Beachten Sie folgende 4 Regeln für die Tagesplanung, und Sie werden Ihren Arbeitstag besser meistern:
1. Erstellen Sie einen Wochen- und Tagesplan
Gute Wochen- und Tagesplanung verkürzt den Aufwand für eine Aufgabe erheblich. Der Freitagnachmittag, das Wochenende oder der Montagmorgen ist der geeignete Zeitpunkt, die gesamte kommende Woche zu planen. So behalten Sie Ihre langfristigen und strategischen Ziele besser im Blick.
Wollen Sie z.B. innerhalb eines Jahres 50 neue Stammkunden gewinnen, könnten Sie den Donnerstag für die Telefonakquise reservieren. Für die Tagesplanung erstellen Sie täglich, am besten schon am Vorabend, eine Aufgabenliste.
2. Unterscheiden Sie Wichtiges und Dringendes bei Ihrer Tagesplanung
Vergeben Sie Prioritäten von A bis C.
Vergeben Sie Prioritäten von A bis C.
- Die Priorität A umfasst Aufgaben, die dringend und wichtig sind. Dringend sind Aufgaben, bei denen Herausforderungen schnell gemeistert werden müssen. Wichtig sind solche, bei denen viel auf dem Spiel steht. Dringend und wichtig ist z.B. ein auf diesen Tag gelegter Vertragsabschluss, der sonst zu platzen droht.
- Priorität B haben solche Aufgaben, die im Augenblick nicht wichtig sind, aber in Zukunft wichtig werden. Ein solche Aufgabe könnte z.B. ein informatives Telefonat über Fördermittel zu einer Investition sein, die Sie in 2 Monaten realisieren wollen.
- Priorität C betrifft Aufgaben, die Sie in unvorhergesehenen Warte- oder Leerzeiten erledigen können, z.B. Adressverzeichnisse aktualisieren.
3. Legen Sie sich Arbeit blockweise zurecht
Für persönliche Gespräche, ausgehende Telefonate und andere gleichartige Tätigkeiten hat es sich bewährt, diese in Blöcken zusammenzufassen. Sorgen Sie bei Ihrer Tagesplanung konsequent für eine stille Stunde am Tag, in der Sie für niemanden zu sprechen sind. Schließen Sie dann die Tür zu Ihrem Büro.
Planen Sie pro Block immer ein Drittel mehr ein, als Sie voraussichtlich dazu brauchen werden. So bleiben Sie flexibel. Beenden Sie eine Aufgabe, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Das erspart Ihnen am Abend das deprimierende Gefühl, "zu nichts gekommen zu sein".
4. Routine-Arbeiten gehören ans Tagesende
Ihnen geht nie wieder Zeit für wichtige und dringende Aufgaben verloren, wenn Sie Routinearbeiten an das Ende des Arbeitstages legen. Dazu gehört unbedingt auch die Tagesplanung für den morgigen Tag.