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Unklare Chefanweisung im Büro (Teil 1)

Lesezeit: 2 Minuten Gehört Ihr Chef auch zu den Vorgesetzten, die Ihnen beim Durchgehen ins Büro Arbeitsaufträge zurufen? Wenn Sie diese Arbeitsaufträge trotzdem in eine optimale Büroorganisation umsetzen wollen, müssen Sie Ihrem Chef mehr Informationen entlocken.

2 min Lesezeit

Unklare Chefanweisung im Büro (Teil 1)

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Bittet Ihr Chef Sie auch gern um die Zusammenstellung von Unterlagen und ist bereits unterwegs ins nächste Meeting, bevor Sie auch nur die Hand heben und "Stopp" rufen konnten? Wenn Wünsche und Arbeitsaufträge von Ihrem Chef nebenbei geführt werden, wird es für Sie unter Umständen schwierig, eine optimale Büroorganisation zu erreichen. Was aber ist zu tun, wenn Ihr Chef Ihnen beim Durchgehen ins Büro unklare Arbeitsaufträge zuruft?  

Sie versuchen es mit "Hellsehen"
Viele Chefs haben die Angewohnheit, einige unklare Anweisungen zu erlassen im Sinne von "stellen Sie mir mal ein Paket zusammen …", "alles, was ich so brauche …", "Sie machen das schon …", "so schnell wie möglich". Wenn die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrem Chef gelegentlich ähnlich verläuft, organisieren Sie Ihr Büro trotzdem so gut wie möglich.

Sie versuchen wahrscheinlich, sich so gut wie möglich in Ihren Chef und den Vorgang hinein zu versetzen. Sie überlegen aufgrund Ihrer Erfahrungen und Kenntnisse der Sachlage und des Typs Chef, was wohl in welcher Form benötigt wird. Das könnte man auch "Hellsehen" nennen. Ich weiß nicht, wie Ihre telepathischen Fähigkeiten sind, aber sicher stehen sie nicht in Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung.

Andererseits zeichnet es Sie durchaus aus, dass Sie sich gut in Ihren Chef hinein versetzen und mitdenken können. Doch diese Art des "Hellsehens" weist einige Schwachstellen aus:

  • Das hineinversetzen, nachdenken, grübeln, abwägen verbraucht viel Zeit.
  • Es bleibt immer ein Rest Unsicherheit. Sie treten unter Umständen entsprechend unsicher auf.
  • Sie liegen mit Ihren Annahmen von wenig bis "voll" daneben. Dadurch zweifeln Sie vielleicht an Ihren Fähigkeiten.
  • Die Arbeit war "für die Katz", da Sie in eine andere Richtung gedacht haben, als Ihr Chef.
  • Einiges von dem, was Sie recherchiert und zusammengestellt haben, lag an anderer Stelle bereits vor. Nur leider hatten Sie diese winzige Information nicht.
  • Sie haben viel zu viel gemacht, Ihr Chef brauchte nur…
  • Sie sind frustriert, dass Sie Ihre Energie nicht auf gebündelte Aktionen richten können, wie es bei klaren Arbeitsaufträgen im Büro der Fall ist.

Was aber sind die Alternativen zu Ihrem Hellsehen? Sie haben Fragen parat, die Ihren Chef zwingen, konkrete Angaben zu machen, so dass Ihre Büroorganisation das gewünschte schnelle und zuverlässige Ergebnis liefern kann.

Diese Fragen sollten Sie immer parat haben
Neben Geschwindigkeit (bevor er wieder weg ist) und Sicherheit im Auftreten, benötigen Sie gezielte Fragen, die Ihren Chef zu Erläuterungen zwingen. Denken Sie daran: Diese Informationen erfragen Sie nicht aus persönlicher Neugierde, sie sind die Voraussetzungen dafür, dass Sie Ihren Job gut machen können. Bleiben Sie also höflich, aber unnachgiebig. In meinen Trainings sage ich auch gern: "Nach außen gern "weich", aber innen drin: knallhart". Innen drin heißt, Sie müssen sich klar machen, dass Sie die notwendigen Informationen um jeden Preis erhalten wollen.

Dazu eignen sich sogenannte "offene Fragen", denn Sie zwingen den anderen dazu, selbst etwas zu erläutern und nicht nur ja oder nein zu antworten. Sie brauchen sie immer dann, wenn die Anweisung sehr "nebulös" ist und Sie ziemlich im Dunkeln tappen, was von Ihnen erwartet wird. Wenn Ihr Chef also wieder mit eiligen Schritten in sein Büro zurück will, stoppen Sie ihn mit den folgenden Fragen:

  • Was benötigen Sie genau?
  • Wofür?
  • Was ist das Ziel, das gewünschte Ergebnis?
  • In welcher Form?
  • Wann benötigen Sie das?
  • Hat schon jemand an dem Vorgang gearbeitet?
  • Wer hat gegebenenfalls weitere Informationen?

Lesen Sie weiter in Teil 2, mit welchen Fragen Sie noch bei Ihrem Chef punkten können.

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