Die Vor- und Nachteile sowie kleine Tricks rund um den Ordner konnten Sie bereits in meinem Artikel "Papiermanagement: Vor- und Nachteile von Ordnern" lesen. Hängemappen sind ein weiteres Aufbewahrungsmedium für Ihre Papierunterlagen.
Hängemappen oder Hängeregistraturen sind nach wie vor meist braune Mappen. Sie sind recht stabil und werden mittels einer Schiene in eine Hängeregistratur eingeordnet. Mithilfe von Reitern lassen sie sich übersichtlich beschriften und ordnen. Hängemappen sind eine gute Möglichkeit, um Lose-Blatt-Sammlungen zu organisieren.
Nachteile von Hängemappen
- Hängemappen brauchen eine Konstruktion für die Hängevorrichtung bzw. Hängemappen-Kästen.
- Deshalb lohnen sie sich nur bei intensiver Nutzung.
- Der Umfang von Hängemappen ist im Vergleich zum Ordner begrenzt.
- Bei einer großen Hängemappensammlung überlappen sich schnell die Reiter, was es unübersichtlicher machen kann.
- Größter Nachteil: man kann in Hängemappen nicht wie in einem Ordner blättern. Sucht man ein bestimmtes Schriftstück, entnimmt man den kompletten Inhalt der Mappe, um ihn durchzublättern oder sogar auszubreiten.
- Die Schiene macht Hängemappen nur in großen Taschen transportfreundlich.
- Außerdem können Hängemappen z. B. beim Kundenbesuch schnell unordentlich und konzeptlos wirken.
Vorteile von Hängemappen
- Das zeitaufwändige Lochen und Abheften entfällt. Einfach reinlegen, fertig.
- Wenn darauf geachtet wird, dass das neue Schriftstück immer oben eingelegt wird, ist es sogar chronologisch geordnet.
- Macht sie für Projekte und aktuelle Aufgaben geeignet, auf die man häufig zugreifen muss.
- Sehr niedrige Kosten im Vergleich zu anderen Ablagesystemen.
- Übersichtlichkeit durch die Reiter.
- Erstaunlich viel Platz in der Mappe. Nicht im Vergleich zum Ordner, aber mehr, als man anfangs denkt.
- Hohe Reißfestigkeit und Stabilität durch verstärkten Karton und die seitlich angebrachten Stoffbänder.
- Beschriftungsmöglichkeit außen.
- Farbsystem möglich durch farbige Mappen oder einheitliche braune Mappen mit farbigen Beschriftungsschildchen.
- Relativ gute Mitnahmemöglichkeit, Einschränkungen siehe Nachteile.
- Es gibt eine Fülle an Hängevorrichtungen für die Hängemappen: im Schrank, als Box, als Wagen.
- Es gibt Koffer, die es mit verschließbarem Deckel und Hängeschiene erlauben, eine größere Anzahl an Hängemappen unterwegs dabei zu haben oder beim Pendeln zwischen Büro und Homeoffice.
- Die Archivierung von Hängemappen erfolgt in speziellen Archivschachteln.
- Zur weiteren Ordnung oder um zu verhindern, dass kleinere Papierunterlagen verloren gehen, können innerhalb einer Hängemappe Klarsichthüllen oder Heftstreifen eingesetzt werden.
Spezialtipp: Hängemappen auch unterwegs dabei haben
Wer auf Hängemappen schwört, will sie auch beim Kundenbesuch dabei haben. Typische Fallstricke sind die Hängeleiste (verhakt sich schnell), die Reiter (gehen ab) und das Herausfallen der Papiere. Bürohersteller haben jetzt Lösungen entwickelt, die die Hängemappen ohne Wenn und Aber mobil machen: Einschiebbare Leiste, absenkbare Reiter und ein Gummizug für den sicheren Transport.
Vielleicht ist auch dieser Artikel "Weshalb Hängemappen eine Schublade ersetzen können" für Sie interessant? Darin lesen Sie meine Ideen, was in Hängemappen außer aktuellem Schriftverkehr auch noch seinen Platz finden könnte.
Jetzt sind Sie dran – Wie lautet Ihr erstes Fazit?
Konnten Sie bisher aus der Kurzserie zum Papiermanagement einige Anregungen mitnehmen? Welche Verbesserungen für Ihr Büro und Ihre Organisation ergeben sich daraus? Welche Schritte unternehmen Sie, um sich das Büroleben noch ein bisschen leichter zu machen? Was fehlt, damit Ihre Büroorganisation noch etwas flüssiger und eleganter wird? Setzen Sie Ihre Ideen am besten gleich um. Oder notieren Sie die Idee und terminieren Sie für einen Termin, wann Sie den Kopf frei haben für die Verbesserung Ihrer Büroorganisation.
Gutes Gelingen! Ihre Wera Nägler, Expertin für Büroorganisation