Zeitmanagement

Halten Sie sich an folgende Regel, wenn Sie Zeit für die wichtigen Dinge gewinnen wollen: Machen Sie das, was Sie am besten können selbst – den Rest überlassen Sie anderen.

Nicht jedes Fachbuch oder jeder Artikel ist es wert von der ersten bis zur letzten Zeile gelesen zu werden. Um sich einen schnellen ersten Überblick über den Inhalt eines Buches zu verschaffen, sollten Sie sich die Lesetechnik des Turbo-Lesens aneignen. Nach Ansicht von Experten gelingt es geübten Schnell-Lesern mit dieser Lesetechnik, ihre Lesegeschwindigkeit im Schnitt um 80% und das Textverständnis um 16% zu steigern. So wenden Sie die Lesetechnik praktisch an:

Wissen Sie eigentlich genau, womit Sie sich wie lange beschäftigen und was Ihnen Ihre Zeit stiehlt? Vermeiden Sie den Fehler, den viele begehen und unterschätzen Sie nicht Ihre Zeitfresser, denn die lauern überall.

Die Umsetzung von langfristigen Zielen erscheint meistens mühsam – wie schaffen Sie es trotzdem? Gegenfrage: Wie verspeist man am besten einen Elefanten? Ein Inder würde Ihnen sagen: Biss für Biss! Mit anderen Worten: Setzen Sie sich Teilziele und beginnen Sie einfach mit dem ersten Schritt. Mit dieser „Salamitaktik“ wird vieles überschaubarer. Und Sie verlieren nicht so leicht den Überblick.

Planmäßiges Denken beginnt mit Papier und Stift. Sie müssen Ihre Gedanken sehen, denn das geschriebene Wort hat gefühlsmäßig für Sie eine andere Bedeutung als ein flüchtiger Gedanke. Sie setzen sich intensiver mit Ihren Zielen auseinander.

Nur wer eine klare Vision hat, ist in der Lage, seinem Leben einen Sinn zu geben. Wer die eigene Zukunft mental vor Augen hat, kann diese Lebensziele auch real erreichen. Denn alles, was wir sehen und erleben, ist die Verwirklichung von Gedanken und Ideen.

Genauso wie es bei der Projekt- und Aufgabenplanung wichtig ist, Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einzuplanen, ist es für den Stressabbau wichtig, Erholungszeiten einzuplanen, um die Batterien aufzuladen und Stress abzubauen.

Beginnen Sie immer mit den grundsätzlichen Fragen, denn Zeitplanung ist immer Erfolgsplanung und Erfolgsplanung ist immer Lebensplanung! Wenn Sie Erfolg planen wollen, dann müssen Sie die notwendigen Schritte dazu auch zeitlich planen. Sehen Sie das auch so? Deshalb ist Zeitmanagement wesentlich für Ihren Erfolg, privat wie beruflich!

Ein wichtiges Karrieretool einer erfolgreichen Sekretärin und Assistentin ist effizientes Arbeiten. Dabei ist eine Vorrausetzung, Unwichtiges von Wichtigem zu unterscheiden und Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen. Wollen Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, sollten Sie Ihre Aktivitäten strukturieren.

Auf dem Schreibtisch türmen sich Unterlagen, wichtige Papiere sind nicht aufzufinden und der Poststapel droht jeden Moment einzustürzen – so kann kein erfolgreicher Tag im Büro anfangen. Das Sparen von Zeit (und Nerven) im Arbeitsalltag beginnt schon mit der Ordnung auf dem Schreibtisch.

Aufschieberitis befällt die meisten Menschen bei unangenehmen, ungeliebten oder schwierigen Aufgaben. Aber auch bei eigentlich schnell und einfach zu lösenden Problemen kann sie spontan auftreten. Anstatt sich mit eiserner Disziplin weiterzuquälen, denken Sie erstmal an diese beiden Fragen:

Deutsche Geschäftsleute neigen dazu ihren Arbeitsalltag und die anstehenden Aufgaben gründlich zu strukturieren. Also sich 1. über anstehende Aufgaben Gedanken zu machen und diese zu planen und 2. diese Planung dann ohne Unterbrechungen und Störungen abzuarbeiten, um 3. das Ziel im zuvor gestecktem Zeitrahmen zu erreichen. Doch dieses Vorgehen stößt häufig auf Unverständnis bei ausländischen Geschäftspartnern.

Mit der Locitechnik können Sie Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge helfen, wenn Sie sich etwas merken müssen, aber keine Zeit haben, es aufzuschreiben. Beinahe jeden Tag muss man etwas auswendig lernen oder zumindest eine Zeit lang merken. Allzu oft sucht man allerdings in seinem Gedächtnis oder nach den Notizen, und das kostet Zeit. Dabei ist ein gutes Gedächtnis hauptsächlich eine Frage der richtigen Technik.

Gutes Zeitmanagement ist die Voraussetzung für Höflichkeit: Wer unter Zeitdruck im Stechschritt unterwegs ist, macht schneller Fehler, wirkt selten souverän und hat meistens auch keine Zeit und keinen Sinn für gute Umgangsformen. Hier die besten Zeitmanagement-Tipps, wie Sie unter Druck die Ruhe bewahren.

Viele, die in einem anspruchsvollen Beruf tätig sind, klagen darüber, dass sie immer mehr Überstunden machen müssen und permanent überfordert sind. So optimieren Sie Ihre Arbeitseffizienz.

Kommt Ihr Chef an manchen Tagen alle fünf Minuten aus seinem Büro gelaufen und fragt, ob die Unterlage, die er Ihnen gerade auf den Tisch gelegt hat, schon bearbeitet wurde? Wenn auch Sie einen Drängler zum Chef haben, werden Ihnen die folgenden Tipps helfen, besser mit ihm umzugehen.

Wenn Sie Ihren festen Pflichten und freudigen Vorhaben keine Zeit einräumen, wird es zu Engpässen durch aktuelle Anforderungen kommen. Stellen Sie Ihre Pläne voran, tragen Sie Ihre Termine jetzt ein. Durch eine frühzeitige Jahresplanung beugen Sie Stress durch Überschneidungen vor.

Der amerikanische Berater Donald E. Wetmore blickt auf über 30 Jahre Erfahrung im Zeitmanagement zurück. Hier die Quintessenz seiner Beobachtungen: Die fünf "am weitesten verbreiteten groben Verstöße gegen zielgerichtete Produktivität".

Kennen Sie das? Sie kommen früher als normal zu Ihrem Arbeitsplatz, streichen Sie die Mittagspause und bleiben abends etwas länger als regulär im Büro. Trotzdem stapelt sich die Arbeit auf Ihrem Schreibtisch. Sie haben das Gefühl, Sie kommen nicht mehr gegen die Arbeit an. Wie Sie in einer solchen Situation einen kühlen Kopf behalten, lesen Sie im folgenden:

Wenn Sie schon morgens keine Lust haben, ins Büro zu fahren, dann kann das ein kurzfristiges Tagestief sein. Wenn Müdigkeit, Konzentrationsschwächen, Schlafstörungen und Probleme im zwischenmenschlichen Bereich hinzu kommen, dann leiden Sie möglicherweise unter dem Burnout Syndrom (von Engl. to burn out = ausbrennen). Dahinter verbirgt sich die totale Erschöpfung von Körper und Geist. Prüfen Sie anhand unserer Checkliste, ob Sie die Notbremse ziehen sollten:

Ein voller Terminkalender kann Stress fördern. Umgekehrt ist eine fehlende Tagesplanung die Ursache für ineffektives Arbeiten. Wenn Sie es schaffen Zeitdiebe zu entdecken und auszuschalten, können Sie viel entspannter arbeiten.

Der Zusammenhang zwischen bestimmten Ausdrucksweisen und der Qualität Ihres Zeitmanagements ist oft nicht auf den ersten Blick zu erkennen. Sie werden staunen, welche Wörter echte Zeitkiller sind und mit welchen kleinen, gezielten Änderungen in Ihrer Ausdrucksweise Sie spielend leicht mehr Zeit für Ihre Arbeitsorganisation freimachen.

Ärgern Sie sich auch jeden Tagen über die Störungen ihres Arbeitsablaufs, die Sie davon abhalten, Ihre eigentlichen Aufgaben zu erledigen? Lassen Sie sich auch oft von Tätigkeiten aufhalten, die viel Zeit kosten, ohne dass sie es bemerken? Lesen Sie heute, wie Sie Ihre persönlichen Zeitdiebe erkennen und eliminieren:

Pünktlichkeit ist die Höflichkeit der Könige, sagt der Volksmund. Er weiß aber auch: Wer pünktlich ist, ist oft allein. Denn Unpünktlichkeit gilt immer mehr als Kavaliersdelikt und wird nur noch mit einem Schulterzucken quittiert. So schaffen Sie es, pünktlich zu bleiben, ohne an der Unpünktlichkeit der anderen zu verzweifeln.

Wenn Ihr Arbeitsalltag stark von Kommunikation dominiert ist, fällt es Ihnen wahrscheinlich schwer, übergangslos zur Bearbeitung solcher Aufgaben zu wechseln, für die Sie Ruhe und Konzentration benötigen.

Gute Nachricht: Die bundeseinheitlichen Feiertage im Jahr 2007 liegen besonders erholungsfreundlich. Alle Frei-Tage finden unter der Woche statt und ermögliche so zahlreiche Brückentage.

Bei offiziellen Einladungen werden manchmal Kürzel verwendet, die Verwirrung stiften, beispielsweise s.t. und c.t. Beide Abkürzungen kommen aus dem Lateinischen: s.t. – sine tempore – wörtlich übersetzt: ohne Zeit – bedeutet: Absolute Pünktlichkeit ist angesagt.