Kiste 1: Ehrgeiz entwickeln, dass Sie schnell geleert wird
Dies ist ja die Eingangskiste. Alles, was hier landet, sollte so schnell wie möglich einsortiert werden. Am "liebsten" vielleicht in der "Plus-Kiste", ansonsten gleich in die Kisten 3 oder 4 (lesen oder ablegen). Vieles wird allerdings in Kiste 2 gehören: zu bearbeiten.
Kiste 2: Erledigen oder "Fieberthermometer"
Hier landet all das, was Sie noch irgendwie bearbeiten und erledigen müssen. Das ist Ihr Haupt-Aufgabenpaket. Sie sollten es immer im Blick haben und durchsehen, damit Sie die Aufgaben rechtzeitig erledigen.
Es sollte nie soweit kommen, dass diese Kiste überläuft. Wenn das der Fall ist oder Sie womöglich weitere Aufgaben-Kisten eröffnen, zeigt Ihr System klar und deutlich an: Sie sind überarbeitet. Die Kiste Nr. 2 ist Ihr persönliches Fieberthermometer für Ihr Aufgabenmanagement. Mehr als eine etwa handbreit hoch gefüllte Aufgaben-Kiste ist nicht zu schaffen. Wenn Ihre Kiste Nr. 2 regelmäßig überquillt, dann ist das ein deutliches Zeichen, dass Sie in Ihrem Beruf oder Ihrem Arbeitsablauf etwas grundlegend ändern sollten.
Kiste 3: Entspannung und Anregung
Sie haben eine längere Bahnfahrt, eine langweilige Sitzung oder eine kleine Ruhepause vor sich? Dann bedienen Sie sich bei Ihrer Zu-lesen-Kiste. Lesen Sie endlich die neuen Richtlinien, die nächstes Jahr greifen oder den interessanten Fachartikel, um sich auf dem Laufenden zuhalten. Versorgen Sie sich mit Lesestoff. Legen Sie bei der Arbeitsorganisation dort möglichst niemals etwas wieder zurück. Geben Sie sich stattdessen die folgenden Regeln: 1. Nichts wird zurück gelegt. 2. Interessantes wird ausgeschnitten und kommt entweder in Kiste 2 (jemanden zusenden) oder in Kiste 4 (ablegen). Der Rest: wegwerfen!
Werfen Sie vor allem viel weg. Seien Sie in diesem Punkt richtig ehrgeizig: Je mehr, desto besser, glauben Sie mir. Fragen Sie sich bei Ihrer neuen Arbeitsorganisation nicht: "Brauche ich es eventuell irgendwann noch einmal?", sondern "Wenn ich es wegwerfe, komme ich dann später eventuell auf andere Weise wieder dran (Internet, Kollegen)?" Zum letzten Punkt lautet die Antwort fast immer "ja".
Kiste 4: Wenn das Leistungstief da ist
Im Tagesverlauf haben wir vom Biorhythmus her ganz natürliche Hochs und Tiefs. Kiste 2 ist Ihr Favorit bei Hochs. Widmen Sie sich dem Inhalt der Ablage-Kiste aber in Ihren persönlichen Leistungstiefs. Meist ist das die Zeit nach dem Mittagessen oder vor dem Ende Ihres Arbeitstages. Also wenn Sie etwas müde, schlapp, unkonzentriert werden oder einfach "einen Gang runterschalten" können. Wenn Sie das berücksichtigen, wird auch Ihre Kiste 4 kontinuierlich abgearbeitet, ohne dass Sie es als zu aufwändig oder kompliziert empfinden werden.
Jetzt sind Sie dran
Überprüfen Sie für sich die vorgestellten Tipps. Ist es ein System; das für Sie denkbar und geeignet ist? Haben Sie das Gefühl, dass Sie damit den erforderlichen und unvermeidlichen Verwaltungsaufwand im Griff haben? Und den Aufwand so minimieren, dass Sie den Kopf frei haben für Ihre eigentlichen Aufgaben? Dann setzen Sie das System um, um sich eine neue, passende und elegant-einfache Arbeitsorganisation zu geben.
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