Haben Sie auch einen kleinen Osterurlaub, Resturlaub oder gar Ihren Jahresurlaub im Blick? In so manchem Büro setzen dabei gleich die ersten Gedanken an die vorbereitenden Arbeiten ein. Denn während der eigenen Urlaubszeit soll ja im Büro alles optimal weiter laufen. Ein Stirnrunzeln löst aber oft eher das "Danach" aus.
Was stellen die "lieben Kollegen" wohl in der Zwischenzeit an? Landen alle wichtigen Infos und Absprachen hinterher auch wirklich auf Ihrem Schreibtisch? Wie lange dauert es wohl diesmal, bis Sie sich durchgewühlt haben durch erledigte Vorgänge und Prospekte zu dem Zettel "Eilt, dringend" ganz unten im Stapel?
Hier ein Vorgehen, das Ihren ersten Arbeitstag im Büro zu einem guten Übergang zwischen Urlaub und Arbeit macht. Dazu brauchen Sie fünf Körbe. Doch zuerst die Einweisung an das Team.
Einweisung – "So hätte ich es gern"
Informieren Sie Kolleginnen und Kollegen vorher über Ihre grundsätzlichen Wünsche. Bei mir würden sie beispielsweise so lauten:
- Keine Post-its
- Jeden Vorgang in eine Klarsichthülle (ja, auch kleine Notizzettel!)
- Bitte auf jede Mitteilung Themenstichwort, Datum und Namenszeichen
- Bei Telefonanrufen immer Name, Telefondurchwahl/wichtige Kontaktdaten und Stichwort erfragen
- Bitte lesbar und eindeutig schreiben
- Werbung wegwerfen
- usw.
Am besten legen Sie solche Kriterien sowieso als Bürostandard fest. Ansonsten schreiben Sie Ihre Wünsche auf und hängen Sie sie bei Ihren fünf Urlaubskörben auf.
Die ersten vier "Urlaubskörbe" für Ihre Büroorganisation
Unabhängig davon, ob Sie zu einem Kurzurlaub oder drei Wochen abwesend sind: Platzieren Sie auffällig mitten in Ihrem aufgeräumten Büro fünf Ablagekörbe. Beschriften Sie die Körbe deutlich mit einem dicken Stift: "Post und Fax", "Interne Mitteilungen", "Anrufe", "bereits erledigt".
Das erspart Ihnen nicht das komplette Sortieren nach Ihrer Rückkehr, aber es ist eine arbeitserleichternde Vorsortierung, die Sie sicher zu schätzen wissen. Vier Körbe kennen Sie schon, doch ich versprach Ihnen insgesamt fünf Urlaubskörbe. Hier kommt Nr. 5 – Ihr wichtigster Urlaubskorb.
Ihr Dringend-Urlaubskorb für Ihre Büroorganisation
Der wichtigste Ablagekorb sollte der sein mit der Aufschrift: "Dringend – erledige ich sofort nach meiner Rückkehr am 3.8." Dieser Korb hilft Ihnen, dass Sie nach Ihrer Rückkehr auf den ersten Blick erkennen können, wo es "brennt" und wo Sie aktiv werden müssen. Durch die konkrete Datumsangabe sieht jeder Kollege sofort, dass es keinen Sinn hat, in diesen Korb Terminsachen für den 23.7. zu legen. Und Ihnen verschafft es wirklich Einblick. Sie können gezielter und hoffentlich auch entspannter in die Arbeit einsteigen.
Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Kopieren Sie sich beispielsweise meine Vorschläge direkt in ein Textdokument und eröffnen Sie damit jetzt gleich Ihre persönliche "So hätte ich es gern"-Liste. Damit wissen Ihre Kolleginnen und Kollegen eindeutig, was von ihnen erwartet wird.
Freuen Sie sich darüber, dass Sie nach Ihrem nächsten Urlaub die Früchte Ihrer guten Büroorganisation ernten werden.
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