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Zeitmanagement: Effizientes Arbeiten im Sekretariat

Lesezeit: 2 Minuten Ein wichtiges Karrieretool einer erfolgreichen Sekretärin und Assistentin ist effizientes Arbeiten. Dabei ist eine Vorrausetzung, Unwichtiges von Wichtigem zu unterscheiden und Ihre Zeit sinnvoll einzuteilen. Wollen Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, sollten Sie Ihre Aktivitäten strukturieren.

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Zeitmanagement: Effizientes Arbeiten im Sekretariat

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Setzen Sie sich schriftliche Tagesziele. Setzen Sie sich schriftliche Wochenziele.

Entwickeln Sie einen Aufgaben- und Aktivitätenplan für umfangreiche Vorhaben. Beispiel:

  1. Aufgabenaktivität/Titel
  2. Beginn am
  3. fällig am
  4. Priorität (hoch =1 bis 2 Tage
  5. Zeit; mittel = 1 bis 2 Wochen
  6. Zeit; niedrig = 4 Wochen Zeit)
  7. gemeinsam zu erledigen mit
  8. aktueller Status
  9. Notizen und Hinweise zu Dokumenten / Dateien, die mit der Aufgabe verbunden sind
  10. erledigt (Prozentangabe)

Identifizieren Sie Zeitfresser.Setzen Sie sich ein Zeitlimit für Ihre TelefonateFühren Sie eine stille Stunde ein.Wechseln Sie den Raum.Bündeln Sie generell alle Routinearbeiten wie PostbearbeitungFertigen Sie für alle immer wiederkehrenden Aufgaben Checklisten an.

Beispiele: Reisevorbereitungen, Weihnachtsfeier, Messe, internationales Meeting usw., Reisebuchungen, Kundenkorrespondenz. Aufgaben, die Sie ohne viel Überlegung bewältigen können, fassen Sie so gut wie möglich zusammen und arbeiten sie in einem Stück ab.

Wenn sich Ihr Sekretariat beim besten Willen nicht störungsfrei halten lässt, ziehen Sie sich an einen Ort zurück, wo kein Kollege und kein Telefon Sie erreichen können, z. B. in einen freien Konferenzraum. In dieser Zeit gehen Sie nicht ans Telefon und schließen die Bürotür. Sprechen Sie mit einer Kollegin oder der Telefonzentrale, wann Sie Ihr Telefon am besten umstellen können.

Erklären Sie Kollegen und Mitarbeitern, dass Sie jeden Tag, etwa von 14 bis 15 Uhr, ungestört und damit effizient Ihre wichtigen und schwierigen Aufgaben bearbeiten wollen., und konzentrieren Sie alle wichtigen Telefonate, die Sie führen müssen, auf eine bestimmte Tageszeit.

Wann konnten Sie mit Ihrer wichtigsten Aufgabe beginnen? Sind Sie dabei gestört worden? Wenn ja, wodurch? Waren diese Unterbrechungen unumgänglich? Welche Wege können Sie in Zukunft finden, unerwünschte Unterbrechungen einzuschränken? Integrieren Sie Ihre Tagesziele in Ihren Wochenplan. Lassen Sie ausreichend Raum für Unvorhergesehenes.

Prüfen Sie dann jeden Tag als Erstes, ob Ihre vorbereitete tägliche Aufgabenplanung noch aktuell ist. Passen Sie sie an, wenn sich etwas geändert hat. Notieren Sie alle zu erledigenden Aktivitäten, und zwar die gewünschten Ergebnisse und nicht die Aktivitäten selbst, z. B.: stille Stunde eingeführt, Asien-Reise für Herrn Müller organisiert.

PS: Qualitätsmanagement ist uns wichtig!

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