Der Tag der offenen Tür im Verein kann zum "Mitgliedermagneten" werden, wenn Sie ein attraktives Rahmenprogramm erstellen. Alte Mitglieder freuen sich über das gemeinsame Beisammensein in gemütlicher Atmosphäre, neue Mitglieder können Sie mit Informationsständen und Aktivitäten leicht gewinnen.
Warum lohnt sich ein Tag der offenen Tür im Verein?
Öffentlichkeitsarbeit ist für Vereine eine wichtige Aufgabe geworden. Denn viele Menschen interessieren sich dafür, wie der Astronomie-Verein das neue Teleskop finanziert oder wie man sich im lokalen Naturschutzverein engagieren kann. Nutzen Sie dieses Interesse für sich, denn im besten Fall gewinnen Sie neue Mitglieder oder sogar neue Sponsoren.
Überlegungen vorab
Bevor Sie jedoch unüberlegt für die nächste Woche in Ihrem Verein einen Tag der offenen Tür planen, sollten Sie sich einige grundsätzliche Fragen überlegen:
- Möchten Sie verschiedene Aktivitäten anbieten oder eine reine Informationsveranstaltung?
- Soll es einen offiziellen Teil geben und einen nicht öffentlichen für bestehende Mitglieder?
- Soll es Verköstigungen geben oder Show-Einlagen verschiedener Künstler?
- Möchten Sie eine Ausstellung anbieten oder eine Expertenrunde vor Publikum diskutieren lassen?
- Haben Sie auch immer die Finanzplanung im Hinterkopf. Ein fester Etat sollte von vornherein festgelegt werden.
Die richtige Planung
Planen Sie für Ihren Tag der offenen Tür mehrere Monate ein. Optimal für solche Events sind Samstage. Beginnen sollte der Tag nicht vor 10 Uhr. Sie können ein Open End einplanen oder den Tag der offenen Tür in Ihrem Verein gemütlich am frühen Abend ausklingen lassen. Informieren Sie sich bereits im Voraus, ob an diesem gewünschten Tag schon ein Stadtfest oder ein wichtiges Fußballspiel geplant sind. Weichen Sie wenn nötig lieber auf einen anderen Termin aus.
Ein Tag der offenen Tür im Verein bietet sich an, wenn ein besonderes Ereignis ansteht: Das Jubiläum des Vereins, Vorstellung des neuen Vorstands, Einweihung des neuen Vereinsheims etc. Sorgen Sie dafür, dass schon vorher kräftig die Werbetrommel gerührt wird. Platzieren Sie Ihren Termin auf Ihrer eigenen Webseite (und auf Ihrer Facebook-Seite) und bitten Sie andere Seiten um Aufnahme in den Terminkalender (Stadtportale, Stadtmagazine etc.).
Durchführung: Was wollen potenzielle Mitglieder?
Zur Durchführung des Tags der offenen Tür in Ihrem Verein ziehen Sie Ihre Mitglieder zu Rate. Sie sollen das Rahmenprogramm mit entwerfen, um möglichst viele andere potenzielle Mitglieder anzusprechen. Versetzen Sie sich in die Lage der Besucher und bieten Sie Events an, die für diese interessant sind.
Informationen und Unterhaltung am Tag der offenen Tür
Bieten Sie am Tag der offenen Tür in Ihrem Verein eine bunte Mischung aus Informationen und Unterhaltung an. Folgende Informationsveranstaltungen dürfen nicht am Tag der offenen Tür fehlen:
- Informationsstand mit Broschüren über Ihren Verein und die Mitglieder, die potenziellen Mitgliedern Fragen rund um den Verein beantworten können
- Fotogalerie mit Bildern der Vereinsmitglieder und von den letzten Events. Dadurch geben Sie dem Verein ein Gesicht und alles wirkt direkt persönlicher
- "Rundgang" über das Vereinsgelände: Je nachdem, wie groß Ihr Verein ist, können Sie eine Besichtigung anbieten. Sicherlich hat jeder Verein irgendetwas zu präsentieren: Der neue Rollrasen im Fußballclub, die Instrumente im Gesangsverein oder sogar die Tiere des Brieftaubenzuchtvereins.
- Expertenrunde: Bieten Sie verschiedene Vorträge von Experten zum Thema Ihres Vereins an. In einer anschließenden Fragerunde können Fragen gestellt werden und auch die Presse kann hier zu Wort kommen. Erwarten Sie Journalisten und Co. können Sie eine Pressemappe mit den wichtigsten Informationen erstellen.
Beim Unterhaltungprogramm können Sie folgende Punkte in Betracht ziehen:
- Sorgen Sie für das leibliche Wohl Ihrer Besucher: Bieten Sie Kuchen und Kaffee an.
- Musikalische Unterhaltung: Vor allem bei Gesangsvereinen ist eine kleine musikalische Darbietung des Chors ein Muss.
- Kinderbeschäftigung: Malen, Schminken etc.
- Quiz für potenzielle Mitglieder: Veranstalten Sie eine Quizrunde mit Fragen rund um das Thema des Vereins. Für den Gewinner gibt es zum Beispiel eine kostenlose Mitgliedschaft.
Nach dem Event
Nach dem Tag der offenen Tür in Ihrem Verein sollten Sie nicht die Beine hochlegen. Schreiben Sie alle neuen Mitglieder direkt mit einem Dankesbrief an. Verfassen Sie auch einen Text für Ihre Homepage und stellen Sie die Bilder des Tags der offenen Tür online. Auch eine Pressemitteilung sorgt für mehr Bekanntheit, sodass Ihr Verein auch noch nach dem Tag der offenen Tür in guter Erinnerung bleibt.