Ablage: So sortieren Sie vor

Es ist im Tagesgeschäft nicht immer möglich, die Ablage regelmäßig abzuarbeiten. Was aber, wenn der Chef oder die Chefin nach einem bestimmten Vorgang fragt? Wühlen Sie sich dann erst einmal durch Ihre Ablagestapel oder Ihren Ablagekorb? Und wie lange hat Ihre Ablage im Ablagekorb, der ja nur als Zwischenstation gedacht ist, ein "gemütliches Zuhause" gefunden?

Damit Sie zukünftig jeden "Ablage-Vorgang" schnell wiederfinden und Ihre Ablage vorsortieren, hier ein System, mit dem Sie bestimmt gut zu recht kommen.

So bereiten Sie Ihr neues Ablagesystem vor

1. Schritt: Machen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Ablageordner. Den Standort Ihrer Ordner auf optimale Lage und Sinnhaftigkeit überprüfen. 
2. Schritt: Schaffen Sie einen Pultordner an (bei vielen auch bekannt als Wiedervorlagemappe). Bei bis zu 30 Ordnern reicht ein Pultordner mit Registern von 1-31 aus. Haben Sie eine größere Anzahl an Ordnern, können Sie einige Bereiche zusammenfassen oder einen zweiten Pultordner anlegen.
3. Schritt: Erstellen Sie nun ein Inhaltsblatt. Dabei ist jedem Ihrer Ordner eine Ziffer zugeordnet (s. Beispiel).

Die Ordnung kann mit einem neuen Inhaltsblatt jederzeit abgeändert werden. Das Inhaltsblatt können Sie in einer Klarsichthülle geschützt vorn auf die Mappe kleben. Oder Sie legen es in der Mappe in Fach "1" und die eigentlichen Fächer für die Ablagedokumente beginnen mit dem Fach "2". Die zugeordnete Ziffer vergeben Sie am besten in der Reihenfolge der Ordner im Regal. Das erleichtert den späteren eigentlichen Ablagevorgang enorm.  

So nutzen Sie Ihr neues Ablagesystem
Gewöhnen Sie sich an, die einzelnen Vorgänge vor dem Zwischenlagern in dem Pultordner so vorzubereiten: Jeden Vorgang lochen und – auch bei einem Einzelblatt – in eine Prospekthülle legen (das sind die Klarsichthüllen, die seitlich und oben offen sind). 

Wenn Sie nun einmal täglich oder einmal wöchentlich oder zwischendurch Ablage erledigen wollen, nehmen Sie sich einfach Ihren Pultordner. Entnehmen Sie alle Unterlagen aus dem ersten belegten Fach und heften Sie sie in den entsprechenden Ordner. Da in jedem Nummernfach wahrscheinlich nur wenige Vorgänge sind, können Sie die paar Blätter sicher schnell wegordnen.

Wenn Sie unterbrochen werden, machen Sie einfach beim nächsten Mal dort weiter, wo in den Fächern Papiere sind. Wenn Sie zwischendurch wieder Unterlagen benötigen, werden Sie sie mit schnellem Griff aus Ihrer Zwischenablage ziehen. Ein Anlagekorb ist mit diesem System völlig überflüssig.

Sie werden sicher das beruhigende Gefühl haben, zu wissen, wo der gesuchte Vorgang sich befindet. Und Ihre Ablage wird wahrscheinlich immer ziemlich "up do date" sein.