Wie gut haben Sie die Aktualisierung Ihrer Webseite geplant?

Die Webseite ist ein Aushängeschild für ein Unternehmen oder für Freiberufler. Veraltete Informationen haben da nichts zu suchen. Zwei Jahre alte "neue Meldungen" sind keine Seltenheit. Doch das hektische, ungeplante sofortige Einpflegen jeder Kleinigkeit ist aus organisatorischen Gründen auch nicht sinnvoll. Was also: Planung oder Aktualität? Oder geht doch beides?

Kennen Sie das? Ihre Webseite oder die des Unternehmens gestaltet sich in Sachen Aktualisierung doch etwas aufwendig. Unter "Aktuelles" ist eine zwei Monate alte Meldung. Denn der zuständige Kollege ist in Projekte eingebunden und hat keine Zeit zum Schreiben. Es hat einen Personalwechsel gegeben. Doch im Internet steht immer noch die vorherige Kollegin, obwohl die mittlerweile neue Aufgaben hat. Das letzte Angebot haben Sie auch noch nicht geschafft, einzupflegen. Sie nehmen sich vor, ab jetzt einmal im Monat eine Stunde für die Aktualisierung der Webseite als feste Aufgabe einzuplanen. Klingt gut. Doch ist es das auch?

Der Imageschaden durch veraltete Daten kann groß sein

Oft sind interne Entscheidungswege langwierig und zeitaufwendig und verzögern so, dass im Netz stets aktuelle Meldungen und Informationen sind. Manchmal ist für die Mitarbeiter, die zur Pflege abbestellt sind, viel Recherchezeit notwendig. Im Tagesgeschäft fehlt dafür oft die Zeit. Denn oftmals wird das Thema "Pflege der Webseite" mit "schnell mal nebenbei erledigen" gleichgesetzt. So hinken viele in Sachen Aktualisierung kräftig hinterher. Zudem lässt sich der Aufwand nicht eindeutig einplanen. Da kann eine solche Aufgabe in der Priorität der Tagesplanung schnell nach unten rutschen.

Doch der Imageschaden durch veraltete Meldungen auf der Webseite kann groß sein. In der schnelllebigen Internetwelt ist ein Update-Datum ("Letzte Änderung") von einigen Wochen oder Monaten oft schon indiskutabel. Eine zwei Jahre alte letzte Aktualisierung ist Negativ-Werbung. Wenn Sie grundsätzlich keine neuen Meldungen haben, dann lassen Sie das Updatedatum besser ganz weg.

7 Dinge, die Sie für die Aktualität der Webseite organisieren sollten

Eine Webseite einrichten und sie selbst pflegen wollen, ist oft nicht so einfach, wie der Laie sich das denkt. Überlegen Sie deshalb genau, ob Sie Ihre Webseite und Ihr Angebot wirklich aktuell halten können. Wenn Sie sich mit Rubriken, die häufig erneuert werden müssen, übernehmen, schaden Sie sich selbst. Dann entscheiden Sie sich lieber für mehr "statische" Seiten, also Seiten mit zeitlosen Informationen, und nur ausgewählten aktuellen Meldungen. Diese sollten Sie dann aber 100 Prozent aktuell halten können.

Für diese Aktualisierung habe ich sieben Hinweise an Sie, damit alles bestmöglich geplant ist:

  1. Legen Sie fest, wer im Unternehmen für die Pflege oder bestimmte Bereiche der Webseite zuständig ist. Die Vertretung ebenfalls regeln.
  2. Legen Sie fest, welche Befugnisse und Entscheidungsfreiheit diese Person hat.
  3. Planen Sie ein ausreichendes Arbeitszeitkontingent ein.
  4. Legen Sie fest, wie die Entscheidungswege und -zeiten für Aktionen sind.
  5. Erstellen Sie eine Checkliste, was standardmäßig zu ändern ist (Rubriken, Art der Meldung etc.).
  6. Checken Sie penibel alle Daten und Veranstaltungen. Nichts, aber auch gar nichts entschuldigt, dass veraltete Termine auf Ihrer Webseite stehen. Dann besser den Eintrag ganz rausnehmen oder "Termin auf Anfrage" schreiben.
  7. Gibt es Dialogbereiche, die vor sich hindümpeln, beispielsweise ein Forum, das nicht wirklich genutzt wird? Dann haben Sie die Wahl: Entweder puschen und aktivieren Sie Ihr Forum oder Sie stellen es ein und nehmen es komplett von der Webseite.

Worauf sollte die Priorität liegen?

Aus Sicht der Büroorganisation empfiehlt es sich, für eine wiederkehrende Aufgabe einen festen Termin oder Turnus plus Zeitfenster zu planen. So wird die Aufgabe "am Block" erledigt, was schneller und effektiver ist. Aus organisatorischen Gründen ist es beispielsweise sinnvoller, die Reisekostenabrechnungen zu sammeln und an einem definierten Termin alle Reisekostenabrechnungen des Monats zu erledigen.

Dies ist zeitsparender, als jede hereinkommende Abrechnung sofort zu bearbeiten. Wie gesagt: aus organisatorischen Gründen ist dies hier sinnvoll. Wie aber verhält es sich bei der Webseite?

Aus organisatorischen Gründen spricht auch hier alles dafür, die verschiedenen Meldungen und Änderungen zu sammeln und zu einem bekannten Termin am Stück einzupflegen. Aber: Aus Gründen der Aktualität kann dies eine Fehlentscheidung sein. Denn ein Angebot, das nicht auf der Webseite steht, verkauft sich nicht.

Ein Mitarbeiter mit Foto und Kontaktdaten, der nicht mehr im Unternehmen beschäftigt ist, hat auf der Firmenwebseite nichts mehr zu suchen.
Es gilt also, einen guten Rhythmus zu finden zwischen "jede Meldung sofort" und "es gibt einen Fixtermin, an dem nicht gerüttelt wird". Denn es sollte klar sein: Für die Webseite gibt es manchmal Aktualisierungsbedarf, der Vorrang hat, auch wenn der Bearbeitungstermin noch nicht erreicht ist.

Jetzt sind Sie dran – das Aktualisieren der Webseite planen

Meine Empfehlung ist eindeutig: In Sachen Webseite pflegen geht Aktualität vor besserer Büroorganisation. Versuchen Sie, eine zeitliche Lösung zu finden, die Ihrem Aktualitätsanspruch genügt. Beharren Sie jedoch niemals auf einem "Frau Stephan aktualisiert die Webseite aber immer am 20. des Monats", wenn eine Ergänzung für das Unternehmen wichtig ist.

Der Turnus "jede Woche donnerstags 30 Minuten" kann besser sein als "einmal monatlich am letzten Donnerstag 1,5 Stunden". Auch wenn Sie bei der Monatslösung Zeit sparen. Planen Sie einen Turnus, aber handhaben Sie ihn nicht starr und unflexibel. In diesem Fall wäre dies nachteilig.

Am besten überlegen Sie jetzt gleich, welche Abstände für eine "Aktualisierung am Block" realistisch sein könnten. Vielleicht einmal wöchentlich, 14-tägig, einmal im Monat oder noch seltener? Vielleicht lautet Ihre Antwort auch "sofort bei Bekanntwerden"? Finden Sie einen guten Rhythmus und ändern Sie ihn, wenn er nicht mehr passen sollte.

Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation