Rechnen Sie bei termingebundenen Aufgaben ausreichende Pufferzeiten ein. Fassen Sie gleichartige Routinetätigkeiten zusammen. Jeder Tagesplan sollte auch Aufgaben enthalten, die Sie im Notfall auf die folgenden Tage verschieben können.
2. Nutzen Sie die ruhigeren Tage, um Distanz zu gewinnen
Strukturieren Sie Ihre Arbeitsplanung für die nächsten Wochen vor. Machen Sie grobe Tagespläne für die nächsten vier Wochen. Nutzen Sie diese Tage, um so viel wie möglich vorzubereiten, auch wenn noch aktuelle Daten fehlen.
3. Machen Sie die Postbesprechung in der störungsfreien Zeit
Die Besprechung der aktuellen Post wird meist durch Telefonate oder andere dringende Angelegenheiten unterbrochen und schließlich auf den Abend verschoben. Vereinbaren Sie mit Ihrem/Ihrer Chef/Chefin eine störungsfreie Zeit während des Tages, in der Sie beide für niemanden zu sprechen sind. In einer Stunde lässt sich vieles erledigen.
4. Managen Sie Ihre(n) Chef(in)Warten Sie nicht darauf, dass er/sie mit Arbeit auf Sie zukommt, sondern erinnern Sie ihn an angekündigte Aufgaben, die er vielleicht vorbereiten wollte. Dadurch vermeiden Sie Leerlauf oder Termindruck. Denken Sie voraus.
5. Bauen Sie Ihre Selbstständigkeit aus
Versuchen Sie, so viele Arbeitsbereiche selbstständig zu erledigen, wie es geht. Je eigenständiger Sie arbeiten, desto freier in der Zeiteinteilung werden Sie. Arbeiten Sie mit der "Salami-Taktik": Aktivitäten, die so umfangreich sind, dass sie nicht zusammenhängend durchgeführt werden können, zerlegen Sie in kleine Teile. Teilergebnisse führen schließlich auch zum Ziel. Warten Sie nie auf die ungestörte Stunde für solche Aufgaben, denn die kommt selten oder nie.
6. Legen Sie Fragen in die störungsfreie Zeit
Haben Sie Fragen an Ihre(n) Chef(in)? Notieren Sie sich diese Fragen. Klären Sie im Vorfeld alles ab, was in Ihrer Macht steht. Arbeiten Sie dann alle Fragen während der störungsfreien Stunde ab. Wichtig: Verzichten Sie auf langatmige Erklärungen. Fragen Sie (gut vorbereitet) gezielt, und legen Sie die möglichen Alternativen einer Entscheidung dar.
7. Spielen Sie "Begleitservice"
Arbeiten Sie mit einem/einer vielreisenden/vielreisender Chef(in) zusammen, den/die Sie selten zu Gesicht bekommen, bietet sich folgende Lösung an: Begleiten Sie Ihren/Ihre Chef(in) im Auto zum Flughafen und besprechen Sie mit ihm die wichtigsten Fragen in dieser Zeit.