Kennen Sie das? Sie kommen aus einer Besprechung. Unschlüssig halten Sie verschiedene Unterlagen dazu in der Hand. Eigentlich wollen Sie sie sofort einsortieren. Doch Ihr Anrufbeantworter zeigt zwei Anrufe an und Ihr Blick schweift immer wieder auf die Notizen einer Kollegin. So legen Sie die Besprechungsunterlagen erst einmal in Ihren Eingangskorb und die Notiz gleich darauf.
Zehn Minuten später suchen Sie hektisch ein Schreiben, an dass Sie sich ganz genau erinnern können. Nachdem Sie Ihren Eingangskorb einmal von oben bis unten durchgescannt haben, werden Sie endlich fündig. Verärgert schauen Sie auf Ihren vollen Eingangskorb, als wäre er Schuld an dem Dilemma.
Voller Eingangskorb ist wie Stapelbildung
Ein voller Eingangskorb ist im Prinzip eine harmlose Vorstufe von unsortierten Stapeln. Sie verhindern den Überblick und machen ein schlechtes Gewissen. Zudem geht viel Zeit mit Suchen verloren. Genau wie bei der Stapelbildung liegt die Ursache in einer fehlenden Struktur und mangelnder Disziplin, diese dann auch anzuwenden. Meist macht man sich nicht klar, dass man mehr Zeit mit Suchen verbringt als man in strukturiertes Aufräumen investieren müsste.
Fälschlicherweise glauben viele Menschen, dass einmaliges aufräumen und sortieren sich von allein als Dauerzustand einrichten würde. Das ist natürlich ein Irrtum. Denn aufräumen und sortieren werden Sie immer wieder müssen. Doch mit einem System wird der Eingangskorb erst gar nicht so voll und beim Aufräumen geht das auch schneller, wenn man schon ein System hat.
Verschaffen Sie sich einen Überblick und sortieren Sie gleich
Wenn Sie jetzt keine Zeit für eine Aufräumaktion haben, dann legen Sie sofort einen Termin fest, für das Aufräumen und Sortieren Ihres Eingangskorbes. Je größer der Stapel, desto mehr Zeit sollten Sie einplanen.
- Wegwerfen: Sortieren Sie aus, was nicht mehr aktuell ist und was Sie nicht mehr brauchen.
- Ablage: Vorgänge, die keine weitere Aktion erfordern und aufbewahrt werden sollen, legen Sie sofort ab. Als Alternative schaffen Sie sich eine Vor-Ablage in einem Ablagekorb oder einer Hängemappe. Erledigen Sie die Ablage dann zu einem späteren Termin. Am besten schaffen Sie sich dazu eine Routine, also eine feste Regel oder einen festen Termin, an dem die Ablage erledigt wird.
- Informationen, Notizen, Literatur, Ideenzettel: Wenn mit diesen Unterlagen keine direkte Aufgabe verbunden ist, haben sie im Eingangskorb nichts zu suchen. Schaffen Sie sich dafür jeweilige Systeme, die sie nach eigenen Bedürfnissen einrichten und sortieren. Beispielsweise ein Lesefach oder Stehsammler, wenn Sie Fachzeitschriften im Abo erhalten. Auch Ideen sollten einen festen Platz haben. Konkrete Anregungen dazu lesen Sie in meinem Fachbeitrag So geht keine Idee mehr verloren.
Übrig bleiben 4. echte Aufgaben
Jetzt müsste ein Stapel übrig bleiben mit Unterlagen, die Sie tatsächlich noch bearbeiten müssen. Sortieren Sie diese nun nach den folgenden Kriterien:
- Delegieren oder Weiterleiten.
Mehr dazu? Dann lesen Sie meine Artikelserie Delegieren - Warten auf Antwort.
Mehr dazu? Dann lesen Sie meinen Artikel - Terminieren.
Mehr dazu? Dann lesen Sie meinen Artikel zur Arbeitsorganisation. - Sofort erledigen.
Mehr dazu? Auch hierzu habe ich einen Lesetipp zum Sofort-Prinzip für Sie.
Jetzt sind Sie dran – Schluss mit überquellendem Eingangskorb
Ändern Sie meine Vorschläge dort ab, wo es besser in Ihren Arbeitsbereich und zu Ihnen als Persönlichkeit passt. Achten Sie aber darauf, dass Sie für sich selbst wirklich ein System, Standards, Regeln festlegen. Wenn Sie das nicht machen, werden Sie weiterhin „herumwuseln“ und Ihr Eingangskorb wird überquellen. Schaffen Sie also Ordnung und System. Und denken Sie an die Binsenweisheit „Wehret den Anfängen“. In diesem Fall stimmt es.
Gutes Gelingen! Ich bin Wera Nägler, Ihre Expertin für Büroorganisation
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