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So verbessern Sie Ihre Büroorganisation

Lesezeit: 2 Minuten Sie sind gut in Ihrem Job. Und dafür haben Sie lange und zielgerichtet gelernt. Doch in Sachen Büroorganisation scheinen andere Gesetze zu herrschen: "Ich mach' das irgendwie" oder "Mag sein, dass das anders besser geht, aber so geht’s doch auch". Das kostet Zeit, Nerven und schmälert das Ansehen. Identifizieren Sie jetzt, in welchen Bereichen der Büroorganisation Sie noch nachbessern können.

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So verbessern Sie Ihre Büroorganisation

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Kennen Sie das? Sie kommen vom erfolgreichen Gespräch mit Ihrem schwierigsten Kunden ins Büro und sind kurze Zeit später völlig frustriert. Nicht nur, dass Sie einen anderen Besucher völlig vergessen haben. Sie haben auch einen wichtigen Abgabetermin nicht im Blick gehabt.

Oder Sie sind ein Genie in Sachen Statistik, scheitern aber regelmäßig an Ihrer Ablage. Oder Ihre Kollegin hat Ihnen ein System für Ihre Ablage entwickelt, damit das Chaos endlich ein Ende hat. Nur leider finden Sie seitdem nichts wieder. Alles nur Zufall oder ist hier ein weitverbreiteter Irrtum erkennbar, der davon ausgeht, dass man Büroarbeit und Organisation sowieso beherrscht?

„Jederkanns-Mentalität“ statt Systematik

Die meisten Büromenschen haben sich in ihrem Büro und mit ihren Aufgaben organisiert und eingerichtet. Doch nur die wenigsten Büroarbeiterinnen und Büroarbeiter haben in ihrer Ausbildung auch entsprechende Fähigkeiten erworben. Wer im kaufmännischen Bereich gelernt hat, ist hier klar im Vorteil. Alle anderen unterliegen meist der „Jederkanns-Mentalität“.

Das bedeutet, es herrscht der Gedanke vor: Das bisschen Computer und einen neuen Ordner anlegen, das kann doch jeder. Eine gute Büroorganisation sieht anders aus, das wissen Sie natürlich auch. Wie aber können Sie jetzt etwas verändern?

Fachkompetenz sagt nichts über Ihre Bürokompetenz aus

Der Architekt kann der kreativste Kopf des Planeten sein und doch qualifiziert ihn das nicht automatisch dazu, ein Top-Angebot zu erstellen. Die Trainerin ist kompetent und die Retterin so manches Unternehmens. Doch wenn sie selbst und nicht ihre Sekretärin die Seminarorganisation führen würde, würde so manches Training chaotisch oder gar nicht starten.

Der Versicherungsberater ist der einfühlsame und kompetente Kommunikationsspezialist. Doch das Einarbeiten der Abschlüsse ins System wirkt selbst für ungeübte Beobachter unstrukturiert und durch das „1-Finger-Suchsystem“ beim Tippen bestenfalls charmant-unbeholfen.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihre erworbene Kompetenz in Ihrem Fachgebiet Sie gleichzeitig automatisch für die Büroorganisation qualifiziert, so stimmt das einfach nicht. Ihre Fachkompetenz haben Sie sich Schritt für Schritt erworben. Warum sollte das bei der Büroorganisation anders sein?

Kurztipp: Identifizieren Sie Ihre „Baustellen“

Stellen Sie fest, in welchen Bereichen der Büroorganisation Sie die größten Lücken oder den größten Bedarf an Wissen und Fakten haben. Schließen Sie die Lücken Ihres Fachwissens durch Lesen oder Weiterbildung. Auch ein sogenanntes Webinar (Online-Seminar) kann zur kleinen Fortbildung genutzt werden. Beispielsweise biete ich drei kostenfreie, 30-minütige Webinare zur Tagesplanung und grundsätzlichen Systematik im Büro an.

Doch identifizieren Sie erst einmal Ihre Problemfelder: Als erste Einteilung könnten Sie sich an folgender Liste orientieren:

  • Aufgabenerledigung (Systematik, Prioritäten, Planung, Arbeitsmittel, Hilfsmittel, Schriftverkehr, E-Mail-Management usw.)
  • Terminmanagement
  • Ablage und Archiv (Papier, PC)
  • Informationsmanagement
  • Notizenmanagement
  • Computerprogramme und technische Geräte
  • Professionelles Telefonieren und Besprechen

Überall, wo sie unproduktiv sind und irgendwie vor sich „hinwurschteln“, können Sie sich verbessern. Das hat Vorteile: Sie sparen Zeit und Nerven. Und wahrscheinlich wird Ihr Ansehen steigen, wenn Sie sich kompetent auch in Sachen Organisation und Verwaltung präsentieren.

Jetzt sind Sie dran – die Büroorganisation verbessern

Hat Ihnen die Aufzählung die Bereiche gezeigt, in denen Ihre Büroorganisation stimmt? Dann klopfen Sie sich ruhig auf die Schulter. Betrachten Sie als Nächstes Ihre „Baustellen“, die Sie grob identifiziert haben. Formulieren Sie jetzt detaillierter, wo Sie Bedarf haben.

Legen Sie fest, mit welchem Punkt Sie anfangen. Je nach Typ können Sie sich dazu fragen: Welcher Punkt bringt mir die schnellsten Erfolge? Oder: Mit welchem Punkt erreiche ich die größte Hebelwirkung? Notieren Sie sich in Ihrer To-do-Liste, wie die ersten drei Schritte aussehen und wann Sie sie umsetzen. Freuen Sie sich darüber, dass Sie in Sachen Büroorganisation nach und nach genauso kompetent werden wie in Ihrem Fachgebiet.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: contrastwerkstatt / stock.adobe.com

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