Mit wenigen Mausklicks in Word ein Abbildungsverzeichnis erstellen
Von Ihrem dreiwöchigen Urlaub haben Sie für Ihre Freunde ein "Urlaubserlebnis-Buch" mit vielen schönen Bildern erstellt. Um es perfekt abzurunden, möchten Sie eine Übersicht über alle Abbildungen einfügen. Bevor Sie beginnen, alle Bildunterschriften in eine lange Liste abzutippen, lesen Sie hier, wie Sie in Word sozusagen auf Knopfdruck ein Abbildungsverzeichnis in Ihr Word-Dokument einfügen.
Auch in technischen Dokumentationen oder Bedienungshandbüchern kann es sehr nützlich sein, dem Leser anhand eines Abbildungsverzeichnisses einen Überblick über alle Abbildungen zu bieten.
Voraussetzung: Um das Abbildungsverzeichnis blitzschnell von Word erstellen zu lassen, müssen Sie alle Abbildungsunterschriften mit Word automatisch beschriften. Danach ist allen Abbildungsunterschriften das Format „Beschriftung“ zugewiesen. Wenn dies in Ihrem Text noch nicht so ist, lesen Sie zuerst den Artikel „In Word alle Abbildungen automatisch und fehlerfrei nummerieren“.
Übersicht über alle Abbildungen – so erstellen Sie das Abbildungsverzeichnis:
Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Abbildungsverzeichnis in Ihrem Word-Dokument – sei es ein Urlaubsbericht oder ein Bedienungshandbuch – eingefügt werden soll. Schreiben Sie „Abbildungsverzeichnis“ und machen Sie einen Zeilenwechsel (Return-Taste).
Aktivieren Sie in Word 2013/2010/2007 im Menü „Verweise“ unter der Gruppe „Beschriftungen“ die Schaltfläche „Abbildungsverzeichnis einfügen“ (s. Abb. 1). Als Word 2003-Anwender gehen Sie über „Einfügen“ – „Referenz“ – „Index und Verzeichnisse“ und holen die Registerkarte „Abbildungsverzeichnis“ nach vorne. Abb. 1: Ab Word 2007 fügen Sie mit 2 Klicks das Abbildungsverzeichnis ein
Nehmen Sie im Dialogfeld „Abbildungsverzeichnis“ Ihre gewünschten Einstellungen vor: Aktivieren Sie beispielsweise die Optionen „Seitenzahlen anzeigen“, „Seitenzahlen rechtsbündig“ und wählen Sie als „Füllzeichen“ über das Listenfeld die gepunktete Linie (s. Abb. 2).
Im Listenfeld „Formate“ suchen Sie sich noch eine Darstellungsart aus – oben im Anzeigefenster sehen Sie sofort, wie sich die verschiedenen Formate auf die Darstellung auswirken. Sie können die Standardangabe „Von Vorlage“ belassen oder aber auch auf „Klassisch“ oder „Elegant“ wechseln – allerdings müssen Sie bei einem Wechsel eventuell wieder die Einstellungen bei den Seitenzahlen oder Füllzeichen vornehmen. Abb. 2: Die Füllzeichen sorgen für eine schnelle Orientierung
Abbildungsverzeichnis aktualisieren
Haben Sie nachträglich noch eine Abbildung in Ihren Text eingefügt oder gelöscht, so erhalten Sie nach dieser Aktion auch wieder blitzschnell ein aktuelles Abbildungsverzeichnis: Stellen Sie den Cursor einfach irgendwo in das Abbildungsverzeichnis und drücken Sie F9. Word öffnet ein Dialogfeld (s. Abb. 3):
Wenn Sie lediglich zusätzlich Text eingefügt haben und sich nur die Seitenzahlen geändert haben, aktivieren Sie die Option „Nur Seitenzahlen aktualisieren“.
Haben Sie neue Abbildungen in Ihren Text integriert oder gelöscht, kennzeichnen Sie die Option „Gesamtes Verzeichnis aktualisieren“.
Abb. 3: In Sekundenschnelle haben Sie wieder ein aktuelles Verzeichnis
Fazit: Jetzt erkennen Sie sicher, wie nützlich und praktisch die Funktion der automatischen Nummerierung von Word ist: Im Nu haben Sie alle Abbildungsverweise oder das Abbildungsverzeichnis auf dem aktuellen Stand. Schneller und fehlerfreier geht es nicht – probieren Sie es aus!
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