Ein „Tag der offenen Tür“ wird nur durch gute Vorbereitung zum Erfolg. Es geht sowohl um die Planung der Kommunikation als auch der Veranstaltung selbst. Woran Sie bei diesem Instrument der Unternehmenskommunikation denken müssen, zeigt Ihnen diese Checkliste.
Wie bei jeder Maßnahme in der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit steht und fällt der Erfolg bereits mit der Überlegung: „Was soll erreicht werden?“ Planen Sie den „Tag der offenen Tür“ mit abrechenbaren Zielen. Wer soll angesprochen werden? Wie viele Besucher werden erwartet? Was sollen die Gäste aus dieser Firmenveranstaltung mitnehmen?
Hinweisen möchte ich darauf, dass sich ein „Tag der offenen Tür“ nur eingeschränkt für Unternehmen eignet, deren Türen besser sowieso offen stehen. Dazu zählen zum Beispiel öffentliche Verwaltungen und Einzelhandelsunternehmen.
Interne Abstimmungen
- Projektgruppe bilden
- Anlass formulieren
- Zielgruppe(n) definieren
- Termin abstimmen und festlegen
- Verantwortlichkeiten benennen
- Etappenziele in der Vorbereitung
- Budgetplanung!
- Festlegungen zur Sicherheit (Arbeitsschutz, Brandschutz, IT-Security)
Kommunikationsmaßnahmen zur Vorbereitung
- Pressemitteilung und persönliche Einladung für Medienvertreter
- Einladungen drucken und verschicken
- persönliche Einladung an prominente Gäste (Bürgermeister, Landrat, MdB, MDL)
- elektronische Einladung via E-Mail, soziale Netzwerke
- Ankündigung auf der Webseite
- Anzeigen in der Lokalpresse
- Plakate und/oder Aushänge
- Handzettel, Flyer
- telefonisches „Nachfassen“
- Prospektmaterial aktualisieren
- Bestand an Werbe-Streuartikel auffüllen
Organisation „Tag der offenen Tür“
- Genehmigungen (wenn öffentlicher Verkehrsraum)
- Einlass (ggf. Security-Dienstleister)
- Beschilderung
- Dekoration (Fahnen, Luftballons u. Ä.)
- Parkplätze
- Catering (Imbiss und Getränke, evtl. zum Selbstkostenpreis)
- ausreichend Gäste-WCs, ggf. Miettoiletten
- Beschallung, Musik (GEMA beachten!)
- Rahmenprogramm
- Kinderbetreuung und Kinderprogramm (Hüpfburg, Mal- und Bastelecke)
- eventuell Tombola
- Organisationshelfer und Verantwortung festlegen
- Troubleshouter
Maßnahmen nach dem „Tag der offenen Tür“
- interne Auswertung
- Pressemitteilung, Pressefotos
- Berichte auf der Webseite und in Social Media
- Dankschreiben an wichtige Gäste
- Kontakte nachbereiten