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10 Minuten Büro aufräumen reicht

Lesezeit: 3 Minuten Es ist ein Teufelskreis: Weil schon etwas herumliegt, wird auch schneller der nächste Stapel begonnen. Weil so viel Kleinkram überall "schnell mal" abgelegt wurde, würde das Aufräumen lange dauern. Dazu ist keine Zeit. Stapel und Unordnung wachsen. Außerdem befürchten Sie, dass nach der nächsten Aufräumaktion doch wieder Unordnung herrscht. Lesen Sie, wie Sie dauerhaft Ordnung halten.

3 min Lesezeit
10 Minuten Büro aufräumen reicht

10 Minuten Büro aufräumen reicht

Lesezeit: 3 Minuten

Kennen Sie das? Schon wieder suchen Sie kurz vor einem Termin hektisch einige Unterlagen, die Sie doch  noch mitnehmen wollen. Wenn Sie von Ihrem Termin zurück sind, stellen Sie Ihre Tasche an die Seite und stürzen sich sofort auf Ihre Mails.

Dabei suchen Sie nebenbei den Zettel, auf dem Sie sich die neuen Kontaktdaten eines Kunden notiert hatten. „Ich müsste mal wieder aufräumen“, schießt Ihnen durch den Kopf. Doch dazu haben Sie jetzt keine Zeit. Also erst mal Schriftstücke neben die Tastatur legen, dann gehen sie wenigstens nicht verloren.

Durchbrechen Sie den Teufelskreis der Unordnung

Es ist ein Teufelskreis: Sie räumen nicht auf, weil sich so viele kleine „Baustellen“ angesammelt haben, die mehr Zeit benötigen, als Sie jetzt zur Verfügung haben. Also wird wieder etwas „irgendwo“ abgelegt. Was Stapel und herumstehende Gegenstände noch mehr aufbläht und mehr Aufräumzeit erfordert. Dazu haben Sie ein schlechtes Gewissen und machen sich selbst innerlich Vorwürfe, dass die Ordnung im Büro bei Ihnen nicht besser klappt.

Meine Vorschlag: Gewöhnen Sie sich an, bereits während Ihres Bürotages Ordnung halten. Das ist nach einer „Groß-Aufräumaktion“ gar nicht so schwierig. Damit es mit der dauerhaften Ordnung auch wirklich klappt, legen Sie für sich selbst einige Regeln fest.

Ihre Regeln und Ihr systematisches Vorgehen

Hier kommen meine Anregungen für Sie:

  • Jeder Gegenstand hat seinen festen Platz. (Denken Sie auch an Ihre Arbeitstasche, Schlüssel, Handy, Ihr Mittagessen).
  • Nach der Benutzung wird der Gegenstand sofort an seinen festen Platz zurück gestellt.
  • Jedes Schriftstück hat ebenfalls einen festen Platz. Dort wird es sofort abgelegt – ein „mach‘ ich später“ ist nicht erlaubt.
  • Der feste Platz von Unterlagen kann sein:  auf dem Schreibtisch, weil Sie es sofort erledigen,  in eine Mappe/Ablagekorb „heute“/ „Posteingang“, weil sie es im Laufe des Tages erledigen,  in eine Wiedervorlagemappe, -kästen oder ähnliches plus terminieren z. B. in Outlook,  Ablagekorb zum Sammeln der Ablage oder sofortiges Ablegen von Dokumenten,  an jemand anderen weiterleiten, der zuständig ist oder an den Sie delegieren und tschüss! in den Papierkorb
  • Wenn Sie vom Termin kommen, ordnen Sie gleich alle Unterlagen ein, werten Informationen aus und übertragen beispielsweise gleich Termine oder Kontakte in Ihr System.
  • Jedes Schriftstück wird möglichst nur einmal zur Hand genommen.
  • Bevor Sie zur Mittagspause oder zum Termin gehen, räumen Sie noch 2 Minuten auf.
  • Letzte Aktion Ihres Arbeitstages: Aufräumen.

Ich bin sicher, einiges werden Sie bereits jetzt unbewusst befolgen. Machen Sie sich bewusst, welche das sind. Haben sie sich bewährt? Was fehlt noch?

Räumen Sie abends maximal 10 Minuten auf

Machen Sie das abendliche Aufräumen doch zu einem kleinen Ritual. Dann können Sie sich auch gedanklich aus dem Arbeitsgeschehen lösen. Äußere Ordnung schafft auch innere Ordnung. Dinge, die Sie noch beschäftigen, organisieren Sie dann noch schnell. Ich schreibe mir bei solchen Gelegenheiten beispielsweise noch schnell einen Zettel an mich selbst für den nächsten Morgen.

Da steht oft etwas drauf, was ich auf jeden Fall gleich erledigen will, wovon ich aber vermute, dass ich morgens nicht mehr daran denke, wie eine Kollegin gleich etwas fragen, weil ich mitbekommen habe, dass die morgens schon früh einen ersten Termin hat. Ansonsten findet man schnell sein eigenes System und seinen eigenen Rhythmus. Hier sind noch einige Anregungen für Sie:

  • Papierunterlagen, die noch herumliegen einsortieren (s. o. bzw. Ihr eigenes System).
  • Das E-Mail-Postfach aufräumen.
  • Herumliegende Stifte u. ä. in den Stiftehalter.
  • Spätestens jetzt kommen die Bürohelfer wie Locher, Klebestift u. a. an ihren Platz zurück.
  • Vorgänge zur Aufgabenliste des nächsten Tages in den Postkorb legen.
  • Geschirr und herumliegende Dinge wie Heftklammern, Notizzettel, Gummis, Werbung, USB-Sticks, Haargummi, Schokoriegel und was sich an Krimskram auf dem Schreibtisch angesammelt hat, an einer Stelle einsammeln (z. B. in einen kleinen Kasten) und dann zügig an seinen festen Platz einsortieren bzw. einen festen Platz vergeben.

Jetzt sind Sie dran – dauerhafte Ordnung im Büro

Welche Vorschläge helfen Ihnen, dass auch Ihr Büro immer „startklar“ ist? Denn Ihr Überblick wird enorm steigen, wenn alles „seine Ordnung“ hat. Dazu müssen Sie nicht zum Ordnungsfanatiker werden. Doch geben Sie sich vier Wochen, in denen Sie das tägliche Aufräumen praktizieren. Dann werden Sie wissen, ob oder dass sich Ihre Investition in die Aufräumzeit für Sie lohnt.

Gutes Gelingen!

Bildnachweis: FotoAndalucia / stock.adobe.com

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