufgabe für eine neu hereinkommende Aufgabe länger unterbrechen (was Sie eigentlich vermeiden sollten, aber nun, manchmal geht das nicht), dann wandert der erste Vorgang raus aus dem Sperrgebiet. Der neu hinzugekommene Auftrag hat jetzt die alleinige Aufenthaltsberechtigung im Sperrgebiet".

Im Notfall schaffen Sie weitere Ablagefläche außerhalb des Schreibtisches. Ein Sideboard hinter Ihnen könnte das sein oder ein kleiner rollbarer Beistelltisch.

C-Aufgaben immer im Blick
Manchmal kommt es auch zur Stapelbildung, weil man bestimmte Vorgänge "im Blick" behalten will. Das sind oft sogenannte C-Aufgaben. Also Aufgaben, die nicht wichtig sind, auch nicht dringend sind oder einen Termin haben. Aufgaben, die Sie schon erledigen wollen, aber nicht sofort oder zu einem bestimmten Stichtag erledigen müssen. Sie rangieren in der Prioritätensetzung gegenüber Priorität-A-Aufgaben (= heute und auf jeden Fall erledigen) und B-Aufgaben (wichtig, aber noch nicht fällig) ziemlich weit unten.

Diese C-Aufgaben lösen jedoch oft eine niedrigschwellige, aber konstante Unruhe aus. Wenn Sie die C-Aufgaben mangels Alternative auf dem Schreibtisch oder in Stapeln verschwinden lassen, kommen Sie einer guten Lösung meist keinen Schritt näher – eher lösen sie dort vage Schuldgefühle aus. Besser ist es, Sie schaffen eine Extra-Mappe oder einen Postkorb an, den Sie mit "C-Aufgaben" beschriften. Da hinein kommen (fein säuberlich in je einer Klarsichthülle) die C-Aufgaben.

Wenn Sie mögen, können Sie diese Aufgaben nach Wichtigkeit oder Dringlichkeit sortieren. Wann immer Sie beispielsweise eine anspruchsvolle A-Aufgabe bearbeitet haben, könnte eine C-Aufgabe genau das richtige für Sie sein. C-Aufgaben sind oft schnell und mit geringem (Denk-)Aufwand erledigt. Das kann nach intensivem Arbeiten also ein gutes "Verschnauferl" zwischendurch sein. Und Sie suchen aus, zu welcher C-Aufgabe Sie gerade die meiste "Lust" haben.

Blicken Sie durch bei Ihrer Arbeitsorganisation
Einige Volltischler und Stapelbauerinnen haben wie beschrieben ein ungutes Gefühl, wenn die Unterlagen "aus dem Blick" geraten. Verabschieden Sie sich in dem Fall von allen Ordnungssystemen, die "blickdicht" sind. Also keine Pappmappe, in der Sie nicht sehen, was drin ist. Keine Postkörbe in dunkelblau, bei denen Sie nicht sehen können, was sie enthalten. Steigen Sie konsequent um auf transparente Postkörbe und Stehsammler. Und beschriften Sie sie eindeutig.

Setzen Sie stets transparente Dokumentenhüllen ein. So rutschen keine losen Blätter in andere Vorgänge hinein oder Büroklammern verhaken die Unterlagen miteinander.

Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, wenn Ihr Schreibtisch tatsächlich stapelfrei wird und Sie trotzdem Ihre Aufgaben voll im Blick haben.

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