Kennen Sie das? Sie erledigen die ersten Anrufe des Tages und Ihr Chef kommt wutschnaubend herein „Wieso weiß ich nichts vom dem Fax?“. Oder: Sie wollen gleich in der Frühstückspause ein bisschen Luft holen, da fällt Ihnen siedendheiß eine Aufgabe vom Vortag ein. Das klingt nach klassischem Fehlstart in den Bürotag. Denn Hektik ist damit sicher vorprogrammiert. Und Hektik ist oft die Wurzel von Flüchtigkeitsfehlern.
Die ersten Schritte im Büro
Die ersten Schritte beginnen mit Pünktlichkeit. Kommen Sie nicht auf den „letzten Drücker“, denn das macht schnell atemlos. Ein kleiner Trick der Profis: Kommen Sie zehn Minuten vorher, dann starten Sie ohne Außendruck in den Tag.
Hier finden Sie bewährte Tipps, wobei Sie sich die Punkte heraussuchen, die zu Ihnen passen und die praktikabel sind. Sicher sind nicht alle Tipps für jeden erforderlich. Beispielsweise das Kontrollieren des Papiervorrates bei Kopierer & Co. liegt u. U. in den Händen der Sekretärin und nicht bei Ihnen.
Erste Aktionen im Büro für einen guten Start
- Frischluft
- Kaffee- oder Teekochen
- Falls als Papier vorhanden: Tages- oder Wochenkalender umstellen
- Faxgerät checken (eingegangene Faxe, Papierstatus)
- Nachrichten auf dem Anrufbeantworter bzw. der Voice-Mail abhören
- Evtl. Träger der Datensicherung wechseln
- Evtl. Geräte anstellen wie Kopierer und Drucker, außerdem Papierstand überprüfen und ggfs. gleich nachfüllen
- Erst jetzt: Computer hochfahren. Meine Erklärung dazu: Heutige Computer sind in extrem kurzer Zeit hochgefahren. Wenn der PC dann startklar ist, ist der Sog, sofort daran zu arbeiten sehr groß. Wenn Sie den PC also vor oder nach dem Kaffeekochen anstellen, ist er meist schneller startklar, als Sie „piep“ sagen können. Dann stürzen Sie sich entweder bereits auf den Computer (deshalb wurde im Eingangsbeispiel das Fax übersehen) oder der PC ist völlig unnötig angeschaltet.
- Mails abrufen
Das geht im Büro schnell
Meist genügt ein schneller Blick, um die Arbeitsmittel auf Vollständigkeit zu überprüfen. Arbeitsmittel wie Stifte, Notiz- und Telefonblocks, Post-ist, Tesafilm, Klarsichthüllen, Faxvordrucke, Kurzbriefe. Eher einen wöchentlichen Turnus hat das Überprüfen der Vorräte wie Papier, Toner, Klarsichthüllen, DVDs und was Sie regelmäßig verbrauchen.
Falls es zu Ihren Aufgaben gehört, sind jetzt noch der Besucherbereich oder ein Besprechungsraum zu kontrollieren. Denn jetzt starten Sie in Ihre unmittelbare Arbeit.
Jetzt ist im Büro alles startklar
Falls nicht am Vortag geschehen, erstellen Sie jetzt Ihre Tagesliste. Sicherlich achten Sie dabei auf Prioritäten, Dauer und Termine. Die eingegangenen Anrufe der Mailbox, Faxe und Mails werden noch eingearbeitet. Ihre Wiedervorlagemappe ist überprüft. Wenn dann die Post kommt, sortieren Sie die Aufgaben entsprechend ein. Und somit können Sie gut vorbereitet in den Tag starten.
Jetzt sind Sie dran – Start in den Tag im Büro
Wie sieht Ihr Bürostart aus? Sind Sie entspannt oder gleich im „Alarmzustand“? Verschaffen Sie sich erst einen Überblick oder fangen Sie gleich an zu „wuseln“? Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Start in den Tag im Büro? Sehr zufrieden? Dann brauchen Sie wahrscheinlich wenig ändern. Etwas bis sehr unzufrieden? Dann schauen Sie, wo die Schwachstellen sind. Nehmen Sie die vorgestellten Tipps als Anregung, um zukünftig gut in den Tag zu starten.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation
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