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Post-its im Büro: Verzetteln Sie sich auch?

Lesezeit: 4 Minuten Haben in Ihrem Büro auch diverse Post-its am Schreibtisch, Bildschirm oder Ordner ihren Platz gefunden? Wann sind Post-its eine sinnvolle Hilfe im Büro, wann eher hinderlich?

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Post-its im Büro: Verzetteln Sie sich auch?

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Wenn ich als Besucherin oder Coach in Büros bin, entdecke ich immer wieder Post-its; am Bildschirm, auf der Tastatur, auf dem Telefon auf der Schreibtischfläche. Auf manchen Post-its ist die Schrift schon völlig vergilbt und das satte Pink ist zu einem müden Schweinchenrosa verblasst. Das Büro beherbergt eine Vielzahl von Zettelchen in allen möglichen Größen und Farben, manche schon mit Eselsohren, mit einem Riss oder mit extra Tesastreifen an ihrem Platz gehalten. Da taucht natürlich die Frage auf, ob Post-its in allen Fällen eine gute Hilfe im Büro und zur Arbeitsorganisation sind.

Gehören Infos im Büro auf Post-its?
So schön praktisch sind die Post-its, wenn Ideen, Telefon- und Gesprächsnotizen sowie Hinweise für anstehende Aufgaben schnell und etwas chaotisch auf uns niederprasseln. Wie schnell ist der kleine Block genommen, Notiz drauf und erst mal irgendwo hingeklebt. Doch da stört er beim nächsten Mal: neuer Platz – neues Glück?

Nochmals umplatziert, vielleicht zu seinen Brüdern und Schwestern rechts neben das Telefon? Erst mal nebeneinander, dann aus Platzmangel aufeinander? Ganz schön riskant, denn so gehen im Büro schnell wichtige Informationen verloren oder es verliert sich der Zusammenhang.

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Spontaneinfälle und Chefanweisung – Notieren auf Post-its?
Wohin aber mit den guten Ideen zum Projekt oder einer Aufgabe? Wo landet der Einfall, wie ich mein Büro bei Gelegenheit besser organisieren kann? Für alle Post-its-Fans: Erlauben Sie sich ein ganz schnelles Notieren auf Post-its, quasi als "Zwischenlager". Sicher hören Sie mein "aber". Und da kommt es: Aber belassen Sie es nicht dabei.

Sind Sie ein Freund Ihres PCs, dann tragen Sie die Idee sofort oder wenn Sie auf die Post-its nicht verzichten möchten, kurze Zeit später in eine To-Do-Liste. Da hin gehören auch – optimal terminiert – Arbeitsaufträge Ihres Chefs. Für Blitz-Ideen, die ja manchmal zu einem völlig unpassenden Zeitpunkt kommen können, richten Sie sich einfach unter Word ein schnell erreichbares Word-Dokument "Ideen" ein: reinschreiben, Datum dazu, fertig für den Moment, Nacharbeit später. Die Papierform ist Ihnen lieber? Dann lesen Sie weiter.

Eine Kladde im Büro statt Post-its
Wenn Computer und PDA in diesem Fall nicht wirklich Ihre Welt sind, könnte eine Kladde für Sie genau das richtige sein. Hier hinein kommt alles, was Sie zwischendurch erfassen wollen. Entwickeln Sie ruhig eigene Zeichen, beispielsweise Doppelpfeil vor alles, was zu tun ist, ABC-Prioritäten, Textmarker oder roten Stift für Daten einsetzen. Datum bitte nicht vergessen!

Wenn der Eintrag erledigt ist, gleich durchstreichen. Wenn Sie eine Überführung in Ihr elektronisches System oder eine Wiedervorlagemappe gemacht haben, gleich raus streichen. Die Kladde sollte immer am selben Platz liegen und ein Stift stets griffbereit sein. Das gute ist: Ihre Kladde können Sie überall mit hinnehmen: zur Besprechung mit Chef oder Kollegin oder zum Termin bei einem Kunden.

Einhand-Post-its im Büro
Sehr beliebt sind bei den Post-its die Z-Notes. Diese Post-its kann man so schön schnell mit nur einer Hand aus der Box zupfen. Sicher: Haftnotizblock und Zettelbox können manchmal sehr praktisch sein und ich benutze sie hin und wieder auch. Beispielsweise ist ein sinnvoller Einsatz, in einem Artikel in einer Zeitschrift wichtige Passagen zu markieren. Oder wenn man als Sekretärin seinem Chef damit das schnelle Auffinden einer wesentlichen Briefpassage erleichtern will.

Aber als Arbeitsmittel taugen sie einfach nicht, da man sich sonst im wahrsten Sinne des Wortes verzetteln: Die Zettel sind unübersichtlich, sie gehen schnell verloren und damit fehlen wichtige Informationen.

Post-its im Büro zur Terminverwaltung?
Auch das sehe ich immer wieder: dass mit Post-its Termine verwaltet werden. Und das kann ich am wenigsten verstehen, wie man mit Haftzettel Termine verwalten kann. Post-its eignen sich wirklich nicht als Erinnerungsstütze für Termine. Um wirklich sicherzustellen, dass Sie keinen Termin verpassen, sollten Sie Ihre Termine im Büro anders organisieren. Post-its sind wirklich die schlechteste Lösung.

Wenn Sie einmal einen Termin verpasst haben, weil der Kleber nicht hielt und ein kleiner Windstoß Ihr Post-it heruntergeweht hat (hinter den Schreibtisch), dann wissen Sie das.

Post-its bei Chaos im Büro
Jetzt kommen wir zu einem Punkt, an dem ich Ihnen den Einsatz von Post-its wirklich empfehlen kann. Wenn Ihr Tag durch 1.000 unvorhergesehene Dinge aus dem Ruder läuft, wenn Sie völlig "Land unter" haben, dann können Sie Post-its verwenden. Und so geht’s:

  1. Lassen Sie trotz Druck und Hektik alles liegen. STOP!
  2. Nehmen Sie alle Vorgänge und Aufgaben, die Sie meinen heute noch schaffen zu müssen.
  3. Sehen Sie sie durch und nehmen Sie die drei wichtigsten heraus. Alle anderen Vorgänge erst einmal an die Seite bzw. ich hoffe in Ihren Korb "heute".
  4. Für die drei wichtigsten Aufgaben, ich nennen sie gern meine VIPs (Sie wissen, Prominente sind VIPs) schreiben Sie jetzt je einen Post-it. Vorgänge an die Seite, oben auf die anderen Vorgänge.
  5. Kleben Sie die drei VIPs nebeneinander vor sich auf den Schreitisch und bringen Sie sie in eine sinnvolle Reihenfolge: 1, 2, 3.
  6. Ohne weiter zu überlegen, nehmen Sie Vorgang 1 zur Hand und arbeiten ihn ab. Post-it zerreißen, wenn fertig.
  7. Sie haben bereits entschieden, was als nächstes kommt, Post-it 2 wartet schon und Sie können gleich loslegen.
  8. Wenn die ersten drei VIPs geschafft sind, beginnen Sie wieder damit die nächsten drei VIPs zu bestimmen, Reihenfolge festlegen, erledigen, Post-it genüsslich zerreißen.

Jetzt sind Sie dran, Ihre Post-its sinnvoll einzusetzen
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Verbannen Sie bisherige schlechte Angewohnheiten. Suchen Sie sich die Punkte heraus, die Sie umsetzen wollen. Notieren Sie sich in Ihrer To-Do-Liste oder in Ihrer neuen Kladde, wie die ersten drei Schritte dazu aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, dass Sie Post-its in Ihrem Büro sinnvoll einsetzen.  

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