Kennen Sie das? Das Tagesgeschäft läuft recht gut. Aber Sie ärgern sich, dass ab und zu Rechnungen nicht bezahlt wurden. "Wenn das bei der Versicherung auch so ist", denken Sie sich, "ist das kein Kavaliersdelikt mehr." Außerdem wird es immer chaotisch, wenn jemand wegen Krankheit ausfällt.
Und wenn ausgewählte Leistungsträger einen längeren Urlaub antreten, drücken gleich mehrere Personen die Daumen, dass in der Zwischenzeit alles gutgeht. Das alles sind Warnsignale, dass die Büroorganisation nicht optimal ist. Lesen Sie für die Bereiche "Personal" und "Zahlungen" die wichtigsten Warnzeichen plus Anregungen zur Abhilfe.
Warnzeichen: Personal
Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt. Doch werden Sie aktiv und gehen Sie auf Fehlersuche und Fehlerbehebung in solchen Fällen:
- Die Zuständigkeit ist unklar
Fehlerbehebung: Zuständigkeiten klären und damit festlegen, wer für welche Arbeiten zuständig ist. Als schriftliche Arbeitsplatzbeschreibung, die auch aktualisiert wird, ist es optimal. Und im jährlichen Mitarbeitergespräch überprüfen, ob alles rund läuft. - Die Vertretungen sind unklar
Fehlerbehebung: Es gibt festgelegte Vertretungen für Urlaub und Krankheit. Dazu eine Einweisung plus schriftliche Unterlagen, was wie wo zu erledigen ist. Vor einem längeren Urlaub findet eine Übergabe statt, ebenso nach dem Urlaub. - Ungleiche Arbeitsverteilung
Fehlerbehebung: Sorgen Sie für eine gleichmäßige Arbeitslast. Checken Sie regelmäßig, wer nicht ausgelastet ist und wer vor Arbeit kaum über die Schreibtischkante schauen kann. Schichten Sie hier kurzfristig oder dauerhaft um. Fallen Sie dabei nicht auf "hektische Aktionisten" herein, die sich vor der Arbeit drücken wollen. - Unklare Informationswege
Fehlerbehebung: Legen Sie fest, wie, wo und in welchem Turnus die Weitergabe bzw. Ablage von Informationen erfolgt. Ob dies in Meetings mit Protokollen oder in einer Datenbank geschieht, hängt von Ihrer Situation ab. Aber klären Sie die Kommunikationswege und machen Sie die Informationen transparent.
Warnzeichen: Zahlungen, Verträge etc.
Jedes Unternehmen ist anders aufgestellt. Doch werden Sie aktiv und gehen Sie auf Fehlersuche und Fehlerbehebung in solchen Fällen:
- Rechnungen werden übersehen
Fehlerbehebung: Oft "rutschen" Rechnungen einfach durch und werden erst nach einer Mahnung bezahlt. Richten Sie ein zuverlässiges Wiedervorlagesystem für offene Posten ein. Legen Sie eine zuständige Person plus Vertretung fest. Ebenso Kriterien, wie schnell die Zahlungsabwicklung erfolgen soll. - Wiederkehrende Zahlungen werden vergessen
Fehlerbehebung: Sorgen Sie für automatische Überweisungen oder Einzug, beispielsweise bei Versicherungen. Dazu benötigen Sie ebenfalls ein zuverlässiges Wiedervorlagesystem plus Klärung der Zuständigkeit. - Vertragslaufzeiten sind unbekannt
Fehlerbehebung: Listen Sie alle abgeschlossenen Verträge inklusive Laufzeiten und Kündigungsfristen an einer zentralen Stelle ein. Klären Sie wiederum, ob eine Person diese Datei/Übersicht pflegt oder ob und wie alle darin eintragen.
Jetzt sind Sie dran – verbessern Sie Ihre Büroorganisation
Haben Sie beim Lesen überlegt, wie Sie und Ihr Unternehmen aufgestellt sind? Dann skizzieren Sie doch am besten gleich einen schriftlichen Plan, wo Sie "Baustellen" entdeckt haben. Erst Ideen zur Verbesserung haben Sie gelesen. Wenn Sie Ihre tatsächliche Situation betrachten, fallen Ihnen sicher gleich konkrete, individuelle Lösungen ein. Und andernfalls probieren Sie im nächsten Meeting aus, wie kreativ ein Team oder eine Abteilung mit solchen Herausforderungen umgeht.
Gutes Gelingen!
Ihre Wera Nägler,
Expertin für Büroorganisation